Die Gefahren bei Benchmark-Klauseln

Je länger ein Vertragsabschluss zurückliegt, desto größer ist die Unsicherheit, ob der aktuelle Vertrag noch ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet. Und ob die vereinbarten Preisanpassungen mit der tatsächlichen Entwicklung korrelieren.

Aus diesem Grund sieht die überwiegende Mehrheit von Outsourcing-Verträgen vor, dass die vereinbarten Preise in bestimmten Abständen einer Preisüberprüfung unterzogen werden können. Diese sogenannten Benchmarkklauseln definieren Regeln, ob und wie während der Vertragslaufzeit die Preise an die tatsächliche Marktentwicklung angepasst werden können. Sie sind in der Regel die einzige Möglichkeit einer außerordentlichen Preisanpassung während der Vertragslaufzeit.

1. Unterschiedliche Erwartungshaltungen managen

Um es vorweg kurz und knapp auszudrücken: Primär geht es bei einem Vertragsbenchmark um Geld, das für die eine Partei zu viel und für die andere Partei zu wenig ist.

1.1. Die Kundensicht

In der Regel ist ein Sourcing-Vertrag neben dem Wertbeitrag für ein Unternehmen ein Kostenfaktor, der gemanagt wird und bei dem möglicherweise Einsparungspotenziale zu heben sind. Es gibt ständig Signale an das Unternehmen, dass sich die Preise bei IT-Stückkosten regelmäßig verringern und deshalb besteht der Verdacht, dass sich die aktuell im Vertrag vereinbarten Preise nicht mehr auf dem Marktniveau befinden. Der Benchmark wird als Gelegenheit wahrgenommen, Einsparungen zu realisieren. Zumindest dient der Benchmark aber auch der internen Rechtfertigung, dass der Vertrag gut verhandelt wurde.

1.2. Die Dienstleistersicht

Für den Dienstleister steht bei dem Benchmark der Umsatz mit dem Kunden auf dem Spiel. Er hat für den Vertrag einen Business Case über die Laufzeit erstellt, der durch das Benchmarkergebnis in Gefahr geraten kann.

Typischerweise ist die Übernahme einer Serviceleistung mit Investitionen verbunden, die über die Laufzeit verteilt werden. Investitionen können beispielsweise die Überführung der aktuellen Dienstleistung (Current Mode of Operation) in eine zukünftige Form (Future Mode of Operation) sein. Diese Investitionen machen, so sie nicht separat bepreist sind, den Vertrag erst nach einer Anlaufzeit profitabel.

Kommt der Benchmark zu früh und sind die Preisanpassungen unerwartet, leidet das Gesamtergebnis des Vertrags. Für den Dienstleister ist deshalb die Erwartungshaltung an den Benchmark, dass der bestehende Vertrag ein exzellentes Preis-Leistungs-Verhältnis hat und keine Preisanpassungen nach unten notwendig sind. Lässt die Benchmarkklausel eine Preiserhöhung als Ergebnis des Benchmarks zu, so haben Dienstleister selbst einen Benchmark angestrebt, um die Preise nach oben anpassen zu können.

1.3. Neutrale Sichtweise

Werden beide Sichtweisen abgewogen, so wird deutlich, welch ein enormer Interessenskonflikt in einem Vertragsbenchmark liegen kann. Es ist ein Grundgesetz der Wirtschaft, dass für eine erfolgreiche Zusammenarbeit auf Dauer beide Partner mit dem Vertrag zufrieden sein müssen. Der Kunde erwartet ein marktgerechtes Preis-Leistungs-Verhältnis. Der Dienstleiter muss mit dem Vertrag einen Gewinn erwirtschaften können. Insofern ist der Benchmark ein Instrument der Bewertung der vertraglichen Leistungen und kein Instrument, das ausschließlich der Preisanpassung oder Kostensenkung dient.

Erwartet oder kalkuliert sogar ein Kunde oder ein Dienstleister mit einer Preisanpassung in die eine oder andere Richtung, so kann er vom Ergebnis des Benchmarks bitter enttäuscht werden. Eine Garantie für ein Ergebnis ist bei einem fairen Verlauf des Benchmarks ausgeschlossen.

2. Erfolgreicher Benchmark beginnt bei Vertragsverhandlungen und Formulierung der Benchmarkklauseln

Die Benchmarkklausel ist der Schlüssel für einen erfolgreichen Vertragsbenchmark. Bereits in den Vertragsverhandlungen sollte ihr eine besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden, da sie über einen erfolgreichen Benchmark entscheidet.

BITKOM definiert in seinem Dokument "Benchmarking in Outsourcing-Projekten, Erfahrungen, Standards und Empfehlungen" den Begriff Benchmarkklausel wie folgt: "Bei einer vertraglichen Benchmarkingklausel handelt es sich um eine bereits mit Vertragsabschluss getroffene Vereinbarung beider Parteien, unter gemeinsam festzulegenden Voraussetzungen ein standardisiertes Verfahren zur Anpassung des Vertrags während seiner Laufzeit durchzuführen."

Weiter heißt es: "Die Möglichkeit, innerhalb der vereinbarten Laufzeit eines bestehenden Outsourcing-Vertrags ein Benchmarking durchzuführen, bedarf stets einer gesonderten Vereinbarung zwischen den Parteien, mit der die bestehenden Verträge abgeändert werden. Denn das Resultat eines Benchmarkings kann eine Anpassung der vertraglichen Konditionen (Leistungen und Preise) sein."

In dem Dokument wird richtigerweise gefordert, das Verfahren und die Voraussetzung für einen Vertragsbenchmark bereits bei Vertragsabschluss zu vereinbaren. Insbesondere muss die Möglichkeit geschaffen werden, den Vertrag auf Basis des Benchmarkergebnisses anpassen zu können.

Was in guten Benchmarkklauseln stehen sollte

Was macht nun eine gute Benchmarkklausel aus? Eine gute Benchmarkklausel gibt präzise Antworten auf die folgenden Fragen:

• Was wird im Benchmark untersucht? Es wird beschrieben, welche Leistungen einem Benchmark unterzogen werden können und welche nicht. Es wird auch beschrieben, wie die Auswahl der Leistungen durch die Vertragsparteien erfolgt.

• Wann und wie häufig kann ein Benchmark durchgeführt werden? Legen Sie fest, wann ein Benchmark erstmalig durchgeführt werden kann und in welchen Frequenzen er wiederholt werden kann. Typischerweise sollte ein Benchmark erstmalig dann ausgeführt werden, wenn die Dienstleistung nach der Übergabe eine gewisse Zeit in einen Regelbetrieb geliefert wird. Erfahrungsgemäß ist nach 18-24 Monaten der erste Zeitpunkt für einen Benchmark, mit einer ca. zweijährigen Wiederholung. Die Zeitpunkte und Zeitspannen variieren mit der Vertragsdauer.

• Wie sieht das Benchmarkverfahren aus? Hier legen die Partner fest, nach welchem Verfahren der Benchmark durchgeführt wird, zum Beispiel durch Ausschreibungen oder mit Unterstützung externer Benchmark-unternehmen. Alle notwendigen Rahmenbedingungen werden hier festgehalten, unter anderem, dass sich die Parteien gemeinsam mit dem Benchmarker auf ein finales Regelwerk zur Durchführung einigen.

• Wer initiiert den Benchmark? Beschreiben Sie in der Benchmarkklausel, wer den Benchmark initiieren kann. Im Sinne einer ausgewogenen Partnerschaft sollten sowohl der Kunde als auch der Dienstleister die Möglichkeit haben, zu den definierten Zeitpunkten den Benchmark zu starten. In der Praxis wird diese Möglichkeit aus den bereits diskutierten Gründen von den Dienstleistern eher selten wahrgenommen.

Benchmarker-Auswahl, Kosten und Vergleichsgruppe

• Wie wird der Benchmarker ausgewählt? Beschreiben Sie die Kriterien, die an den Benchmarker gestellt werden. Wichtige Punkte sind unter anderem Unabhängigkeit, eine geeignete Methodik, eine ausreichende Datenbank. Viele Verträge führen zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses geeignete Benchmarker als Beispiele auf, die von beiden Parteien als geeignet angesehen werden. Allerdings sind die aufgeführten Unternehmen nicht immer die aktuell beste Alternative, da sich der Markt der Anbieter ständig weiterentwickelt.

• Wer trägt die Kosten für den Benchmark? Legen Sie fest, wer die Kosten für den Benchmarker trägt. Eine faire Regelung ist die hälftige Teilung der Kosten zwischen Kunde und Dienstleister, wobei jede Partei die eigenen Kosten für die Projektteams trägt.

• Welche Kriterien werden an die Vergleichsgruppe gestellt? Definieren Sie in der Benchmarkklausel auch, welche Kriterien für die Vergleichsgruppe Sie stellen.

• Wie wird das Benchmarkergebnis berechnet? Beschreiben Sie, wie das Ergebnis des Benchmarks aus den erarbeiteten Werten berechnet wird.

• Wie wird das Benchmarkergebnis umgesetzt? Legen Sie in der Benchmarkklausel fest, wie die Ergebnisse umgesetzt werden. Einerseits können Sie klare Regeln vereinbaren, z. B. dass bei einer Abweichung von über x Prozent der Preis entsprechend angepasst wird. Andererseits kann das Ergebnis als Basis für eine Verhandlung zur Anpassung des Vertrags gesehen werden.

• Wie werden Konflikte gelöst? Beschreiben Sie was geschieht, wenn sich Kunde und Dienstleister während des Benchmarkverfahrens nicht auf bestimmte Punkte einigen können.

Alle oben genannten Fragen müssen in einer Benchmarkklausel beantwortet werden, damit das Verfahren geregelt durchgeführt werden kann.

Benchmarker können nicht alle Bedingungen erfüllen

Häufig werden Ihnen Dienstleister bereits vordefinierte Benchmarkklauseln vorschlagen. Prüfen Sie die Klauseln sorgfältig, ob sie nicht eventuell einseitig formuliert sind.

Die häufigste Hürde für erfolgreiche Vertragsbenchmarks sind allerdings Bedingungen, die von den Benchmarkern nur schwer erfüllbar sind. Im Folgenden sollen dafür einige Beispiele genannt und diskutiert werden. Die Beispiele sind rein fiktiv konstruiert, um die Problematik zu veranschaulichen. Sie basieren aber auf Erfahrungen einer Vielzahl von studierten Benchmarkklauseln:

• Zu starke Einschränkung der Vergleichsgruppe: "Die Vergleichsgruppe sollte mindestens sechs Unternehmen aus Deutschland mit einer vergleichbaren Anzahl von Arbeitsplatzgeräten (ca. 100.000) und der Branche Telekommunikation umfassen." Kein Benchmarker kann diese Klausel erfüllen, da es schlichtweg außer der Telekom kein weiteres Unternehmen in Deutschland gibt, welches diese Bedingungen erfüllen könnte.

  In diesem Fall müsste, wenn der Branchenbezug wichtig ist, die Klausel auf andere Länder ausgeweitet werden, oder wenn der Bezug auf Deutschland wichtig ist, müssten andere Branchen für den Vergleich zugelassen werden.

• Berechnung des Benchmarkwertes: "Der Benchmark berechnet sich aus den Vergleichswerten des 1. Quartils, welches mindestens fünf Verträge mit einer vergleichbaren Gesamtleistung nicht älter als 18 Monate umfassen muss. Dabei wird der niedrigste und der höchste Preis gestrichen und von den restlichen Werten das arithmetische Mittel gebildet."

  Die Herausforderung dieser Klausel ist die notwendige Anzahl von Vergleichsunternehmen mit einer vergleichbaren Gesamtleistung. Um das 1. Quartil mit mindestens fünf Vergleichswerten zu bilden, muss die Vergleichsgruppe aus mindestens 20 Werten gebildet werden. Spricht man dann noch von vergleichbaren Gesamtleistungen, bedeutet dies, dass die Verträge über alle Leistungsbereiche (Arbeitsplatzsysteme, Netze, Rechenzentrum, Anwendungen etc.) annähernd gleiche Mengen und Serviceinhalte vorweisen müssen. Diese Bedingungen kann kein Benchmark vollständig und ohne Kompromisse erfüllen.

Aufgrund ihrer Unerfüllbarkeit würden beide Klauseln in der Praxis zu einer Abänderung der Regeln führen. Je nach Zustand der Beziehung kann eine solche Änderung im Vorfeld oder während eines Benchmarks zu Konflikten führen, die am Ende die Akzeptanz des Benchmarks gefährden.

Ratschläge für Benchmark-Klauseln

Beachten Sie deshalb bei der Erstellung der Benchmarkklausel die folgenden Empfehlungen:

1. Prüfen Sie, ob alle oben genannten Fragestellungen beantwortet wurden.

2. Akzeptieren Sie nicht bedingungslos die Benchmarkklauseln, die Ihnen der Dienstleister oder ein Sourcing-Berater vorschlägt. Prüfen Sie, ob die Bedingungen in Ihre Strategie passen. Beachten Sie, dass die Klausel im Falle eines Benchmarks das Ergebnis entscheidend beeinflusst. Sie ist der Schlüssel zur Anpassung von Leistungen und Preisen.

3. Prüfen Sie selbst mit gesundem Menschenverstand, ob die Anforderungen der Klausel plausibel sind. Gibt es genügend Vergleichsunternehmen, welche die Bedingungen erfüllen und die sich in den letzten Monaten ebenfalls einem Benchmark unterzogen haben?

4. Vergewissern Sie sich, dass Sie die Berechnung des Benchmarkergebnisses voll und ganz verstanden haben.

5. Wenn Sie unsicher hinsichtlich des Verständnisses oder Erfüllbarkeit der Klausel sind, investieren Sie in die Beratung durch einen Benchmarker. Er kann schnell feststellen, ob die Klausel vollständig ist und ob sie mit den heutigen Benchmarkstandards erfüllbar ist.

3. Entscheidung für den Benchmark

Bevor das Vertragsbenchmarking durchgeführt werden kann, ist eine Reihe von vorbereitenden Entscheidungen zu treffen:

• Die erste Entscheidung ist natürlich, ob der Benchmark überhaupt durchgeführt werden soll.

• Dann ist die Entscheidung zu treffen, was der Inhalt und die Fragestellung des Benchmarks ist.

3.1 Entscheidung zur Durchführung eines Benchmarks

Die Frage, ob ein Benchmark durchgeführt werden soll, ist leider nicht pauschal zu beantworten und bedarf der Klärung im jeweiligen Kontext. Der Dienstleister wird in der Regel versuchen, den Benchmark zu vermeiden, insbesondere dann, wenn gemäß der Benchmarkklausel die Preisanpassung nur nach unten gestattet ist.

Für den Kunden kann der Benchmark Sicherheit bringen, ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis verhandelt zu haben. Ist das nicht der Fall, kann der Vertrag - vorausgesetzt, die Benchmarkklausel erlaubt es - entsprechend dem Benchmarkergebnis angepasst werden.

Allerdings ist der Benchmark, wie bereits erwähnt, keine Garantie zur Kosteneinsparung. Die Frage, ob sich die Kosten für die Durchführung des Benchmarkprojekts amortisieren, kann man im Vorfeld nicht seriös beantworten, sonst wären die komplexen Analysen überflüssig. Werden Sie misstrauisch, wenn Ihnen ein Benchmarker bei einer Vertragsanalyse eine Amortisation der Projektaufwände durch das Benchmarkergebnis verspricht.

Ein Benchmark sollte immer dann in Erwägung gezogen werden, wenn öfter Konflikte mit dem Dienstleister über bestimmte Leistungen auftreten. In diesem Fall hilft ein Benchmark, die enthaltenen und nicht enthaltenen Leistungen zu strukturieren mit dem Benchmarker als Moderator.

Ein Benchmark sollte auch erwogen werden, wenn der Dienstleister Preissenkungen bei Verzicht auf die Ausübung der Benchmarkklausel anbietet. Das kann ein Indiz dafür sein, dass eventuell größere Einsparungen möglich sind.

Letztendlich bedarf es immer der sorgfältigen Abwägung der Situation, ob ein Benchmark sinnvoll ist oder nicht. Wie gesagt, einen zwingenden Business Case gibt es nicht. Jedoch kann die Beseitigung einer Unsicherheit über das aktuelle Preis-Leistungs-Verhältnis die Partner zukünftig auf das Wesentliche fokussieren lassen. Auch stoppt ein Benchmark zeitweise die internen Diskussionen über die Preise der Dienstleistung.

3.2 Festlegen des Leistungsinhalts des Benchmarks

Haben Sie sich mit dem Dienstleister prinzipiell auf die Durchführung eines Benchmarks verständigt, muss festgelegt werden, welche Fragestellung der Benchmark beantworten soll. Dazu gehört, welche Leistungselemente in den Benchmark integriert werden. Hier ist zunächst wieder die Benchmarkklausel im Vertrag zu konsultieren, ob sie bereits zum aktuellen Zeitpunkt Vorschriften macht oder einen Gestaltungsspielraum zulässt.

Legen Sie fest, welche Leistungen untersucht werden und in welchen Regionen exakt. Legen Sie auch fest, ob die vertraglich vereinbarte Leistung Grundlage des Vergleichs ist oder ob eine abweichende erbrachte Leistung oder eine zukünftige Leistung Gegenstand der Untersuchung sein soll. Seien Sie aber vorsichtig bei der Untersuchung der aktuellen, aber nicht vertraglich fixierten Leistung. Benötigen Sie beispielsweise ein höheres Service Level als das vertraglich vereinbarte, dann gehört der Wert in den Vertrag. Nur wenn ein Wert vertraglich vereinbart ist, garantiert der Dienstleister dafür. Ist der Wert ohne vertragliche Vereinbarung höher, kann das Zufall sein und rechtfertigt keinen höheren Preis.

Um den Umfang des Benchmarks präzise darzustellen, kann es auch sinnvoll sein, zusätzlich zu beschreiben, was explizit von der Analyse ausgeschlossen werden soll. Dokumentieren Sie dann die Gründe, warum Sie den Ausschluss vornehmen. Das kann beispielsweise ein geringes Volumen eines Service sein, bei dem der Aufwand der Analyse in keinem Verhältnis zum Umsatz steht.

4. Auswahl des Benchmarkers

Die Auswahl des Benchmarkers ist die wichtigste Entscheidung für das Projekt. Das Endergebnis des Projektes hängt von seinen Vergleichsdaten, seiner Methodik, die Leistungen zu erfassen und die verfügbaren Daten vergleichbar zu machen, und seiner Erfahrung im Umgang mit den unterschiedlichen Erwartungshaltungen ab. Bereiten Sie die Auswahl des Benchmarkers sorgfältig vor.

Um den für den zu untersuchenden Vertrag optimalen Benchmarker zu finden, sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Dienstleister eine Ausschreibung durchführen. Damit die Ausschreibung aussagefähige und vergleichbare Angebote der Kandidaten liefert, sollte die Aufforderung zur Abgabe des Angebots die folgenden Mindestinformationen über die zu untersuchenden Leistungen enthalten:

• Inhalt bzw. Kopie der Benchmarkklausel

• Beschreibung der zu untersuchenden Services inkl. der Mengen, abgedeckten Regionen und Anzahl der zu untersuchenden Preispositionen und das Preismodell

• Besondere Leistungen, die im Preis inkludiert sind, zum Beispiel Personalübergang, Hardware-Übergang, Transition-Projekte usw.

Bitten Sie den Benchmarker, sein Vorgehensmodell zu erläutern und wie er den bestehenden Vertrag auf sein Benchmarkingmodell abbilden will. Erfragen Sie auch die Vorauswahl einer möglichen Vergleichsgruppe anhand der gelieferten Informationen.

Bitkom-Checkliste für Benchmarker-Auswahl

Eine gute Checkliste zur Beurteilung eines Benchmarkers liefert der Bitkom in dem oben genannten Dokument. Der auszuwählende Benchmarker sollte unter anderem in den folgenden Bereichen Kompetenzen nachweisen können:

• Methodenkompetenz: Standardisiertes Verfahren bei der vollständigen Erfassung aller relevanter Parameter wie Leistungsinhalte, Qualität, Komplexität, Volumen oder Vertragsparameter sowie Verfahren zur Validierung, transparenten Normalisierung von Abweichungen, der Berücksichtigung von monetären Sondereffekten sowie eine transparente Auswertung und Erläuterung der Ergebnisse

• Prinzipien und Verhaltensregeln wie beispielsweise offener und fairer Umgang, Beachtung von Legalität und Vertrauen beim Umgang mit Daten, adäquates Projektmanagement

• Erfahrung beispielsweise von Senior Beratern und umfangreichen Referenzen aus vergleichbaren Projekten

• Bereitstellung einer aktuellen und umfangreichen Datenbasis, welche die Leistungsbestandteile und -umfang in den zu untersuchenden Regionen abdeckt, aktuell ist (idealerweise sind die Daten nicht älter als 15 Monate), selbst erhobene und qualitätsgesicherte Daten enthält.

Der wichtigste Erfolgsfaktor für einen Benchmark ist, dass das Ergebnis für alle Parteien transparent und nachvollziehbar ist. Lassen Sie sich Beispiele für die gelieferten Informationen zur Vergleichsgruppe, zur Normalisierung und zur Berechnung der Benchmarkergebnisse zeigen.

Es hat sich in der Praxis bewährt, dass Dienstleister und Kunde den Benchmarker gemeinsam auswählen und beauftragen, da eine einseitige Durchsetzung eines Kandidaten zu Konflikten auf der anderen Seite führen kann.

5. Durchführung des Benchmarks

Der folgende Abschnitt zeigt einen typischen Projektablauf, der sich in der Praxis bewährt hat und dem nahezu alle Benchmarker prinzipiell folgen.

5.1 Festlegen der Spielregeln

Haben sich beide Parteien auf einen Benchmarker geeinigt, gilt es, wenn noch nicht geschehen, die Spielregeln des Benchmarks festzulegen. Gute Benchmarkklauseln sollten die Spielregeln bereits weitestgehend definiert haben, ansonsten muss dies vor dem Projektstart erfolgen. Dazu gehören:

• Die Festlegung der Projektorganisation und der Rollen: Es hat sich bewährt, einen Lenkungsausschuss mit Entscheidern des Kunden, des Dienstleisters und des Benchmarks zu bilden, der den Projektfortschritt überwacht, Konflikte löst und das Ergebnis überwacht. Jede der Parteien sollte auch einen Projektleiter bestellen, der die Aktivitäten der eigenen Organisation koordiniert. Des Weiteren werden Kunde und Dienstleister Personen benennen, welche die für den Benchmark benötigten Informationen sammeln.

• Eine Regelung zur Projektkommunikation: Es ist zu definieren, wer wann mit wem welche Informationen austauschen darf, wer darüber informiert wird und wie die Kommunikation dokumentiert wird.

• Ein Beschluss, wie final das Benchmarkingergebnis aus den ermittelten Werten der Vergleichsdaten berechnet wird

• Regelungen für den Konfliktfall: Nicht immer werden sich die Parteien über alle Themen einig sein. Um den Fortgang des Benchmarks sicherzustellen, sollte ein geeigneter Prozess zur Lösung von Streitfällen definiert werden.

• Weitere Festlegungen wie der Umgang mit Währungsumrechnungen, Stichtagen der Datenerfassung oder nicht in ausreichendem Umfang vorhandenen Vergleichsdaten

5.2 Datensammlung

Nach der Klärung aller Formalien kann der Benchmark dann mit der Aufnahme der zu untersuchenden Leistungen beginnen. Es gilt, alle Leistungen und Rahmenbedingungen sauber zu erfassen und zu dokumentieren. Dazu gehören die Beschreibungen der Leistungen, Service Levels, Mengen, Standorte, Regionen, technologischen Rahmenbedingungen, aber auch alle vertraglichen Rahmenparameter, welche den Preis der Leistung beeinflussen. Dies können beispielsweise Vertragslaufzeiten, Vertragsstrafen, besondere Lieferbedingungen für übernommene Assets oder Personal sein.

Wichtig ist, dass Kunde und Dienstleister genügend Raum gegeben wird, alle für sie wichtigen und relevanten Punkte zu adressieren. Sieht der Fragebogen des Benchmarkers den einen oder anderen Punkt nicht vor, so sollte er gesondert erfasst werden, damit er bei der Auswertung Berücksichtigung findet. Am Ende der Datensammlung sollten alle Parteien die gesammelten Daten als final und vollständig bestätigen.

5.3 Normalisierung und Auswahl der Vergleichsgruppe

Jeder Vertrag ist prinzipiell einzigartig und somit ist ein direkter Vergleich ohne Anpassungen der Leistungen oder Bedingungen so gut wie ausgeschlossen. Das Verfahren der Anpassung wird Normalisierung genannt. Je nach Benchmarkanbieter erfolgt die Normalisierung gegen ein Referenzmodell oder gegen die einzelnen Vergleichsunternehmen. Deshalb gibt es auch Unterschiede, ob zuerst die Vergleichsgruppe ausgewählt wird oder zuerst normalisiert wird. Prinzipiell führen beide Wege zum Ergebnis.

Wichtig ist, dass alle Unterschiede zwischen den Vergleichsunternehmen und dem zu untersuchenden Vertrag herausgearbeitet und monetär bewertet werden. Die Ansätze und Annahmen zur Normalisierung sollten detailliert den Parteien erläutert werden, damit diese die Ansätze nachvollziehen, bewerten und abnehmen können. Mittels der Normalisierungswerte werden die Preise der Vergleichsgruppe angepasst, um den korrekten Benchmarkpreis passend zum untersuchten Leistungsumfang zu ermitteln.

5.4 Auswahl der Vergleichsgruppe

Nach der Aufnahme aller Fakten erfolgt die finale Auswahl der Vergleichsgruppe. Die Vergleichsunternehmen sollten dabei zumindest die folgenden Kriterien erfüllen:

• Vergleichbarer Umfang der Leistungen und Service Levels

• Vergleichbare Abdeckung der Regionen

• Vergleichbare Mengengerüste

• Alter der Daten

Hinsichtlich des Umfangs der Vergleichsgruppe gilt: Je größer die Gruppe, desto besser. Allerdings darf die Größe nicht zu Lasten der Aufweichung der Vergleichbarkeit gehen, welche dann durch höhere Normalisierung ausgeglichen werden muss. Typischerweise haben Sie Vergleichsgruppen von sechs bis zehn Unternehmen etabliert. Letztendlich sind aber wiederum die Anforderungen der Benchmarkklausel bzw. der definierten Spielregeln ausschlaggebend.

Wichtig ist, dass Sie bei der Festlegung der Anforderungen einen Realitätscheck machen, ob es realistisch ist, dass ein Benchmarker tatsächlich die geforderten Vergleichsdaten liefern kann.

Der Benchmarker sollte Ihnen so viele Detailinformationen zur Vergleichsgruppe liefern, dass sie eine Bewertung der Eignung zulassen. Dabei ist aber zu beachten, dass die Vergleichsunternehmen in der Regel anonym bleiben und aus den gelieferten Informationen die Identität eines einzelnen Unternehmens nicht ermittelt werden kann.

Die Auswahl der Vergleichsgruppe sollte wiederum vom Kunden und Dienstleister bestätigt werden.

5.5 Ermittlung des Benchmarkergebnisses

Basierend auf den ausgewählten Vergleichsunternehmen, den notwendigen Normalisierungen und den Berechnungsregeln der Benchmarkklauseln bzw. der Spielregeln wird schließlich der finale Benchmark ermittelt.

Wichtig ist, dass alle Berechnungen offen und nachvollziehbar dokumentiert und erläutert werden, damit beide Parteien das Ergebnis akzeptieren können. Der Abschlussbericht sollte alle wesentlichen Projektschritte, Entscheidungen und Berechnungen dokumentieren.

Der Benchmark endet mit der Abnahme der Ergebnisse durch den Kunden und den Dienstleister.

6. Umsetzung des Benchmarks

Nach dem Benchmark gilt es, die Ergebnisse des Benchmarks zu installieren. Wurde im Vorfeld gut gearbeitet, das heißt, war die Benchmarkklausel aussagekräftig bzw. wurden die Spielregeln sauber definiert und hat der Benchmarker ein plausibles und nachvollziehbares Ergebnis geliefert, so sollten die Maßnahmen zur Umsetzung feststehen. Typische Maßnahmen sind die Anpassung einzelner Preise, des Gesamtpreises oder Anpassung der Leistungsinhalte.

Kritischer ist die Situation, wenn im Vorfeld des Benchmarks keine Handlungen vereinbart wurden. Dann ist es an den Parteien, auf Basis des Ergebnisses eine Vertragsanpassung auf Basis von Verhandlungen zu erzielen.

7. Fazit

Vertragsbenchmarks sind probates Mittel zur Überprüfung von Preisen und Leistungen während der Vertragslaufzeit. Wichtig ist, dass Sie sich bereits während der Verhandlungen zum ersten Vertrag über ein späteres Benchmarking Gedanken machen und eine wirksame Benchmarkklausel in Ihrem Vertrag verankern. Eine unvorteilhafte oder gar fehlende Benchmarkkausel kann im weiteren Verlauf der Sourcing-Beziehung gravierende monetäre Nachteile zur Folge haben. Sie sind dann bei jedem Benchmark auf eine Verhandlungslösung mit Ihrem Dienstleister angewiesen.

Wilko Reinhardt ist Principal Consultant im Team der Lexta Consultants Group in Berlin, www.lexta.com