Kaum lässt weltweit das Wirtschaftswachstum nach, stehen bei Unternehmen schon wieder Sparmaßnahmen an. Ins Visier des Top-Managements geraten meist als erstes die IT-Budgets, obwohl diese nur einen geringen Teil der Gesamtausgaben in Unternehmen ausmachen. Doch das ist laut dem Beratungsunternehmen McKinsey wenig intelligent und bringt zudem nicht das gewünschte Ergebnis.
Rasante Entwicklung der IT
Die Gründe hierfür liegen in der rasanten Entwicklung der Informationstechnologien innerhalb der letzten zehn Jahre. Bis zum Jahr 2000 waren die Budgets laufend gewachsen. Nach dem Platzen der Internetblase schraubten Firmen ihre IT-Budgets drastisch zurück.
In den Folgejahren haben CIOs sowie die Verantwortlichen in den Fachbereichen die oft bunt zusammen gewürfelten Geschäftsanwendungen verschlankt und deren Betrieb effizienter gestaltet. Auch Kosten für die IT-Infrastruktur wurden reduziert und - wo nötig - bestimmte Aktivitäten an externe IT-Dienstleister ausgelagert.
Gleichzeitig stieg die Abhängigkeit von der IT laufend. Viele Geschäftsprozesse, wie etwa die Steuerung von Lieferanten, sind heute ohne IT-Unterstützung nicht mehr effizient durchführbar. In der Automobilindustrie etwa gehören EDI-gestützte Just-in-Sequence-Abrufe zum Tagesgeschäft. Maschinen- und Anlagenbauer steuern ihr Service- und Ersatzteil-Management mithilfe webbasierter E-Commerce-Lösungen.
Einschnitte gefährden kritische Abläufe
Diese Tatsachen machen es heute schwerer denn je, die IT-Ausgaben einfach zu reduzieren. Beschließt das Management nur stumpfsinnig, dass die IT-Kosten runter müssen, gefährdet das unter Umständen geschäftskritische Abläufe im Unternehmen von der Vertriebsunterstützung bis zur Serviceabwicklung. Kurz: Wer in Krisenzeiten die IT-Ausgaben drastisch kürzt, handelt kontraproduktiv. Ziehen die Geschäfte nämlich wieder an, hinkt die IT hinterher.
Doch auch CIOs müssen ihre Hausaufgaben machen und IT-Projekte effizienter abwickeln sowie ihre IT-Ausgaben laufend überprüfen und kontrollieren. Dadurch lässt sich schnell erkennen, ob Gelder unnütz verschwendet werden.
Klare Sicht auf Daten
Zudem müssen sie genau die Bereiche definieren, in denen sich mithilfe durchgängiger Prozessabläufe rasch und möglichst kostengünstig Effizienzsteigerungen erzielen lassen. Dazu gehören den Autoren zufolge die Bereiche Absatzplanung und Vertrieb, Logistik und Produktion, Service- und Support-Prozesse sowie ein verbessertes Risiko-Management. Der Nutzen von Investitionen kann um bis das zehnfache höher sein als die geplanten Einsparungen.
Daraus lassen sich im Wesentlichen zwei Handlungsfelder destillieren. Zum einen brauchen Unternehmen eine klare Sicht auf alle Daten und Informationen. Oft lagern Stammdaten diese jedoch in unterschiedlichen Datentöpfen und einzelnen Geschäftseinheiten.
Diese lassen sich konsolidieren und einheitlich in einem zentralen Data Warehouse zusammenführen. Erst das erlaubt eine genaue Auswertung von Verkaufszahlen, etwa nach Produkten, Produktgruppen sowie Kunden und Märkten. Dank exakter Auswertungen lassen sich wiederum Absätze genauer planen und Vertriebsabläufe präziser steuern.
Das Geld steckt in den Prozessen
Zum anderen werden mithilfe optimierter Prozessabläufe Einsparungen erreichen. Dabei gilt es, Medienbrüche, Redundanzen sowie manuelle Eingaben auf ein Mindestmaß zu reduzieren. Innerhalb bestehender ERP- oder CRM-Anwendungen lässt sich ein weitgehend automatisierter Prozessablauf kostengünstig durch die Programmierung von Workflows oder Erweiterungen erreichen.
Beispielsweise kann in einer Anwendung zur Kreditverwaltung ein automatisierter Fehlercheck dazu beitragen, den Aufwand für manuelle Nacharbeiten aufgrund falsch eingegebener Daten deutlich zu verringern.
Zu diesen Ergebnissen kommen James M. Kaplan, Roger P. Roberts und Johnson Sikes in ihrem Bericht "Managing IT in a downturn. Beyond cost cutting".