Auch an E-Mails entzünden sich juristische Auseinandersetzungen.
E-Mail und Instant Messaging (IM) sind längst alltägliche Mittel der Kommunikation im Arbeitsleben. Entsprechend rücken sie auch in juristischen Auseinandersetzungen rund ums Berufsleben immer öfter ins Zentrum des Geschehens.
Der Studie zufolge wurde im vergangenen Jahr jedes fünfte Unternehmen in den USA von Justiz oder anderen Behörden aufgefordert, eine Angestellten-Mail für ein Verfahren weiterzugeben. Im Vorjahr waren es noch sieben Prozent weniger.
Bei 13 Prozent der befragten Firmen hat sich an einer E-Mail eines Angestellten sogar schon ein Rechtsstreit entzündet.
Trotzdem sind Unternehmen und Angestellte für den kniffligen Umgang mit Mail und IM noch nicht genügend vorbereitet. In mehr als der Hälfte (54 Prozent) der befragten Firmen gibt es keine eindeutigen Regeln dafür, welche E-Mails gelöscht und welche archiviert werden müssen. Das sei, so Nancy Flynn vom ePolicy Insitute, "höchst alarmierend".
Sicherheitsleck durch IM
Besonders kritisch schätzen die Autoren die Lage bei jenen 41 Prozent der Angestellten ein, deren Arbeit gesetzlichen Bestimmungen unterworfen ist. Mehr als ein Drittel (34 Prozent) von ihnen ist sich nicht sicher, ob sie den juristischen Vorgaben zum Umgang mit E-Mails genügen. Fast neun Prozent wissen: Sie tun es nicht.
Noch weniger sensibel sind die Firmen offenbar beim Thema Instant Messaging. Immerhin ein Drittel der Angestellten nutzt diesen schnellen Kommunikationsweg - vor allem für geschäftliche Angelegenheiten. Eine Policy über die Archivierung solcher IM-Chats haben aber erst sechs Prozent der Unternehmen aufgelegt.
Die IM-Chats stellen offenbar auch ein Sicherheitsproblem dar: Während in zwei Dritteln der Firmen der externe Mail-Verkehr durch Software überwacht wird, ist das beim Instant Messaging nur in jedem zehnten Unternehmen der Fall.
Firmen ahnden Verstöße strenger
Immerhin: Die Unternehmen scheinen zu lernen. Mittlerweile legen mehr als die Hälfte (54 Prozent) von ihnen eigene Trainings zu den E-Mail-Policies auf - sechs Prozent mehr als in der Vorjahresbefragung.
Entsprechend ahnden die Firmen aber auch Verstöße härter: Jedes vierte Unternehmen hat bereits einen Angestellten wegen Verstoßes gegen die Policy entlassen.
Die Untersuchung "Workplace E-Mail and Instant Messaging Survey" wird seit 2001 von der American Management Association und dem ePolicy Insitute durchgeführt. Für die Auflage 2004 befragten die Institute 840 US-Unternehmen.
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