Viele CIOs und Geschäftsbereichleiter in Unternehmen profitieren dank einer integrierten Datenhaltung von einem effizienten und durchgängigen Informations-Management. Zu diesem Ergebnis kommt eine länderübergreifende Studie, die der Marktforscher Coleman Parkes Research im Auftrag von Hewlett Packard durchführte.
Genaue Informationen, bessere Geschäfte
84 Prozent aller Befragten, in Deutschland sind es 94 Prozent, gehen davon aus, dass durchgängige Daten- und Informationsflüsse die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern sowie mit Kunden und Partnern verbessert und zudem redundante Datenhaltung verringert.
83 Prozent der weltweit befragten Unternehmen glauben, dass sie durch jederzeit verfügbare Informationen zu Kunden ihren Serviceabläufe verbessern, etwa in Form schnellerer Antwortzeiten.
81 Prozent der Befragten, in Deutschland sind 94 Prozent, gaben an, dass ein effizientes Informations-Management dazu beiträgt, geschäftlich relevante Daten schneller und genauer zu analysieren und die Geschäftstätigkeit besser zu überblicken.
Deutsche Unternehmen skeptischer
95 Prozent der deutschen Firmen sehen darin auch die Möglichkeit zu exakteren Absatzplanungen, was dem Management bessere operative und strategische Entscheidungen erlaubt. Die hierfür relevanten Daten, wie Verkäufe, Umsätze sowie Kosten, werden in Business-Intelligence-Lösungen gesammelt und ausgewertet.
Dabei beurteilen deutsche Firmen – im Gegensatz zu Unternehmen aus anderen Ländern – den Nutzen des Informations-Management in bestimmten Bereichen durchaus skeptisch.
Nur jeweils 18 Prozent meinen, dadurch die Kosten für die Suche nach Geschäftsdaten zu verringern oder durch eine effektivere Verwendung vorhandener Datenbestände, neue Produkte rascher zu entwickeln und auf den Markt zu bringen.
Branchenspezifische Unterschiede
Auch die einzelnen Branchen beurteilen den Nutzen des Informations-Management durchaus unterschiedlich. Eine bessere Datenverteilung für die Geschäftstätigkeit sehen 84 Prozent der Finanzdienstleister sowie Handelsfirmen als Vorteil. In der Fertigungsindustrie sowie bei Versorgern, TK- sowie Medienunternehmen sind es nur 77 Prozent.
88 Prozent der Handelsfirmen und 86 Prozent der Finanzdienstleister erwarten von durchgängigen Informationsflüssen einen effizienteren Kundenservice, dagegen nur 80 Prozent der Fertigungsunternehmen und 79 Prozent der Versorger, TK- sowie Medienfirmen.
Unstrukturierte Daten führen zu falschen Entscheidungen
Obwohl CIOs und Geschäftsbereichsleiter den geschäftlichen Nutzen eines effizienten Informations-Management erkennen, klammern sie ein wichtiges Problem aus: Das ist die große Anzahl der in ihrem Unternehmen erzeugten unstrukturierten Daten, wie Word-Dateien, Powerpoint-Präsentationen, Excel-Tabellen sowie E-Mails. Hinzu kommen noch Informationen aus Unternehmens-Wikis und -Blogs.
"Die Menge dieser Daten und Informationen steigt kontinuierlich und vor allem exponential", erklärt Christian Kirschniak, verantwortlich für BI-Lösungen bei HP. Ein Großteil des Unternehmenswissens schlummert nicht in den ERP- oder CRM-Daten, sondern in unstrukturierten Daten wie Word- und Exceldateien, Präsentationen oder E-Mails. Dieses Wissen ist bisher noch nicht gehoben."
Das bestätigen Untersuchungen führender Marktforscher. Diese stellten fest, dass rund 70 Prozent aller Daten in Unternehmen in unstrukturierter Form vorliegen.
Ein durchaus überraschendes Ergebnis der Studie ist deshalb, dass die befragten Entscheider davon ausgehen, dass im Durchschnitt ein Viertel aller Daten im Unternehmen unstrukturiert vorliegen. In Deutschland lag der Anteil mit etwas mehr als 18 Prozent sogar noch niedriger.
Dunkle Materie als Geschäftsrisiko
Die Marktforscher bezeichnen die Differenz zwischen den Umfrageergebnissen als "dunkle Materie" beim Informations-Management, die ein hohes Geschäftsrisiko sein kann. Im Unterschied zu strukturierten Daten, wie etwa Kunden- oder Materialstammdaten, die in einer zentralen Datenbanken abgelegt sind und dort verwaltet werden, liegen unstrukturierte Daten oft auf lokalen Festplatten oder in File-Systemen.
Dadurch werden diese bisher kaum oder gar nicht von Business-Intelligence-Anwendungen erfasst und lassen sich dadurch nur unzureichend oder gar nicht auswerten. "Da in die Analysen meist nur Kennzahlen aus den Geschäftsanwendungen einfließen", so Christian Kirschniak, "kann dies dazu führen, dass Unternehmen wichtige Informationen zur Geschäftstätigkeit fehlen oder sie im schlimmsten Fall falsche Ergebnisse erhalten."
Übergreifende Informations-Strategie fehlt
Laut Christian Kirschniak fehlt es in vielen Firmen an einer übergreifenden Informations-Strategie, die auch eine Analyse unstrukturierter Informationen ermöglicht. Technisch sei das kein Problem, denn auch Word- und Exceldateien sowie E-Mails lassen sich zentral und strukturiert in einem Storage-System ablegen. Zudem können für bestimmte Abläufe auch Vorlagen und Muster definiert werden, etwa bei E-Mail-Antworten auf Kundenreklamationen oder bei der Erstellung von Produktpräsentationen.
Im Rahmen der Studie "Information Explosion" befragte Coleman Parkes Research im Auftrag von Hewlett Packard weltweit mehr als 1.000 CIOs und Bereichsleiter in Firmen mit mehr als einer Milliarde US-Dollar Umsatz oder mit mehr als 250 Mitarbeitern. An der Untersuchung nahmen Unternehmen aus nahezu allen europäischen Staaten sowie aus Russland und Süd-Afrika teil.