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Ein Arbeitsmeeting außerhalb der gewohnten Arbeitsumgebung - das bedeutet Offsite-Meeting grob zusammengefasst. Ziel ist es, Teammitglieder in einem Umfeld außerhalb des Home Office oder des Büros zusammenzubringen.
Ziel eines Offsite-Meetings
Aufhänger ist meist eine spezielle Aufgabe, beispielsweise eine neue Strategie zu entwickeln oder einen Produktlaunch vorzubereiten. Diese sollen die Teilnehmer im Meeting gemeinsam bearbeiten. Die ungewohnte Umgebung soll zu neuen Ideen und kreativen Lösungsansätzen anregen, die der bekannte Allzweck-Raum in der Firma oder der zigste Video-Call selten zutage fördern.
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Die außergewöhnliche Location, kombiniert mit Team-Aktivitäten außerhalb der Arbeits-Sessions, sollen dafür sorgen, dass die erarbeiteten Lösungen den Teilnehmern längerfristig präsent bleiben. Zudem fördert das gemeinsam Erlebte den Zusammenhalt im Team sowie die Bindung der Kolleginnen und Kollegen an das Unternehmen.
Die richtige Offsite-Location auswählen
Der Ort des Offsite-Meetings sollte so gewählt sein, dass er den Bedürfnissen des Teams entspricht. Eingespielte Gruppen, die untereinander bereits ein Vertrauensverhältnis haben, sind wahrscheinlich eher gewillt, in kleineren Räumen zu arbeiten und gemeinsame Aktivitäten zu unternehmen. Neue Teams brauchen dagegen eher mehr Freiraum und private Zeit während des Offsite-Meetings.
Die Location sollte Charme und Atmosphäre besitzen. Sie sollte Möglichkeiten für gemeinsame Aktivitäten bieten, wie beispielsweise Wanderungen, Gruppensport oder gemeinsames Kochen. Auch die technische Ausstattung ist wichtig. Im Vorfeld sollte geklärt werden, ob WLAN, Beamer und Co. vorhanden sind.
Zweck und Ablauf klar kommunizieren
Da ein Offsite-Meeting das Team einer ungewohnten Situation aussetzt, ist es wichtig, dass alle verstehen, was auf sie zukommt. Die Idee, den Zweck, die Tagesordnung und die angestrebten Ergebnisse des Meetings sollten die Organisatoren frühzeitig kommunizieren und Feedback einholen. Wer sich bereits in der Planung übergangen fühlt, geht kaum motiviert in das Event.
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Die Aktivitäten jenseits der Arbeit sollten klar umrissen und an den Bedürfnissen des Teams ausgerichtet sein. Geben Sie früh Antworten auf Fragen wie beispielsweise: Braucht es besondere Ausrüstung, etwa Wanderschuhe oder Badebekleidung? Welche Zutaten werden in einem Kochkurs verwendet und wurden Allergien bedacht? Ist jedes Teammitglied körperlich in der Lage, beispielsweise einen Baumwipfelpfad zu absolvieren?
Agenda für das Offsite-Meeting
Offsite-Meetings sind meist zweitägige Events. Die Mischung der geplanten Aktivitäten ist vom Zweck der Veranstaltung abhängig. Es bietet sich an, die Arbeitseinheiten mit kreativen Workshop-Methoden anzureichern wie etwa Lego Serious Play oder World Café.
Typischerweise beginnt der erste Tag des Offsite mit einem gemeinsamen Mittagessen nach der Anreise. Anschließend folgt entweder eine Teambuilding-Maßnahme oder die erste Arbeitseinheit, dann eine Pause. Den Abschluss bildet ein gemeinsames Abendprogramm.
Am zweiten Tag finden nach dem Frühstück eine gemeinsame Morgenaktivität und die nächste Arbeitseinheit statt. Meist ist das darauffolgende gemeinsame Mittagessen die letzte Aktivität des Events vor der Abreise. Unter Umständen kann aber auch eine weitere Arbeitseinheit folgen.
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Als Faustregel gilt: Weniger ist mehr. Die Agenda sollte nicht zu überfrachtet sein, um Raum für Kreativität und Ideen zu lassen. Achten Sie darauf, dass die Teilnehmer genug Zeit für individuelle Aktivitäten wie Sport oder Spaziergänge haben, um das Erarbeitete mental zu verdauen und zu verinnerlichen.