Dass auch Papiernes durch Bits und Bytes besser verwaltet werden kann, ist für die Firmen nicht neu - 70 Prozent erklären, sich mit dem Einsatz von IT im Vertrags-Management "bereits beschäftigt" zu haben. Die Umsetzung dessen steht allerdings auf einem anderen Blatt: Nur 20 Prozent nutzen entsprechende Software-Lösungen.
Dieses Missverhältnis dürfte sich bald ändern: Neben den 86 Prozent der Befragten, die in Lösungen zur Vertragsarchivierung investieren wollen, nennen zwei Drittel Tools zur Automatisierung der Abläufe und 57 Prozent Lösungen zur Auswertung von Vertragsinhalten als Punkte auf ihrer Einkaufsliste.
Die Autoren der Studie wollten wissen, welche Prioritäten die Unternehmen hinsichtlich der Integration von Vertrags-Management-Systemen setzen. Als wichtigster Punkt (65 Prozent) gilt, dass die Tools Schnittstellen zum Mail-System bieten. Dahinter rangieren ERP-Systeme (58 Prozent) und Microsoft-Office-Anwendungen (57 Prozent). Dagegen schreiben die Befragten der Integration in CRM-Systeme mit 20 Prozent vergleichsweise wenig Bedeutung zu.
Bewusstsein für Risiken beim Vertrags-Management gestiegen
Nicht nur die Suche nach Verträgen und die Gefahr versäumter Fristen rückt das Thema in den Fokus, sondern auch der ungleiche Informationsstand der Mitarbeiter, wenn die Schriftstücke nicht richtig verwaltet werden. Mit Blick auf eine Vergleichsstudie aus dem Jahr 2002 beobachten die Analysten, dass diese Risiken deutlich bewusster wahrgenommen werden.
An ihrem derzeitigen Vertrags-Management hapert es aus Sicht der Befragten vor allem am Reporting (73 Prozent der Nennungen) und am Nachweis einer Vertragshistorie (65 Prozent). Außerdem kritisieren 57 Prozent, der Durchlauf bei der Vertragsbearbeitung dauere zu lang.
Ein weiteres Ergebnis: Regelwerke wie Sarbanes-Oxley sind im Umgang mit wichtigen Papieren nicht von Pappe. Fast alle Studienteilnehmer (95 Prozent) nennen Vorschriften zu Aufbewahrungsfristen von Verträgen und zugehörigen Dokumenten als Haupt-Treiber. Mit 76 Prozent folgen Vorschriften zur Aufbewahrung von E-Mails und mit 61 Prozent Vorgaben zum Controlling beziehungsweise der Überwachung von Verträgen.
An der Studie "Vertrags-Management 2006" von Bearing Point haben sich 800 Unternehmen aus dem deutschsprachigen Raum beteiligt.