Ein Arbeitnehmer kommt morgens ins Büro, holt sich vielleicht eine Tasse Kaffee und beginnt sein Tagwerk. Nach einer, vielleicht zwei Stunden Arbeit schaut er kurz nach, ob wichtige E-Mails eingelaufen sind. Dieses Szenario ist Softrust zufolge nicht nur unrealistisch, sondern so gut wie unvorstellbar geworden.
90 Prozent der Befragten überprüfen als erste Tätigkeit ihren elektronischen Posteingang, acht Prozent tun das während der ersten Viertelstunde, keiner lässt sich länger Zeit als 60 Minuten.
Tagsüber unterbrechen drei Viertel der Anwender die Arbeit, sobald eine E-Mail in den virtuellen Briefkasten flattert. Und das geschieht im Durchschnitt 39 Mal am Tag.
Arbeitspsychologisch töte das oft für eine Viertelstunde jegliche Konzentration ab, so Softrust. Consultant Wolfgang Schur erklärt: "Durch die ständigen Kontextwechsel schaffen Mitarbeiter weniger, und dies auch noch in geringerer Qualität."
Besonders schlimm daran: Die aufgewendete Zeit ist häufig genug verschwendet. 46 Prozent aller E-Mails sind ohne jegliche Bedeutung für die tägliche Arbeit, heißt es in der Umfrage. Und der größte Störenfried ist überraschenderweise nicht Spam, der in der Regel sofort als Müll ausgemacht und beseitigt ist.
Fast die Hälfte rechnet mit noch mehr E-Mail-Stau
Die Mail eines bekannten Absenders als irrelevant zu erkennen, dauert hingegen durchschnittlich zwei Minuten. Das Problem: 14 Prozent der unwichtigen Mails stammen nicht von Spammern, sondern von bekannten Absendern.
Zwar ging der Anteil dieser Post von 22 Prozent vor fünf Jahren um acht Prozent zurück. Dennoch sind sie hauptverantwortlich für verlorene Zeit am Arbeitstag: Von den 13,1 Minuten insgesamt machen sie 12,7 Minuten aus. Spam schlägt nur mit wenigen Sekunden zu Buche. Softrust rechnet den gesamten Zeitverlust hoch auf Kosten von mindestens 1.000 Euro im Jahr pro Mitarbeiter.
Die Befragten denken im Übrigen nicht, dass die Mail-Flut zurückgeht - fast die Hälfte kalkuliert mit noch mehr Stau beim E-Mail-Verkehr. Und 72 Prozent gehen davon aus, dass sich an den damit einhergehenden Übeln nichts ändert - ein Fünftel mehr als bei einer vergleichbaren Umfrage vor fünf Jahren.
Softrust befragte für die Studie "E-Mail-Nutzung im Unternehmen" eine Stichprobe von 50 Personen, ein Fünftel davon Manager, die Hälfte Sekretärinnen.