Mehr Transparenz, weniger Kosten - das war das Ziel von Heiko Unverzagt, IT-Leiter bei der Frankfurter VTB Bank. Sein Problem: Erfassung, Kontrolle und Analyse der IT-Kosten waren immer schwerer in den Griff zu bekommen. Unverzagt wollte eine Business Intelligence-Lösung, die den Planungs- und Budgetierungsprozess für alle IT-Services unterstützt. Er entschied sich für den Anbieter Nicetec aus Bissendorf (bei Osnabrück) und die IT-Controlling-Plattform Netinsight.
Die VTB Bank ist seit 35 Jahren am Markt und wickelt Handelsbeziehungen zwischen Deutschland und Russland sowie anderen GUS-Staaten ab. Nach eigenen Worten verfügt sie über ein Netz von mehr als 450 Korrespondenzbanken in Russland und der GUS.
Unverzagt betont, dass der reibungslose Ablauf aller Geschäftsprozesse direkt von der IT abhängt. Er will daher aktuelle und künftige Anforderungen "im Detail" kennen, um "in Ausstattung und Performance jederzeit einen optimalen Service" bieten zu können.
Die neue IT-Controlling-Plattform löste eine selbstentwickelte Budget-Datenbank ab. Deren Nachteil: Sachbearbeiter mussten die Daten manuell pflegen und verarbeiten. Das kostete nicht nur Zeit, sondern führte auch immer wieder zu Fehlern und damit zu schlechter Datenqualität.
Für die neue, integrierte BI-Lösung gab IT-Leiter Unverzagt diese Anforderungen vor: Zuordnung der Kostenarten, Rechnungsbearbeitung, jährliche Budgetierung und Mittelfrist-Planung und Berichtswesen sowie Vertragswesen. Dafür hat sich der Dienstleister im ersten Schritt mit der VTB Bank zusammengesetzt, um ein neues IT-Kostenartenschema zu definieren.
Jedes IT-Produkt erhält ein detailliertes Kostenarten-Kennzeichen
Das Team hat die Ausgaben in Wartungs-, Investitions-, Infrastruktur-, Kommunikations- und Verbrauchs- sowie Projektkosten nach Software, Hardware und externen Dienstleistungen aufgegliedert. "Alle IT-Produkte wurden mit einem definierten Kostenarten-Kennzeichen versehen, wodurch im nächsten Schritt eine detaillierte Kostenarten-Analyse möglich war", erklärt Unverzagt.
Insgesamt haben je drei Mitarbeiter aus Bank und Dienstleister etwa sechs Monate lang an dem Projekt gearbeitet. Nach eigener Darstellung hat der VTB-Bank-IT-Leiter nun mehr Einblick in IT-Leistungen und -Kosten und kann besser planen. Außerdem stieg die Qualität der Daten. "Die deutlich vereinfachte automatisierte Erstellung von Rechnungen aus den Vertragsdaten heraus bringt einen erheblichen Effizienzgewinn", so Unverzagt.
Derzeit lotet der IT-Manager weitere Funktionalitäten der Plattform aus. Er setzt mit seiner Abteilung interne Prozesse neu auf, um auch die Kostenstellenrechnung künftig via Netinsight zu realisieren.