Weil jeder Geschäftsprozess oder jeder Kundenvorgang sowohl ein- als auch ausgehende Dokumente umfasst, ist es sinnvoll, die Prozesskette soweit wie möglich zu Automatisieren. Ziel ist es, möglichst viele Synergieeffekte zu nutzen.
Die zehn Trends im Einzelnen sind:
1. Verknüpfung von Input- und Output-Management (73 Prozent)
2. Workflow/Business Process Management (BPM) (66 Prozent)
3. Storage Management (65 Prozent)
4. Information Lifecycle Management (62 Prozent)
5. Elektronische Archivierung (57 Prozent)
6. DMS und Service orientierte Architektur (SOA) (57 Prozent)
7. Datenmigration (56 Prozent)
8. Records Management (50 Prozent)
9. Output Management (46 Prozent)
10. Outsourcing (44 Prozent)
Die große Beliebtheit der Verknüpfung von Input- und Output-Management geht allerdings nicht mit einer starken Nutzung entsprechender Lösungen einher. So hat erst rund jeder Dritte (34 Prozent) eine Input-Management-Lösung integriert. Output-Management-Lösungen sind nur bei 29 Prozent der Befragten im Einsatz. Und über integrierte Input-Output-Management-Lösungen verfügen sogar nur 16 Prozent.
Warum halten die Entscheider so große Stücke auf integrierte Input-Output-Management-Lösungen? 77 Prozent versprechen sich eine effizientere Verarbeitung der Dokumente. 71 Prozent erwarten außerdem, dadurch schneller reagieren zu können und somit die Kundenzufriedenheit zu steigern. 55 Prozent wollen schlicht Zeit und Kosten sparen.
Ein weiteres Ergebnis der Studie: 77 Prozent der Entscheider erkennen die größten Einsparpotenziale in maßgeschneiderten DMS-Gesamtlösungen aus einer Hand. 69 Prozent führen zusätzlich die automatisierte Erzeugung von ausgehenden Dokumenten an, 60 Prozent das schnellere Auffinden von Informationen.
Document Dialog hat für die Studie "DMS-Trends Sommer 2007" mit 100 Führungskräften aus der DMS-Branche gesprochen.