Ein Pilot strebte mit seinem selbst gebauten Flugzeug nach einem Rekord und scheiterte tragisch. Der Unfall in der Schweiz weist viele Parallelen zu IT-Projekten auf. Das für die Luftfahrt entwickelte Krisenmanagementwerkzeug "Window of Opportunity" kann auch am Boden "Unfälle" im Projektgeschäft vermeiden.
Ist der Projektmanager ehrlich zu sich selbst, kann sein Bauchgefühl ein sehr wertvoller Trigger sein, um ein drohendes Scheitern zu erkennen
Wenn der Zeitpunkt der letzten Gelegenheit (Window of Opportunity) nahe ist oder sogar überschritten wurde, empfehlen sich drei Verhaltensweisen für Projektmanager
Erstens: die Situation nicht leugnen oder herunterspielen
Zweitens: Schuldzuweisungen und destruktive Kommunikation vermeiden
Drittens: Beim Entwickeln von Handlungsalternativen und Lösungsansätzen unbedingt das Team einbeziehen
Mit den richtigen Methoden Krisen erkennen und erfolgreich meistern. Foto: Roll cloud - Friedrich Behnk
Was sollte auf keiner Agenda eines Teammeetings im Projekt fehlen? So lautet eine Frage für die Prüfungsvorbereitung zu einem international anerkannten Zertifikat für Projektmanager. Die korrekte Antwort ist die Diskussion von Projektrisiken. Wenn ich ehrlich bin, habe ich es bisher noch nicht erlebt, dass jede Agenda eines Teammeetings diesen Punkt explizit ausweist. Ich bin mir jedoch sicher, dass der erfahrene Projektmanager im Teammeeting sehr genau die Themen und Aussagen scannt und mindestens implizit potenzielle negative Risiken im Blick hat.
Im Bereich der See- und Luftfahrt gilt die Regel "Safety first". Zugegeben, in den meisten IT Projekten stehen nicht ganz so viele Menschenleben wie in der Luftfahrt auf dem Spiel und die Geschwindigkeit wird auch etwas langsamer sein. Ein effektives Risiko- und Krisenmanagement sollte jedoch in allen drei Bereichen ernsthaft betrieben werden.
Tragischer Flugzeugunfall
Für die Bereiche See- und Luftfahrt existieren staatliche Institutionen, die Unfälle mit dem Ziel untersuchen, wie diese in Zukunft vermieden werden können. Anhand des nachfolgenden Berichtes lässt sich sehr gut das Zeitfenster der Gelegenheit (Window of Threat and Opportunity) von Tony Kern erläutern. An dieser Stelle sei gesagt, dass ich keine Forderung nach einer Behörde für Projektunfälle stelle.
Am 23. Juli 2007 ereignete sich mit einem Flugzeug auf dem Stadtgebiet von Basel ein schwerer Unfall. Der Pilot, ein sehr erfahrener und risikobewusster Flugkapitän, widmete sich nach seiner Pensionierung der Aufstellung von Rekorden in der privaten Fliegerei. Sein letzter Rekordversuch sollte die zweimalige Umrundung der Erde über beide Pole mit seinem selbst gebauten Flugzeug sein.
Der Bau des Flugzeuges begann 2002. Der Start wurde für den Winter 2007/08 geplant. Im Winter 2006/07 wurde der Start auf den Juli 2007 vorverlegt. Zu diesem Zeitpunkt ergab sich eine Gelegenheit zusätzliche Sponsoren zu gewinnen.
Verzögerungen in der Bauphase und die Vorverlegung des Starttermins verkürzten die Erprobungsphase. Wegen technischer Mängel wurde der erste Starttermin um einige Tage verschoben. Am Tag des neuen Starttermins fand sich eine größere Anzahl von Menschen auf dem Flughafen ein. Medienvertreter waren anwesend. Erneut traten technische Mängel auf. Diese wurden teilweise mit Workarounds behoben. Die Freigabe zum Start wurde erteilt. Während des Starts kam es zu Komplikationen. Der Pilot hätte zu diesem Zeitpunkt den Start noch abbrechen können. Er brach nicht ab und überschritt damit den Zeitpunkt der letzten Gelegenheit.
Wenige Kilometer hinter der Piste kollidierte das Flugzeug mit einem Wohnhaus. Der Treibstoff entzündete sich und setzte das Wohnhaus in Brand. Der Pilot und Teile des Flugzeuges wurden auf den benachbarten Spielplatz geschleudert.
Integriertes Projekt-Management laut GPM und DGQ
Zoff in Projekten Stress in Projekten wollen GPM (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement) und DGQ (Deutsche Gesellschaft für Qualität) mit einem Leitfaden vermeiden. Ein gelungenes Projekt ist für sie wie ein Boxenstopp in der Formel 1. Auf den folgenden Seiten finden Sie Indikatoren, die Ihnen anzeigen, ob Ihr Projekt die Qualität eines Boxenstopps hat.
Zusammenspiel Beim Boxenstopp hängt die Qualität des Ergebnisses vom perfekten Zusammenspiel von Spezialisten unterschiedlicher Abteilungen ab - in unserem Unternehmen ist die Zusammenarbeit von Projekt, Linie und QM reibungsfrei.
Zeitvorgaben Die Zeit, die für den Boxenstopp zur Verfügung steht, ist begrenzt - in unserem Unternehmen gibt es für alle Projekte klare Zeitvorgaben, die eine möglichst schnelle Abwicklung verfolgen.
Geschwindigkeit Die Geschwindigkeit, mit der der Boxenstopp erfolgt, kann den Ausgang des Rennens massiv beeinflussen - in unserem Unternehmen ist allen Beteiligten klar, welche Bedeutung für den Erfolg der ganzen Organisation eine möglichst konsequente Projektbearbeitung hat.
Hierarchie Es gibt eine klare Hierarchie, die nicht angezweifelt wird - in unserem Unternehmen sind die Verantwortungen in Projekten auch gegenüber QM und Linie eindeutig geklärt.
Aufgaben Jeder Beteiligte kennt genau seine Aufgabe - in unserem Unternehmen gibt es in Projekten klare Rollendefinitionen.
Ziel Das gemeinsame Ziel ist (normalerweise) auch klar und unbestritten: Gemeinsame bestmögliche Erledigung der Aufgabe - in unserem Unternehmen ziehen Projekt, Linie und QM an einem Strang.
Analogien zum IT-Projekt
Zum Glück habe ich noch kein Projekt mit einer entsprechenden Dramaturgie erlebt. Die Zuspitzung der Ereignisse kommt mir in der einen oder anderen Form bekannt vor. Das Projekt startet. Die Erwartungen sind hoch. Im Verlaufe des Projektes nimmt der Erfolgsdruck kontinuierlich zu. Neue Erkenntnisse, marktbedingte Notwendigkeiten und so weiter sind ausschlaggebend für notwendige Anpassungen des Umfangs, des Zeitplans und/oder der Kosten. Häufig werden die Anpassungen nicht konsequent in das Projekt übernommen, sodass die Testphase darunter leidet. Das Produkt des Projektes ist nicht ausreichend getestet. "Der letzte Schliff kann auch im Betrieb erfolgen".
Kurz vor der Inbetriebnahme werden mit der "heißen Nadel" noch die letzten Löcher gestopft. Der Erfolgsdruck ist kontinuierlich hoch, der Projektmanager steht unter Beobachtung und der GoLive steht kurz bevor. Die Inbetriebnahme erfolgt hakelig und verspätet. Der Point of no return wurde überschritten. Im Betrieb stellt sich heraus, dass an diversen Stellen nachgebessert werden muss. Im besten Fall werden nur unnötig Ressourcen gebunden.
Erfolgsfaktoren im Projektmanagement
Erfolgsfaktoren im Projektmanagement Gibt es Muster und Faktoren, die verschiedenste erfolgreiche Projekte gemein haben – diese Frage zieht sich durch die Studie "Erfolgsfaktoren im Projektmanagement". Die Studie ist eine Gemeinschaftsarbeit des BPM-Labors (Business Process Management) an der Hochschule Koblenz mit der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) und Heupel Consultants.
Unterscheidungskriterien Die Studienautoren wollten wissen, nach welchen Kriterien die rund 200 befragten Manager den Erfolg eines Vorhabens beurteilen. Das hängt vor allem davon ab, ob die gewünschte Qualität erreicht wurde.
Erfolgsfaktoren Faktor Nummer Eins ist das Teamwork. Das bestätigen 83 Prozent. Gute Teamarbeit heißt: Rollen und Kompetenzen sind klar definiert. Das Projekt basiert auf einem fachlichen Konzept, das jeder Beteiligte verstanden hat. Kundenanforderungen werden "kritisch und konstruktiv" behandelt.
Misserfolgsfaktoren Scheitert ein Projekt, liegt das vor allem an schlechter Steuerung und Entscheidungsschwäche. Am wenigsten liegt es an der Projektinfrastruktur.
Die Top Ten der Erfolgskriterien Die Teilnehmer haben einzelne Aussagen zum Projekterfolg in ein Ranking gebracht. Hier sind die Top Ten von insgesamt 30 Aussagen. Weitere Statements folgen auf den kommenden zwei Seiten.
Plätze 11 bis 20 Teil Zwei des Rankings der wichtigsten Erfolgskriterien
Plätze 21 bis 30 Plätze 21 bis 30 der wichtigsten Aussagen über den Erfolg eines Projektes
Window of Threat and Opportunity
Window of Threat and Opportunity Foto: Friedrich Behnk
Fast jeder Unfall beginnt schleichend und häufig als "Havariekette", ein Zusammenwirken einzelner kleiner Unglücke und Fehlentscheidungen. Ab einem gewissen Zeitpunkt, Zeitpunkt der Erkenntnis, realisieren die Akteure einen Missstand. Im Bereich der See- und Luftfahrt wird versucht diese Situation so schnell wie möglich zu verlassen. Ich denke, dass diese Situation für IT-Projekte der Normalzustand ist. Vom Zeitpunkt der letzten Gelegenheit sollte sich jeder Verantwortliche tunlichst fernhalten. Das Heimtückische an diesem Zeitpunkt ist, dass das Überschreiten dieses Punktes häufig zu spät wahrgenommen wird.
Schadensbegrenzung vor dem Projekt-Crash
Zwischen dem Zeitpunkt der letzten Gelegenheit und dem Crash befindet sich oft noch eine weitere Phase, die Zeitspanne zur Schadensbegrenzung. Der Crash ist noch nicht eingetreten, kann aber auch nicht mehr verhindert werden. In dieser Phase ist derjenige gut beraten, der der Realität in das Auge sieht und Vorbereitungen triff, um den Crash abzumildern.
Wie man drohende Risiken erkennt
Mit dem Start des Projektes ist das Risiko des Scheiterns präsent. Daher sollte der Projektmanager zu Beginn seines Projektes relevante Risiken identifizieren, deren Auswirkungen bewerten und während des Projektverlaufes kontinuierlich beobachten.
Die einfachste Form des Risikocontrollings ist eine Tabelle mit der Auflistung relevanter Risiken. Weniger relevante Risiken können gruppiert werden. Jedes Risiko ist mit Indikatoren (Trigger) verknüpft, die kontinuierlich unter Beobachtung stehen. Wichtig ist, dass der Projektmanager zusammen mit seinem Team im Vorfeld Gegenmaßnahmen und Verantwortliche für die bedeutendsten Risiken benennt.
30 webbasierte Projektmanagement-Tools
30 webbasierte Projektmanagement-Tools im Überblick Das Angebot an Projektmanagement-Tools aus der Cloud ist inzwischen kaum zu überblicken. Neben etablierten Herstellern kommen immer mehr Start-ups auf den Markt, die die Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen neu definieren wollen. Hier präsentieren wir Ihnen 30 praxiserprobte Lösungen, die Sie kennen sollten.
easyRedmine Die Open-Source-Lösung Easy Redmine ist aus der Redmine Community entstanden und wurde über sieben Jahre von einem Team aus Easy Software Ingenieuren entwickelt. Easy Redmine 2018 ist ein vollständiges, erweiterbares Redmine-Upgrade. Die Kombination von mobilem Design und den Plugins & Features soll das Projektmanagement unterstützen. Es ist erweiterbar mit Plugins für Ressourcen, Agile, Finanzen, CRM, Help desk und andere.
Microsoft Project Vor rund 30 Jahren ist die erste Projektmanagement-Software auf dem Markt erschienen: Microsoft Project. Damals brauchten die Redmonder eine Software, um die Arbeit seiner Software-Teams besser zu koordinieren. 1984 wurde die erste Version für das Betriebssystem MS-DOS veröffentlicht. Seitdem hat sich sich die Software, die den Schwerpunkt primär auf Projektplanung legt, kontinuierlich weiterentwickelt und steht nun auch in der Cloud zur Verfügung.
Basecamp Mit Basecamp erlebte das Projektmanagement eine Renaissance. Nach dem ersten Release im Jahr 2004 konnte es sich als eine der weltweit wichtigsten Projektmanagement-Lösungen positionieren. Mittlerweile sollen über 15 Millionen User damit gearbeitet haben. Entwickelt wird das Produkt vom SaaS-Anbieter 37Signals aus Chicago, der sich mit dieser und weiteren Business-Apps in der Branche einen Namen gemacht hat. Im Gegensatz zur Microsoft-Lösung ist Basecamp stark kommunikationsorientiert. Das Tool reduziert Projektmanagement auf das Wesentliche: Aufgaben- und Terminverwaltung, Notizen, File-Sharing und Diskussionen. Gantt-Diagramme und ähnliche Planungswerkzeuge suchen Anwender hier vergeblich.
Wrike Bei Wrike handelt es sich um eine anspruchsvolle Lösung aus Kalifornien, die durch ein umfangreiches Featureset, viele Integrationsmöglichkeiten und Mobile-Support überzeugen kann. Zu den Hauptfunktionen dieser modular aufgebauten Applikation gehören unter anderem Task-Management, gemeinsame Dokumentenverwaltung, sowie Kommunikationswerkzeuge wie Kommentare, Activity-Streams und E-Mail-Integration. Klassische PM-Werkzeuge wie Gantt-Charts und Reporting, sowie weiterführende Features wie etwa Zeiterfassung runden das Funktionsspektrum der Lösung ab.
Smartsheet Smartsheet verfolgt einen speziellen Lösungsansatz. Den Kern des Systems bilden interaktive, “intelligente” Tabellen, die “Smartsheets” gennant werden. Diese funktionieren im Prinzip wie übliche Excel-Tabellen. Sie werden jedoch um viele nützliche Werkzeuge rund um Aufgaben- und Datei-Verwaltung, Reporting und Collaboration ergänzt, die ein professionelles Projektmanagement ermöglichen. Damit eignet sich Smartsheet für Einsteiger, die ihre Projekte bis jetzt mit Excel verwaltet haben. Doch selbst komplexe Projekte mit vielen Teilnehmern und Aufgaben können mit der Software erfolgreich bewältigt werden.
Projectplace Projectplace gehört zu den ersten professionellen PM-Lösungen, die für den Browser konzipiert wurde. Das gleichnamige Softwarehaus aus Schweden hat das erste Release der Software bereits im Jahr 1998 veröffentlicht. Seitdem hat sich Projectplace stets weiterentwickelt. Heute präsentiert es sich im modernen Flat-Design und wartet mit einem umfangreichen Featureset, das alle wichtige Aspekte des erfolgreichen Projektmanagements abdeckt. Mit hochwertigen Apps und Social-Collaboration-Funktionen adressiert das Tool zudem die aktuellen Anforderungen, die an moderne Business-Lösungen zunehmend gestellt werden.
Redbooth Eine weitere ganzheitliche PM-Lösung ist Redbooth. Mit einem starken Fokus auf Kommunikation, Projektplanung und Dateiverwaltung steht das ursprünglich in Barcelona entwickelte System in direkter Konkurrenz zu Projectplace. Was die effiziente Team-Kommunikation angeht, wartet Redbooth mit Chat-Diskussionen und Videokonferenzen in HD-Qualität auf. Dokumente lassen sich Projekten zuweisen und mit dem ganzen Team gemeinsam bearbeiten. In Sachen Dokumentenmanagement bietet das Programm nahtlose Integrationsmöglichkeiten mit Cloud-Storage-Diensten wie Google Drive, Dropbox und Box.
OnePoint Projects Bei Onepoint Projects handelt es sich um eine anspruchsvolle Alternative aus Österreich, die mit Portfolio-Management-Features vor allem Profis und größere Unternehmen aus dem Mittelstand adressiert. Neben den Standardfunktionen, die bereits angesprochen wurden, bietet OnePoint professionelle Werkzeuge, die sich nach IPMA-Standards (“International Project Management Association”) richten und wichtige Aspekte des methodischen Projektmanagements abdecken, von Planung über Controlling bis hin zu Auswertung und Analyse.
Ace Project Einen ganzheitlichen Ansatz verfolgt auch Ace Project. Die Software wird in Kanada entwickelt und ist schon seit über 12 Jahren auf dem Markt erhältlich. Das umfangreiche Featureset umfasst unter anderem Dokumentenmanagement, Aufgabenverwaltung, Time Tracking, Reporting, Projektplanung und Terminverwaltung. Hinzu kommen weiterführende Features wie etwa die Möglichkeit, die Benutzeroberfläche an das eigene Corporate Design anpassen zu können, sowie automatische E-Mail-Benachrichtigungen.
ActiveCollab Wer auf der Suche nach einer All-In-One-Lösung ist, sollte einen Blick auf ActiveCollab werfen. Zu den zentralen Funktionsmodulen von ActiveCollab zählen Projektplanung, Collaboration, Invoicing, Zeiterfassung, Ausgabenverwaltung und eine umfassende Reporting-Funktionalität. Ein weiterer Pluspunkt sind die vielen Integrationsmöglichkeiten dank der angebotenen offenen Programmierschnittstelle, SDKs (Software Development Kit) und Add-Ons. Die nahtlose Integrationsmöglichkeit mit einem Versionsverwaltungssystem macht die Lösung für Software-Teams interessant.
Planio Die Softwareschmiede Planio aus Berlin hat auf Basis der Open-Source-Lösung Redmine eine umfangreiche PM-Plattform entwickelt, die sich hierzulande als eine ernsthafte Alternative zu den US-Schwergewichten positionieren konnte. Von zahlreichen Features für Projekt- und Aufgabenverwaltung, über Datei- und Wissens-Management mit Wikis und FAQs bis hin zu weiterführenden Modulen für Kommunikation und Kundensupport: Das breite Funktionsspektrum der in der deutschen Cloud betriebenen Web-Lösung lässt in puncto Funktionalität kaum Wünsche offen.
Stackfield Eine weitere interessante Productivity-Lösung, die in Deutschland entwickelt wird, ist Stackfield. Dabei werden Kommunikation und Collaboration auf einen gemeinsamen Nenner gebracht. So können Anwender verschiedene Arbeitsbereiche in der Cloud anlegen und dort Projekte, Aufgaben, Dokumente, Termine, Notizen, und so weiter gemeinsam im Team verwalten. Eine Besonderheit der aus München stammenden Lösung: Mit der implementierten Ende-zu-Ende-Verschlüsselung soll sichergestellt werden, dass weder unbefugte Dritte noch der Hersteller selbst auf Kundendaten zugreifen können.
Projectfacts Projectfacts wird auch in der deutschen Cloud gehostet. Zu den wichtigsten Modulen des aus Darmstadt stammenden Online-Dienstes zählen neben Projektmanagement auch CRM, Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Urlaubs- und Krankheitsverwaltung, Invoicing, Berichtswesen und Personal-Management. Hinzu kommen zahlreiche Features für die effiziente Zusammenarbeit wie gemeinsame Kalender, Wikis, Dokumenten-Management und Aufgabenverwaltung.
Projektron Mit Projektron BCS können Unternehmen ihre Projekte vorbereiten, planen, durchführen, auswerten und abrechnen – alles auf einer einzigen Plattform. Durch den modularen Aufbau und eine Vielzahl von Schnittstellen lässt sich die Software flexibel in bestehende Organisationsstrukturen integrieren. Zu den zahlreichen funktionellen Modulen zählen unter anderem Kundenmanagement, Rechnungsstellung, Ressourcenmanagement, Zeiterfassung, Qualitätsmanagement und Reporting.
Podio Bei Podio handelt es sich um eine umfangreiche und gleichzeitig flexible Collaboration-Plattform, die nicht nur mit klassischen PM-Tools konkurriert, sondern auch mit modernen sozialen Netzwerken für Unternehmen wie Yammer und Chatter. Das System erlaubt es, eigene Business-Apps selbst zu erstellen, die genau auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Hierzu steht ein interaktiver Online-Editor zur Verfügung, mit dem sich individuelle Prozesse und Arbeitsabläufe nach dem Baukastenprinzip abbilden lassen.
Apollo Apollo bringt Projektmanagement und CRM unter einen Hut. Moderne CRM-Lösungen verfügen oft über ein integriertes Projektmanagement-Modul, das Sales- und Marketing-Verantwortlichen die effiziente Organisation ihrer Initiativen und Aufgaben erlaubt. In der Regel ist der Funktionsumfang in diesem Bereich aber auf das Wesentliche beschränkt. Apollo bietet dagegen zahlreiche Werkzeuge, mit denen Firmen sowohl Projekte als auch Leads, Kontakte und Kunden online verwalten können. Eine umfangreiche Terminplanung, Chat-Kommunikation, File-Sharing und umfassendes Reporting zählen zu den Schlüßelfunktionen dieser aus Italien stammenden Web-App.
TargetProcess Immer mehr Software-Teams finden in der agilen Softwareentwicklung mit den bewährten Vorgehensmodellen Scrum und Kanban eine effiziente Arbeitsmethode, um ihre Projekte erfolgreich zum Ziel zu führen. TargetProcess ist ein visuelles PM-Tool, das beide Methoden unterstützt. Die gut umgesetzten Mobile-Apps, die offene API (Application Programming Interface) und die angebotenen Integrationsmöglichkeiten sprechen für den hohen Reifegrad dieser aus New York stammenden App.
Pivotal Tracker Pivotal Tracker aus San Francisco zählt zu den besten Tools für agiles Projektmanagement. Es bietet zahlreiche Collaboration-Funktionen, die speziell für Entwickler gedacht sind und für einen reibungslosen Informationsaustausch unter den Projektmitgliedern sorgen. Auf dem Online-Dashboard lassen sich “Stories” (Funktionen, Bugs, Releases, etc.) im Produkt-Backlog bequem managen. Hier können Anwender Aufgaben verwalten, kommentieren und, ähnlich wie bei Twitter, auch folgen.
Jira Ebenfalls speziell für Entwickler konzipiert ist Jira, angeboten von der Softwareschmiede Atlassian aus Australien. Die umfangreiche Plattform ist unter Profis sehr beliebt. Sie präsentiert sich als eine funktionsreiche Alternative, die mit über 150 Features alle wichtigen Aspekte des Managements von Software-Projekten abdeckt. Auf Basis dieser umfangreichen Plattform erhalten Anwender mit Jira Agile eine Zusatzlösung, die Unterstützung für Scrum und Kanban bietet.
Sprintly Sprintly ist eine weniger bekannte, aber dennoch nennenswerte Alternative zu Jira und Pivotal Tracker und TargetProcess. Die in Colorado entwickelte Anwendung verfolgt einen interessanten Lösungsansatz, bei dem die effektive Zusammenarbeit von Software-Entwicklern und Management-Teams, etwa aus den Bereichen Marketing, Produktmanagement und Sales, in den Vordergrund gestellt wird. Praktisch: Die täglichen E-Mail-Reports visualisieren den Fortschritt des Projekts und halten Manager und Mitarbeiter immer auf dem Laufenden.
Planbox An Entwickler, Designer, Marketer und Produktmanager richtet sich auch Planbox. Der aus Kanada stammende Cloud-Service versteht sich als eine ganzheitliche All-in-one-Lösung, die sich nicht nur an Profis, sondern vor allem auch an Einsteiger richtet, die bis jetzt wenig Erfahrungen in Sachen agiles Projektmanagement gesammelt haben. Das Tool arbeitet nach dem Scrum-Prinzip. Neben den üblichen Funktionen in diesem Bereich bietet Planbox einige nette Extras. Hierzu zählen beispielsweise ein umfassendes Modul zur Zeiterfassung, sowie nahlose Integrationsmöglichkeiten mit Help-Desk-Tools wie Zendesk.
Trello Wenn es darum geht, agile Managementmethoden für Nichttechniker schmackhaft zu machen, müssen sich Produkte wie Planbox an einem PM-Tool messen: Trello. Dieses wurde 2011 gestartet und wird von der Softwareschmiede Fog Creek Software aus New York angeboten. Mittlerweile zählt das Produkt über fünf Millionen registrierte Nutzer. Der Lösungsansatz ist stark an das Kanban-Konzept angelehnt. Anstatt Projekte und einzelne Aufgaben in Listen zu organisieren, werden diese in Karteikarten dargestellt, mit denen der User visuell interagieren kann.
Axosoft Bei Axosoft handelt es sich um eine umfangreiche Scrum-Lösung, die nach Herstellerangaben von über 10.000 Firmen weltweit eingesetzt wird. Neben dem zentralen Scrum-Modul, mit dem Anwender Backlogs, User Stories, Sprints, etc. gemeinsam im Browser verwalten können, stehen auch weitere interessante Module bereit. So zum Beispiel ein integrierter Bug Tracker, um Programmfehler systematisch zu managen, sowie ein Wiki, etwa für die Projekt- beziehungsweise Software-Dokumentation. Hinzu kommen integrierte Kundensupport- und Reporting-Tools.
Conceptboard Mit Conceptboard steht eine visuelle Collaboration-Plattform zur Verfügung, die speziell für Kreativunternehmen konzipiert ist und in Sachen Design und Usability glänzt. Dabei bilden “Online Whiteboards” den Kern des Systems. Diese bieten eine unendlich große Arbeitsfläche, auf der Anwender Bilder und Dokumente (PDF, Excel, Word, etc.) platzieren und verwalten können. Direkt an den betreffenden Inhalten diskutieren Projektmitglieder gemeinsam ihre Ideen diskutieren und verwalten kollaborativ ihre Aufgaben. Praktisch: Neben Text- und Audio-Chats bietet der in Stuttgart ansässige Cloud-Anbieter auch Video-Konferenzen in professioneller Qualität.
Producteev Producteev wird als ein “Social Task Management”-Dienst vermarktet, bei dem Team-Kommunikation und Aufgabenverwaltung im Fokus stehen. So können Anwender per Chat miteinander kommunizieren, Aufgaben gemeinsam verwalten und mithilfe von Status-Updates, automatischen Benachrichtigungen und Aktivität-Streams immer auf dem Laufenden bleiben. Neben der zentralen Web-Anwendungen für den Browser bietet Producteev mobile Apps für iPhone und Android, sowie einen nativen Desktop-Client für Mac OS X.
Asana Asana ist eine weitere populäre Task- und Projektmangement-App für Web und Mobile, die unter Federführung vom Facebook-Mitgründer Dustin Moskovitz entwickelt wird. Der Fokus liegt dabei auf einer offenen, reibungslosen Team-Kommunikation. Projekten und Aufgaben kann man in Asana “folgen”, sodass man über Diskussionen und sämtliche Projekt-Updates immer informiert wird. Ein Pluspunkt von Asana ist die hilfreiche Suchfunktion, die die gesamte Projekthistorie leicht zugänglich macht.
Flow Von einer Designagentur aus Kanada namens Metalab Design entwickelt, kommt Flow mit einer eleganten und optisch ansprechenden Benutzeroberfläche daher, die den Vergleich mit Wunderlist nicht scheuen muss. Das Programm hat jedoch viel mehr zu bieten als nur ein schönes Userinterface – die Feature-Liste ist recht umfangreich. Aufgaben lassen sich beispielsweise zur besseren Verwaltung in Listen beziehungsweise Ordnern gruppieren und taggen. Mehrere User können an derselben Aufgabe gemeinsam arbeiten. Das Tool bietet darüber hinaus die Möglichkeit, Aufgaben im Team zu diskutieren, Dateien zu teilen, und mit den Kollegen zu chatten.
Todoist Mit Todoist für Unternehmen präsentiert sich eine besonders einfache und intuitive Projekt- und Aufgabenverwaltung, die mit einer minimalistischen Anwendungsoberfläche aufwartet. Zu den Hauptfunktionen zählt die Möglichkeit, Projekte und Subprojekte, sowie hierarchische Aufgaben anlegen zu können. Hinzu kommen Dateianhänge, Prioritäten, Tags, Terminverwaltung, Benachrichtigungen, Erinnerungen und umfassende Reporting-Funktionen.
Copper Project Mit Copper Project präsentiert sich ein weiteres empfehlenswertes Projektmanagement-Tool, das direkt mit Wrike konkurriert. Besonders gut umgesetzt ist in diesem Fall das interaktive Gantt-Diagramm. Per Drag-and-Drop lassen sich Aufgaben und Deadlines bequem editieren. Neben den üblichen Features, die bei keiner modernen PM-Lösung fehlen dürfen, punktet Copper mit detaillierten Projekt- und Arbeitszeitberichten. Diese lassen sich durch verschiedene Filter flexibel anpassen und geben dem Management stets einen Überblick über den Projektfortschritt.
5pm Das Tool bietet eine Oberfläche für die Projektplanung. Mitarbeiter können über das Tool miteinander kommunizieren und Dateien teilen. Die SaaS-Lösung kostet für 5 Nutzer und 10 aktive Projekte 24 US-Dollar im Monat. Dabei stehen 4 GB Speicher zur Verfügung. Eine kostenlose Version gibt es nicht, dafür aber eine 14-tägige Testversion.
Ein typisches Risiko für ein IT-Projekt ist die Unterschätzung der Komplexität. Tritt dieses Risiko ein, wirkt es sich je nach Prioritätensetzung des Sponsors auf den Umfang (Scope), die Kosten (Budget) und oder den Zeitplan aus. Folgende Trigger können den Eintritt eines entsprechenden Risikos signalisieren:
Steigende Anzahl von Problemen im Entwicklungsteam.
Die Anzahl der nicht behobenen Fehler steigt kontinuierlich.
Die Anzahl der Workarounds steigt.
Verhalten des Projektmanagers
Die Trigger schlagen an, das Team berichtet wiederholt von Problemen. Das Projekt befindet sich im Zeitfenster der Gelegenheiten. Leider ist die eindeutige Definition der Anzahl der Probleme, die den Zeitpunkt der letzten Gelegenheit markieren, wenig sinnvoll. Der Projektmanager muss sich selbst sein Urteil bilden, ob das Team eher pessimistisch, realistisch oder zu optimistisch kommuniziert. Dabei ist das Bauchgefühl nicht zu unterschätzen. Ist der Projektmanager ehrlich zu sich selbst, kann das Bauchgefühl ein sehr wertvoller Trigger sein.
Für den Fall, dass der Zeitpunkt der letzten Gelegenheit nahe ist oder sogar überschritten wurde, empfehle ich dem Projektmanager folgende drei Verhaltensweisen zu berücksichtigen:
Auch wenn es schwer fällt: Cool bleiben und die Kontrolle behalten! Mit dem Cool bleiben ist nicht gemeint, dass der Projektmanager die Situation leugnet oder herunterspielt. Er muss die Situation korrekt bewerten.
Schuldzuweisungen (Finger-pointing) und destruktive Kommunikation sind zu vermeiden. Sätze wie zum Beispiel "Es läuft wie immer, die bekommen gar nichts hin. Die sind einfach zu doof zu allem" signalisieren eindeutig, dass der Projektmanager die Kontrolle verloren hat. Verliert der Projektmanager seinen Kopf, bricht die Moral des Teams zusammen. Der Sponsor verliert das Vertrauen und das Scheitern ist nicht mehr zu verhindern.
Bei der Entwicklung von Handlungsalternativen und Lösungsansätzen ist das Team ein wertvoller Inputgeber. Ein kluger Projektmanager bezieht das Team in die Lösungsfindung mit ein.
Bevor der Zeitpunkt der letzten Gelegenheit überschritten wird, sollte der Projektmanager das Rückgrat haben mit dem Sponsor offen und transparent zu kommunizieren. Auch wenn diese Situation wenig angenehm ist, mittelfristig kann ein verantwortungsvoller Projektmanager nur gewinnen.
Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) über Stakeholder-Management in Projekten
Stakeholder-Management Was ist Stakeholder-Management und wie soll man es organisieren – diesen Fragen geht eine Analyse der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) in Zusammenarbeit mit der Fachhochschule Westküste (FHW) in Heide nach. Basis ist eine Befragung unter rund 170 Vertretern aus Unternehmen wie der Commerzbank, Daimler, IT NRW und Siemens, aber auch aus kleinen und mittelständischen Unternehmen.
Definition Stakeholder-Management Unter Stakeholder-Management versteht die GPM "die aktive und proaktive Betreuung der Projektbeteiligten und Anspruchsgruppen und den Versuch, diese in Gestaltung der Projektergebnisse und Entscheidungsfindung mit einzubeziehen".
Wichtigste Stakeholder Glaubt man den Befragten sehen sie als wichtigste Stakeholder die Kunden. 59 Prozent setzen diese auf Platz Eins.
Einfluss auf Projekte Die Studie kommt zu dem Schluss, dass Stakeholder-Management an Bedeutung gewinnen wird. Den größten Einfluss dessen sehen sie bei IT-Projekten, den geringsten bei Invest- und Orga-Projekten.
Maßnahmen In der Praxis läuft Stakeholder-Management vor allem über persönliche Gespräche, Informationsveranstaltungen und Workshops. Auch Interviews mit Stakeholdern, Zusammenkünfte nach Abschluss eines Meilensteins und Zufriedenheitsbefragungen gehören dazu. Die Kommunikation nach außen erfolgt beispielsweise über Presse-Mitteilungen, Newsletter oder Beiträge in der Fachpresse.
Ressourcen Mit den Ressourcen in puncto Stakeholder-Management zeigen sich die Studienteilnehmer nicht zufrieden. Am besten sieht es noch bei der Qualifikation aus. Das gilt insbesondere für IT-Projekte. Erhebliche Defizite bestehen bei Projekt-Planung und –Budgetierung.
Fazit
Projekte leben im Zeitfenster der Gelegenheiten. Das obligatorische Bewerten und der aktive Umgang mit bekannten und unbekannten Risiken hält das Projekt auch weiterhin in dem Fenster. Der Punkt der letzten Chance kommt leise. Ist dieser überschritten und das Überschreiten realisiert, gilt es sich auf den Crash möglichst effektiv vorzubereiten.
Ausblick
Der kommende zweite Teil dieses Artikels wird sich auf das Krisenmanagementwerkzeug PSOBAK beziehen. Zeitlich gesehen fällt PSOBAK in das Zeitfenster der Gelegenheiten beziehungsweise in den Zeitraum zur Schadensbegrenzung. PSOBAK ist eine standardisierte Methode für Entscheider zur Herbeiführung guter Entscheidungen um das Projekt im Zeitfenster der Gelegenheit zu halten.