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In Projektteams arbeiten in der Regel Mitarbeiter verschiedener Abteilungen eines Unternehmens zusammen, etwa aus den Bereichen Einkauf, Produktion, Marketing, IT und Rechnungswesen. Das gilt sowohl für "offiziell" ernannte Projektteams als auch für die Zusammenarbeit unterschiedlicher Fachleute im Rahmen inoffizieller Projekte.
Diese Besonderheit prägt auch die Arbeit eines Projektmanager oder Projektleiters: Er ist für das Ergebnis verantwortlich, sieht sich aber der Schwierigkeit ausgesetzt, ein Team führen zu müssen, ohne der fachliche Vorgesetzte der Teammitglieder zu sein - er führt ohne Weisungsbefugnis. In der Praxis funktioniert Führen ohne Weisungsbefugnis gut, wenn Sie als Projektmanager oder Projektleiter folgende fünf Regeln beachten:
Regel 1: Begeistern Sie Ihr Team für das Projekt
Geben Sie den Teammitgliedern eine Vision, ziehen Sie sie mit. Zeigen Sie ihnen, welche Vorteile die Teamarbeit für das Unternehmen, aber auch für jeden Einzelnen persönlich hat. Bauen Sie Vertrauen auf, indem Sie aufzeigen, dass das Projektziel realistisch ist. Geben Sie jedem Teammitglied, unabhängig von seiner Funktion, das Gefühl, wichtig zu sein.
Dies gelingt, indem Sie ihm seinen persönlichen Beitrag zum Teamerfolg deutlich machen. Betonen Sie immer wieder aufs Neue die Gemeinsamkeit der Arbeit: die gemeinsame Anstrengung, das gemeinsame Ziel, die gemeinsame Verantwortung. Jeder muss wissen, dass nur das Team als Ganzes gewinnen kann, nicht der Einzelne, und sei er fachlich auch noch so gut. Das Ganze funktioniert aber nur dann, wenn Sie selber voll und ganz hinter Ihrem Projekt stehen und von seinem Erfolg überzeugt sind.
Regel 2: Sorgen Sie für eine gute Arbeitsatmosphäre
Ein gutes Arbeitsklima lässt sich nur herstellen, wenn die Zusammenarbeit offen und ehrlich ist. Alle - wirklich alle - Probleme müssen auf den Tisch, alle Meinungsverschiedenheiten müssen offen ausgetragen werden. Das heißt nicht, dass Sie versuchen sollten, unterschiedliche Meinungen zu unterdrücken - dies würde Ihnen ohnehin nicht gelingen, denn es ist normal und unvermeidlich, dass es verschiedene Ansichten zu einem Thema gibt.
Ausschlaggebend ist, wie man mit ihnen umgeht. Jeder unterschwellige Konflikt verschlechtert das Klima und demotiviert die Beteiligten sowie das Team als Ganzes. Deshalb dürfen Sie nicht zulassen, dass Probleme "abtauchen".
Regel 3: Delegieren Sie Aufgaben
Machen Sie deutlich, dass die Teammitglieder nicht nur für die Ausführung ihrer Arbeitspakete, sondern bereits viel früher Zuständigkeit und Verantwortung übernehmen. Binden Sie die Einzelnen bereits in die Planung mit ein, das motiviert stark. Denn die Teammitglieder sind die Fachleute, nicht Sie. Als Projektleiter sind Sie nicht der fachliche Problemlöser, sondern der Koordinator der Experten. Mit anderen Worten: Die Teammitglieder sind für das "Was" verantwortlich, der Projektleiter für das "Wie".
Lassen Sie Ihren Leuten bei der Planung und Durchführung ihrer Fachaufgaben freie Hand. Machen Sie nicht den Fehler, sich einzumischen, etwa weil Sie selber ein Fachmann auf dem betreffenden gebiet sind. Widerstehen Sie dieser Versuchung und lernen Sie auch dort zu delegieren. Denn Einmischung demotiviert.
Regel 4: Betreiben Sie aktive Kommunikation
Basis jeder erfolgreichen Teamarbeit ist, dass jeder immer gut über alles informiert ist. Berufen Sie regelmäßige Meetings ein, bei denen die Arbeitsfortschritte und besprochen werden und Anregungen auf den Tisch kommen. Information bedeutet darüber hinaus Motivation: Wer umfassend über alles informiert wird, was für das Projekt insgesamt relevant ist - auch wenn er vielleicht nicht jede dieser Informationen für sein Arbeitspaket bräuchte -, fühlt sich ernst genommen und aufgewertet.
Regel 5: Geben Sie Anerkennung
Ein besonderer Motivationsfaktor ist Lob. Loben Sie deshalb so oft wie möglich - nicht nur das Arbeitsergebnis, sondern auch den Arbeitseinsatz: Auch wenn das Arbeitsergebnis vielleicht nicht so gut war, ist zumindest der Einsatz des Mitglieds anerkennenswert. Sprechen Sie Anerkennung immer ohne Zeitverzögerung aus, ein "Global-Lob" am Projektende genügt nicht. Ein kleines Dankeschön zwischendurch macht Freude und erhöht dadurch die Motivation.
Richten Sie Ihr Lob immer an die Person und nicht an die Handlung. Sagen Sie zum Beispiel nicht: "Der Computer von Herrn X ist gut instandgesetzt worden", sondern: "Herr Müller, das haben Sie gut gemacht". Zeigen Sie dabei auch Ihre eigenen Gefühle, indem Sie zum Beispiel sagen: "Ich weiß, dass ich mich auf Sie verlassen kann". Jemand anderem Einblick in die eigenen Emotionen zu geben ist der beste Weg, Anerkennung auszusprechen.