Das Portable Document Format (PDF) ist das an häufigsten verwendete Dateiformat, wenn es um das Austauschen, Ansehen und Ausdrucken von formatierten Dokumenten geht. Das gilt sowohl für den lokalen PC als auch für elektronische Handbücher und im Internet.
Als PDF verschickt, können Anwender sicher sein, dass der Empfänger das Dokument genau so sieht, wie es gestaltet wurde. Und zwar unabhängig davon, welches Betriebssystem oder welchen Druckertreiber er verwendet.
Das PDF-Dateiformat ist auch eine gute Wahl zum Archivieren eingescannter Dokumente auf Festplatte oder CD/DVD. Einziges Problem: Windows kann von Haus aus keine Dokumente im PDF-Format erzeugen. Adobe bietet hierfür mit Adobe Acrobat ein umfassendes Tool an. Mit einem Einstandspreis von rund 250 Euro für die Standardversion ist die Software aber für Privatanwender und selbst für viele Profis zu teuer.
Freeware und relativ günstige kommerzielle Tools bieten sich als leistungsfähige Alternative an.
PDF-Reader: Von Adobe, Nuance oder Foxit Software
Der PDF-Viewer Adobe Reader - ehemals Acrobat Reader - ist gratis und steht für alle gängigen Betriebssysteme auf der Adobe-Website unter http://get.adobe.com/de/reader/ zum Herunterladen bereit. Neben Versionen für Windows, Linux und Mac OS gibt es den Reader auch für Solaris in einer abgespeckten Variante für Android auf Tablet-PCs und Smartphones.
Wem der Start des Original-Readers von Adobe aufgrund der zahlreichen Plug-ins zu lange dauert, setzt den kostenlosen Foxit PDF Reader ein. Das englischsprachige Tool im Grunde genommen bietet vergleichbare Funktionen zum Betrachten, Drucken und Durchsuchen von PDF-Dokumenten, startet allerdings deutlich schneller.
Zwei Einschränkungen gibt es bei Foxit PDF Reader allerdings: PDF-Dateien mit Formularfunktionen lassen sich mit der Freeware nicht richtig ausfüllen und eine dateiübergreifende Suche fehlt
Der kostenlose Nuance PDF Reader ist ein kostenloses PDF-Anzeigeprogramm mit großem Funktionsumfang. Nuance PDF Reader bietet neben den Standardfunktionalitäten eines Viewers, wie zum Beispiel Suchfunktion oder Lineal, noch einige zusätzliche Features. So kann er fast alle PDF- und XPS-Dokumente öffnen und erlaubt das Konvertieren in andere, offene Formate, wie Word oder RTF. Dazu wird die optische Texterkennung des Herstellers Nuance genutzt, die damit wirbt, die genaueste Online-Konvertierung auf dem Markt zu sein. Außerdem bringt der Nuance Reader eine Reihe von Anmerkungswerkzeugen mit, mit denen Sie beispielsweise Text markieren, durch- oder streichen können.
PDF-XChange Viewer: Der Gratis-Tausensdassa
Bei PDF-XChange Viewer handelt es sich um ein freies Anzeigeprogramm für PDF-Dateien, dass aufgrund einiger Besonderheiten sicher schnell viele Anhänger finden wird. So werden alle Dateien der besseren Ordnung wegen in Tabs geöffnet und für eine Schnellübersicht gibt es eine Minivorschau aller offenen Dokumente.
Die Software arbeitet beim Blättern durch die Seiten äußerst flott und liefert eine gute Anzeigequalität. Sonst nur in kostenpflichtigen Tools zu finden ist das Hinzufügen von Kommentarfenstern und die Möglichkeit, Text direkt ins PDF-Dokument einzufügen. Die Seiten einer Datei können direkt als JPG- oder TIF-Bilder exportiert werden, eine Schnappschussfunktion speichert bestimmte Teile eines Dokuments als Grafik. Praktisch: PDF-XChange merkt sich die letzte Seite eines Dokuments und springt automatisch dorthin, wenn Sie die betreffende Datei wieder öffnen.
Den PDF-XChange gibt es auf der Hersteller-Website in mehreren Versionen: Als Installationspaket, als direkt ausführbare EXE-Datei, als ZIP-Archiv für die Nutzung auf USB-Sticks sowie als Netzwerk-Setuproutine.
Free PDF: PDFs mit Gratis-Konverter herstellen
Wer nur gelegentlich PDF-Dokumente anfertigen möchte, greift zu einem einfachen PDF-Konverter auf Freeware-Basis. Diese Tools sind vom Funktionsumfang her für den Privatanwender ausreichend und in der Regel übersichtlicher zu bedienen.
Die meisten Gratis-Generatoren setzen eine Postscript-Datei als Ausgangsformat voraus und installieren sich als Druckertreiber. Der Klassiker für dieses Verfahren ist das kostenlose Ghostscript. Nachteil: Für weniger versierte Anwender ist die Software nur bedingt geeignet, da Sie es umständlich über die Kommandozeile bedienen müssen. Clevere Programmierer haben Tools entwickelt, die auf Ghostscript basieren, allerdings eine ansehnliche Oberfläche bieten.
Free-PDF arbeitet als grafischer Aufsatz für Ghostscript. Das Tool ist für Einsteiger verständlich, bietet aber auch dem versierten Nutzer einige Einstellmöglichkeiten. Beispielsweise können Sie aus mehreren Teildokumenten eine einzige PDF-Datei erstellen. Auch verschlüsseln lassen sich die PDF-Dokumente.
Ähnlich arbeitet auch PDF Xchange Lite. Die PDF-Erstellung erfolgt über den Drucken-Dialog aus dem jeweiligen Anwendungsprogramm heraus. Gut: Die optimalen Einstellungen für die Schrift- und Grafikumwandlung für PDF-Dateien sind bereits voreingestellt.
PDF Creator: Viele Einstellmöglichkeiten beim PDF-Export
Das Open-Source-Tool PDF Creator installiert sich als postscriptkompatiblen Drucker. Der Treiber lässt sich auch als Netzwerkdrucker installieren und steht damit in einer Arbeitsgruppe zur Verfügung. Unter der Haube werkelt auch bei dieser Freeware eine Ghostscript-Umgebung.
Das Tool bietet alle wesentlichen Einstellungen für ein PDF-Dokument: In den übersichtlich gestalteten Druckoptionen legen Sie fest, zu welcher Acrobat-Version die mit PDF Creator angefertigten PDFs kompatibel sein sollen und welche Auflösung und damit Wiedergabequalität Sie wünschen. Die im Dokument verwendeten Schriftarten lassen sich einbetten und Dateien mit einem Passwort vor unerlaubtem Zugriff schützen.
PDF Creator überzeugt vor allem bei der Ausgabequalität. Bilder rechnet die Software so herunter, dass die Grafiken weder ausgefranst wirken noch von Artefakten übersäht sind. Sogar Farbverläufe bei eingebundenen Grafiken werden korrekt umgewandelt.
Alternative zu PDF Creator: Auch das für die private Nutzung kostenlose CIB PDF Brewer erstellt PDFs über einen Druckertreiber.
PDF Machine: Profi-Tools bieten meist mehr Komfort
Die bislang vorgestellten PDF-Generatoren reichen für eine unkomplizierte PDF-Erstellung in der Regel vollkommen aus. Wenn Sie allerdings einen Kopierschutz für Ihre PDF-Dokumente wünschen, Druckvorlagen erzeugen oder die PDF-Dateien kommerziell verbreiten möchten, fahren Sie mit einem kommerziellen PDF-Generator wie PDF Machine.
Das in der Grundversion rund 60 Euro teure Tool bietet eine Reihe Zusatzfunktionen wie Wasserzeichen, Lesezeichen und der Möglichkeit, Kommentare in PDF-Dateien einzufügen. Mit dem Passwortschutz und der Verschlüsselung stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen Ihre PDF-Dokumente öffnen, drucken und verändern können. Auch bezüglich der Komprimierung bietet das Tool gute Einstellmöglichkeiten.
Praktisch ist PDF Machine auf Anwender, die Briefe oder Rechnungen möglichst einfach im PDF-Format verschicken möchten: Das Tool automatisiert den Mail-Versand von PDFs und taugt mit den Office-Makros auch für den Büroalltag.
PDF-Analyzer: Interna von PDFs zeigen
Das in der Basisversion kostenlose PDF-Analyzer informiert Sie über Details Ihrer PDF-Dokumente. Sie erfahren zum Beispiel Seitenzahl, Erstellungsdatum sowie Thema, aber auch sicherheitsrelevante Infos: etwa, ob Drucken oder Copy & Paste erlaubt ist, ob ein Passwort gesetzt wurde und welche Verschlüsselung zum Einsatz kommt.
Selbst Details wie die eingebetteten Schriften, die innerhalb eines Dokuments verwendeten Links und Javascript-Applikationen lassen sich anzeigen. An die von PDF-Analyzer gebotene Infofülle reicht die vergleichbare Anzeige in Adobe Reader übrigens auch in der neuesten Version nicht heran.
Das übersichtlich aufgebaute und einfach bedienbare Tool lässt sich auf Wunsch zum schnellen Start ins Kontextmenü im Windows-Explorer einbinden. Aus dem Programm heraus kann der Anwender einzelne PDF-Dateien an den Adobe Reader oder den Foxit PDF Reader übergeben. (TecChannel)