Nicht unterstützte VBA-Syntax, versteckte oder geänderte Befehle, 64-Bit-Inkompatibilität, defekte Datei-Links und ungültige Namensbereiche: Das sind laut dem US-Marktforschungsinstitut Forrester die größten Herausforderungen, mit denen Firmen beim Upgrade auf Office 2010 zu kämpfen haben.
Office-Upgrade mit Tücken
Foto: Forrester Research
2011 wollen sieben Prozent der Unternehmen ihre Desktop-Anwendungen erneuern und dabei insbesondere Microsoft Office 2010 einführen. 88 Prozent der Betriebe werden dazu auf das Betriebssystem Windows 7 migrieren, 46 Prozent davon innerhalb der nächsten zwölf Monate.
Firmen, die Office 2010 einführen, sollten dieses sorgfältig planen und ausgiebig auf Kompatibilität und Integration mit anderen Anwendungen testen. Andernfalls kann es bei der Nutzung der neuesten Office-Version erhebliche Probleme geben. Das sagen die Marktforscher von Forrester in dem Trendbericht "Pitfalls to avoid when upgrading to Microsoft Office 2010". Hauptursache für Unterbrechungen des IT-Betriebs und der Geschäftsprozesse ist die Inkompatibilität der aktuellen Office-Version mit vorhandenen Office-Dateien und Applikationen.
Kompatibilitätstests sind Pflicht
IT-Teams in Unternehmen müssen daher besonders im Hinblick auf ihre Office-Dateien, Office-Vorlagen sowie bei der Integration mit anderen Anwendungen auf Kompatibilitäts-Aspekte achten. Das gilt auch für gekaufte oder selbstentwickelte Office-Add-Ins. Geschäftsanwendungen, wie etwa CRM- oder Content-Management-Systeme, die bereits mit MS Office integriert sind, erfordern wiederum Regressionstests.
Für die Kompatibilitätsprüfungen im Rahmen des Office-Upgrade bieten Microsoft und andere Anbieter spezielle sowie frei verfügbare Software-Tools an. Damit lassen sich die entsprechenden Tests weitgehend automatisiert und damit sicher durchführen. Passwort geschützte Dateien sowie E-Mail-Anhänge bei Outlook müssen jedoch nach wie vor manuell geprüft werden.
Office-Bedienung mit Ribbon
Ein weiterer wichtiger Aspekt sind gezielte Schulungen für die Endanwender. Das gilt insbesondere für den Umgang mit der Ribbon-Bedienleiste. Wer bereits Office 2007 einsetzt, ist im Vorteil. Dessen User kennen das Prinzip bereits. Die Umstellung ist ein Kinderspiel. Nutzer von Office-2003-Programmen sowie früherer MS-Office-Versionen müssen den Umgang erst lernen und einüben.
Zudem gibt es beim Wechsel von Office 2007 auf die aktuelle Version lediglich neun Befehlsänderungen, beim Umstieg von Office 2000 sind es dagegen 72. Den Marktforschern zufolge wird die Anzahl der User-Anfragen an den Helpdesk zum Lackmus-Test dafür, wie effizient die IT-Organisation das Upgrade durchführt.
Neue Funktionen beschleunigen ROI
Darüber hinaus können Firmen den Return on Investment (ROI) für das aktuelle Office-Paket schneller erzielen, indem sie die Vorzüge der neuen Office-Funktionen nutzen. Unter anderem lassen sich Dateien simultan bearbeiten, Multi-Command-Aufgaben mit einem Klick ausführen oder Excel-Diagramme mit Hilfe von Sparklines erstellen.
Darüber hinaus sollten Unternehmen bei der Umstellung auf Office 2010 die Anforderungen im Hinblick auf die Wiederherstellung der Integrität von Office-Dateien definieren. Zugleich gelte es, Überlizenzierungen zu vermeiden und für die einzelnen User-Gruppen einen Migrations-Fahrplan zu erstellen.