Behörden stehen heute nicht nur vor der Herausforderung, mit weniger Personal mehr Aufgaben zu übernehmen, sondern sie müssen auch den wirtschaftlichen Nutzen ihrer IT-Systeme nachweisen und gegebenenfalls erhöhen.
Geschäftsfunktionen konsolidieren
Deshalb versuchen Behörden verstärkt effizienter zu wirtschaften sowie weitgehend standardisierte Geschäftsfunktionen, wie etwa die Buchhaltung und das Personalwesen, in einem Shared Service Center zusammenzufassen sowie zu konsolidieren. In einem Shared Service Center lassen sich Geschäftsfunktionen von mehreren Behörden bündeln sowie leistungsfähigere IT-Strukturen für den Einsatz und die Implementierung neuer IT-Technologien schaffen. Dadurch lässt sich bei Ämtern das IT-Management vereinfachen sowie effizienter gestalten.
Die Marktforscher rechnen damit, dass die öffentliche Hand in den USA und Europa in den nächsten Jahren deutlich mehr Geld für Shared-Services-Projekte ausgeben wird. So sollen die Investitionen in diesem Bereich von 57,4 Milliarden US-Dollar im Jahr 2007 auf 76,2 Milliarden US-Dollar im Jahr 2012 steigen, was einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von sechs Prozent entspricht.
Skalen-Effekte realisieren
Dabei gibt es mehrere Modelle von Shared Services. So kann beispielsweise bereits eine einzelne Behörde ihre IT in einem Shared Service Center konsolidieren und zentralisieren. Datamonitor-Analystin Kat McGurdy bezeichnet dies als internes Outsourcing.
Denkbar ist aber auch das Modell einer Public-Private-Partnerschaft. Dabei betreibt ein privatwirtschaftlicher IT-Dienstleister die IT-gestützten Geschäftsprozesse mehrerer Behörden in seinem Rechenzentrum und stellt sie diesen als Shared Services zur Verfügung.
Vor allem durch die Zusammenlegung gleichartiger Prozesse ergeben sich Skaleneffekte, wodurch die öffentliche Hand IT-Betriebskosten reduzieren kann. Dies geschieht nicht automatisch, sondern muss durch entsprechende Investitionen in Prozess-Management und IT, wie etwa durch einheitliche Workflows und Self Services, realisiert werden.
Nach Ansicht der Marktforscher sollten deshalb besonders standardisierte Geschäftsfunktionen wie das Rechnungswesen oder die Personalwirtschaft, die auch behördenübergreifend ein Mindestmaß an Gemeinsamkeiten aufweisen, in einem Shared Service Center betrieben werden.
Komplexe IT-Prozesse aus der Hand geben
Der Untersuchung zufolge will die öffentliche Hand in Zukunft auch komplexere Funktionen und Prozesse in einem Shared Service Center zu konsolidieren. Dazu gehören unter anderem die Berechnung von Steuern und Sozialabgaben, aber auch der Betrieb von Online-Portalen für Bürger und Unternehmen. Das hängt unter anderem damit zusammen, dass inzwischen auch Behörden verstärkt Service-orientierte Architekturen (SOA) implementieren und einsetzen.
Allerdings weisen die Marktforscher explizit darauf hin, dass komplexe und vor allem sicherheitsrelevante Funktionen und Prozesse erst nach eingehender Prüfung an ein Shared Service Center vergeben werden sollten, denn dies sei politisch durchaus brisant und riskant.
Der Datamonitor-Report "Outsourcing and Shared Services in Government IT-Management" untersucht wie sich mithilfe von Shared-Services-Modellen die IT-Management-Strategien bei staatlichen und lokalen Behörden verbessern lassen.