Edeka Nord digitalisiert Vertragsmanagement

Edeka Nord setzt auf Automatisierung: Nach Mietobjekten, Eingangsrechnungen oder E-Mail-Archivierung folgt nun das papierlose Vertragsmanagement. Selbst Fristen, zum Beispiel für die Kündigung von Lieferantenverträgen, werden automatisch überwacht.

Mit Begriffen wie "Transparenz" und "Verfügbarkeit" umschreibt Ernst Bochnig, Geschäftsbereichsleiter IT und Organisation bei dem Handelsriesen mit Hauptsitz in Neumünster, die stetige Weiterentwicklung des elektronischen Managements von Daten und Dokumenten. Für die Verschlankung der Verwaltungsprozesse – die notwendigerweise zu Kosteneinsparungen und auch zu einem Personalabbau bei den Bürotätigkeiten führen muss – setzt man schon seit Jahren auf Lösungen der DOXiS4 iECM-Suite des deutschen Software-Herstellers SER.

Enterprise Content Management (ECM) soll zur "Verbesserung der Kundenzufriedenheit durch schnellere und umfassendere Auskunftstätigkeit" der Mitarbeiter im Kundenservice führen: "Die Reaktionszeiten bei Anfragen und Reklamationen konnten mit Archiv und elektronischen Akten wesentlich verkürzt werden."

Im Objektmanagement angesiedelt

Die neueste Stufe besteht in einem Modul für Vertragsmanagement, das in der Abteilung Objektmanagement angesiedelt ist. Schon seit längerem werden hier alle Verträge, die Edeka Nord abgeschlossen hat, aufbewahrt und verwaltet. Neben den Verträgen, die direkt mit den Liegenschaften oder Mietobjekten zu tun haben, geht es um eine ganze Palette von schriftlichen Dokumenten – zum Beispiel Verträge mit Lieferanten oder den zu Edeka gehörenden Tochterbetrieben wie Bäckereien, Fleischwerk oder Dienstleistungs- und Wartungsverträge.

Die Ausgangssituation wird von SER so beschrieben: "Bisher waren die Verwaltung der Verträge und die Überwachung von Fristen sehr aufwendig. Die große Anzahl der Verträge – mehr als 4000 allein in der Objektverwaltung – ließ sich ohne professionelles Vertragsmanagement nur schwer beherrschen." Mit der Einführung elektronischer Vertragsakten sollen Objekt- und Vertragsdaten miteinander gekoppelt werden, so dass ihre Verwaltung und Bearbeitung zügiger von statten geht.

Bis zu 50 User gleichzeitig

Die elektronischen Vertragsakten werden nun mit den Objektakten verzahnt, so dass anhand der hinterlegten Objektnummer sowohl aus der Vertrags- als auch aus der Objektakte Verträge aufgerufen, angezeigt und bearbeitet werden können. Bis zu 50 User können gleichzeitig mit den Vertragsakten arbeiten. Dazu gehören Mitarbeiter der Objektverwaltung, der Geschäftsführung sowie unterschiedliche Bereichs- und Abteilungsleiter.

Altakten werden nun komplett digitalisiert, und nicht mehr benötigte Wartungsverträge sollen leichter identifiziert und gekündigt werden. Der ECM-Projektleiter Thomas Steiner betont: "Die Fristenüberwachung ist für uns die wichtigste Funktion des neuen Vertragsmanagements. Die Vertragsüberwachung erinnert die Mitarbeiter rechtzeitig an mögliche Kündigungsfristen, so dass keine 'Altleichen' mehr mit durchgeschleppt werden wie zum Beispiel Wartungsverträge für Hardware, die längst nicht mehr im Einsatz ist."

Auch E-Mail und Microsoft Office-Dokumente im ECM

Neben Objekt- und Vertragsmanagement hat Edeka Nord bereits folgende Bereiche in ECM-Systeme überführt: Archivierung inklusive E-Mail (Lotus Notes) und Microsoft Office-Dokumente, Verarbeitung von Eingangsrechnungen und Freigabeprozesse für Waren- und Kostenrechnungen. Die Personalabteilung arbeitet überdies seit 2006 mit elektronischen Personalakten.