Der Knigge für Video Conferencing

Schon Captain Kirk aus Star Trek wusste: Wer mit angriffslustigen Klingonen oder gefühlskalten Vulkaniern verhandelt, nutzt dazu am besten Video. Wenn man sein Gegenüber nicht nur hören, sondern auch sehen kann, klappt die Verständigung einfach besser. Während Videokonferenzen längst den Sprung aus der Science-Fiction-Serie zu uns in den Arbeitsalltag geschafft haben, sind die Herausforderungen jedoch gleich geblieben.

Die Verständigung mit anderen "Wesen" kann auch über Video schnell zu Missverständnissen führen - selbst wenn uns auf der anderen Seite des Bildschirms keine Borg und Romulaner, sondern unsere Kollegen und Kunden gegenübersitzen. Trotz aller Vorteile birgt die Videokommunikation einige Stolperfallen: von der Audioqualität über die angemessene Kleidung bis hin zu den kleinen aber feinen kulturellen Unterschieden, die es zu beachten gilt.

Video-Knigge I: Dos

Hierzu wurden Ende 2013 von Redshift Research gemeinsam mit Polycom im Zuge der Studie "Global View: Business Video Conferencing Usage and Trends" 1.200 Business-Entscheider weltweit (davon 100 in Deutschland) zu ihren Erfahrungen mit Videoconferencing befragt.

Unter anderem wurde auch nach den Erfolgskriterien für eine Videokonferenz gefragt. Dabei bewerteten die Befragten die folgenden drei Kriterien als die wichtigsten für ein ideales Video Meeting:

Sprechen! Sie! Deutlich!

Die Möglichkeit, jeden Teilnehmer gut zu verstehen, ist entscheidend für eine erfolgreiche Videokonferenz. Stellen Sie also vor einem Videomeeting sicher, dass die Mikrofone gut im Raum verteilt und richtig ausgerichtet sind. Fragen Sie zu Beginn des Meetings alle Teilnehmer, ob Sie gut zu hören sind. Sprechen Sie langsam und deutlich - insbesondere dann, wenn die Teilnehmer unterschiedliche Muttersprachen sprechen. Schalten Sie Ihr Mikrofon auf Stumm, wenn Sie nicht sprechen, um unerwünschte Hintergrundgeräusche zu vermeiden.

Je einfacher, desto besser

Das gilt ganz besonders für die Technologie von Videokonferenzen. Eine Technologie, die einfach in der Anwendung ist spielt eine große Rolle für ein erfolgreiches Videomeeting. Wenn Sie zu einem Videomeeting einladen, stellen Sie sicher, dass die Instruktionen für die Einwahl einfach und verständlich beschrieben sind und die anderen Teilnehmer sich schnell und problemlos einwählen können.

Schau mir in die Augen, Kleines

Ebenso ein guter Blickkontakt mit allen Teilnehmern des Videomeetings sehr wichtig. Schauen Sie Ihren Gesprächspartnern also auch über Video in die Augen. Überprüfen Sie schon vor dem Meeting die Kameraeinstellungen und stellen Sie sicher, dass jeder Teilnehmer gut auf dem Bildschirm zu sehen ist.

Video-Knigge II: Don´ts

Im Gegenzug werden die folgenden vier Punkte während einer Videokonferenz als besonders störend wahrgenommen.

Der Klassiker: Das klingelnde Handy

Sie haben seit gestern den neuen Hit von Rihanna als Klingelton? Und er ist wirklich super? Trotzdem - tun Sie sich und anderen einen Gefallen und schalten Ihr Handy vor der Besprechung auf stumm. Das klingelnde Mobiltelefon ist während einer Videokonferenz ein echter "Meeting Killer" und stört dort genauso wie in "offline" Meetings.

Kein Multitasking!

Vermeiden Sie es, während eines Videomeetings andere Dinge nebenher zu erledigen, auch wenn Sie sich gerade nicht aktiv beteiligen. Ihre Kollegen bemerken es, wenn Sie nur kurz Facebook checken, schnell noch die eine E-Mail fertig schreiben oder einfach nur gelangweilt wirken - und das stört erheblich. Übrigens: Auch, wenn Teilnehmer während einer Videokonferenz essen, lenkt das die anderen ab und senkt die Meeting-Qualität. Lassen Sie also die Brotzeitsemmel lieber bis nach der Konferenz in der Tasche.

Das Wo ist entscheidend

Video wird immer mobiler und funktioniert inzwischen auf Tablet, Smartphone und Co. problemlos von überall her. Dennoch sollten Sie darauf achten, dass der Ort, von dem aus Sie sich einwählen, nicht zu unruhig ist - eine Teilnahme von unpassenden Orten wie beispielsweise aus dem Supermarkt, dem Zug oder der Bahnhofshalle ist extrem störend.

Kein Background Entertainment!

Musik und andere Hintergrundgeräusche, aber auch eine unpassende Dekoration im Hintergrund lenken ab. Stellen Sie also sicher, dass Ihr Radio ausgeschaltet und das Justin-Timberlake-Poster abgehängt ist, bevor Sie sich in ein Videomeeting einwählen. Auch durch das Bild laufende Haustiere oder Kinder vermitteln einen unprofessionellen Eindruck. Wenn Sie vom Büro aus an einer Videokonferenz teilnehmen, hängen Sie am besten ein "Nicht stören"-Schild an die Tür oder warnen die Kollegen vor, damit Sie während der Besprechung ungestört bleiben.

Andere Länder, andere Sitten

Videokonferenzen helfen dabei, schneller Entscheidungen zu treffen und Vertrauen zwischen Kollegen und Partnern aufzubauen. Bei internationalen Videomeetings sollten die Teilnehmer aber die kulturellen Besonderheiten der verschiedenen Kulturen kennen und beachten. Hier einige länderspezifischen Besonderheiten, auf die Manager und Arbeitnehmer Wert legen:

USA

Das Vermeiden von Ablenkungen im Hintergrund ist entscheidend für ein erfolgreiches Videomeeting. Wählen Sie sich also nur von dem Anlass angemessenen, ruhigen Orten ein, wo Sie gut zu hören und zu sehen sind. Der Leiter des Meetings sitzt meist in der Mitte des Raumes und führt durch die Agenda. Amerikaner stellen gerne Fragen und erwarten einen Beitrag aller Beteiligten, um Offenheit und Transparenz zu fördern. Stellen Sie sich also darauf ein, dass Sie während des Meetings in die Kamera sprechen müssen. In den USA beginnen und enden Meetings zur vorgesehenen Zeit. Seien Sie also pünktlich.

Japan

Japaner vermeiden offene Kritik und direkte Konfrontation. Lernen Sie also, "nein" zu sagen, ohne es tatsächlich zu sagen. Hierarchien sind im japanischen Geschäftsleben sehr wichtig und müssen beachten werden. Längere Redepausen, die Zeit zum Nachdenken geben, sind nicht ungewöhnlich. Im Videomeeting können Sie den Redefluss beispielsweise über das Content Sharing von Präsentationen und Demonstrationen am Laufen halten.

China

Respekt spielt eine wichtige Rolle in der chinesischen Kultur. Vermeiden Sie potenziell respektlose Situationen - unterbrechen Sie beispielweise nicht ihren Kollegen, wenn dieser gerade spricht. Versuchen Sie, nur indirekt "nein" zu sagen. Rang und Hierarchien sind extrem wichtig. Achten Sie also darauf, höhergestellten Partnern oder Kollegen besonders respektvoll zu begegnen. Pünktlichkeit ist sehr wichtig.

Indien

Geschäftliche Angelegenheiten dauern ihre Zeit in Indien. Seien Sie darauf gefasst, dass alles etwas länger dauert und versuchen Sie nicht, Ihre Geschäftspartner zu hetzen. Videomeetings werden oft mit Small Talk eingeleitet, gerne beispielsweise über die Familie. Lassen Sie sich darauf ein und versuchen Sie nicht, gleich das Geschäftliche anzusprechen - das würden Inder als unhöflich empfinden. Inder legen großen Wert auf eine angemessene Business-Garderobe. Kleiden Sie sich also entsprechend formell, auch wenn Sie aus dem Home Office an der Videokonferenz teilnehmen.

Großbritannien

Die Briten begrüßen und verabschieden alle Teilnehmer gerne persönlich. Wenn Sie ein Meeting organisieren, bei dem sich die Teilnehmer noch nicht kennen, schlagen Sie zu Beginn eine "virtuelle Vorstellungsrunde" vor. Entscheidungen werden gerne in der Gruppe getroffen. Planen Sie also mehr Zeit für die Entscheidungsfindung ein - über Video geht es dennoch schneller als per E-Mail oder Telefon. Der sprichwörtliche britische Humor wird oft eingesetzt, um die Stimmung aufzulockern oder eine Beziehung aufzubauen. Einfach mitlachen!

Italien

Italiener schätzen es sehr, ihre Geschäftspartner sehen und Blickkontakt aufbauen zu können. Setzen Sie also Video ein, wann immer das möglich ist, um eine persönliche Beziehung aufzubauen. Italiener kommunizieren nicht nur verbal, sondern auch sehr stark non-verbal. Scheuen Sie sich nicht davor, sich in Videokonferenzen über den Gesichtsausdruck und Gesten auszudrücken.

Brasilien

Der Aufbau einer persönlichen Beziehung ist die Grundlage für gute Geschäfte. Nutzen Sie Video, um Ihre Geschäftspartner kennenzulernen und Vertrauen aufzubauen. Brasilianer gehen geschäftliche Meetings eher entspannt an. Rechnen Sie nicht zwingend mit einem pünktlichen Beginn und versuchen Sie nicht, ihre Partner zu einer schnellen Entscheidung zu drängen.