Dieses Prozedere kann durch die Einführung eines elektronischen Krankenhaus-Informationssystems und eines digitalen Archivs um ein Vielfaches beschleunigt werden. Dadurch steigert sich die Produktivität, die Krankenhaus-Aufenthalte verkürzen sich und dies führt zu einer Kostenreduktion. Das kommt den Patienten, den Ärzten und den Versicherungsträgern zu Gute.
Durch die Arbeit mit papierbasierten Patientenakten geht im Krankenhaus-Alltag viel Zeit verloren. So muss beispielsweise bei der Einlieferung eines Patienten die Akte erst im physischen Archiv gesucht und dann in die richtige Abteilung gebracht werden. Oft müssen verschiedene Ärzte einen Blick in die Akte werfen, und die Akte wandert somit quer durch das ganze Krankenhaus. Wird sie nach Abschluss der Untersuchungen im Archiv falsch einsortiert, kann man sie unter Umständen nie wieder finden und wichtige Informationen über den bisherigen Gesundheitszustand des Patienten gehen verloren. Abhilfe kann hierbei die elektronische Patientenakte leisten. Sie ist ein digitales Dokument, in dem sich alle Untersuchungsergebnisse, Gespräche mit den Patienten, Röntgenbilder und sonstige Dokumentationen elektronisch archivieren lassen. Wie genau funktioniert die Archivierung?
Der Archivierungsvorgang
Um die gewünschten Dokumente in der elektronischen Patientenakte archivieren zu können, müssen alle Dokumente digital vorliegen. Das kann entweder direkt bei der Erstellung des Dokuments erfolgen, z. B. indem Besprechungsnotizen mit einem Diktiergerät aufgenommen und Schriftstücke mit dem PC erstellt werden. Moderne Röntgenapparate können direkt digitale Bilder erzeugen. Alle anderen papierbasierten Dokumente müssen manuell eingescannt werden.
Diese Vielzahl an Dokumenten wird dann den entsprechenden elektronischen Patientenakten zugeordnet, was mit Hilfe eines Krankenhaus-Informations-Systems (KIS) oder Dokumenten-Management-Systems (DMS) erfolgt. Die Software steuert alle Abläufe vom Scan-Vorgang bis hin zur Archivierung. Aufgrund der für Patientenakten gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren müssen die sensiblen Daten sicher vor Viren und Verfall geschützt sein. Zudem dürfen die Daten nicht veränderbar sein. Auch die Richtlinien des DICOM-Standards, die den herstellerunabhängigen Austausch von medizinischen Bildern zwischen Geräten, Computern und Krankenhäusern regeln, müssen erfüllt werden. Doch welche Speicherlösung erfüllt diese Kriterien?
Optische Speicherung als geeignete Lösung
Für die elektronische Langzeitarchivierung von Patientenakten ist ein optisches Speichergerät eine sehr sichere Lösung. Juke Boxes sind mit einmal-beschreibbaren DVD- oder den neuen PDD-Medien (PDD=Professional Disc for DATA) ausgestattet sowie kostengünstig und sicher zugleich. Auf den Medien sind die Daten revisionssicher und vor Viren geschützt. Muss einem bereits gespeichertem Dokument noch etwas hinzugefügt werden, so wird automatisch eine Kopie der Originaldatei erstellt, welche die gewünschten Änderungen speichert. Die Kopie wird mit einem Verschlüsselungscode versehen. Somit lassen sich alle Änderungen bis hin zum Original zurück verfolgen.
Auf den Medien sind die Daten vor Umwelteinflüssen jeglicher Art sicher (z. B. Blitzschlag, Stromausfall oder Überschwemmung). Nach einem Stromausfall liegen die Medien unberührt in ihren Slots und sind sofort wieder einsatzbereit. Auch die lange Medienlebensdauer von über 50 Jahren spricht für eine optische Archivierung. Die zur Verfügung stehende Speicherkapazität spielt eine große Rolle, denn gerade digitale Röntgenbilder produzieren riesige Dateien.
Mit dem neuen Speichermedium PDD ist die Juke Box sehr gut gerüstet, wenn es um hohe Speichervolumina geht. Durch die neue Blaulichtlaser-Technologie, mit der die PDD arbeitet, erzielt das Medium eine Speicherkapazität von 23,3 Gigabyte. Der eingesetzte blaue Laser erreicht eine höhere Schreibdichte als herkömmliche rote Laser und hat somit mehr Platz zum Schreiben von Daten. Moderne Juke Boxes erreichen mit nur 600 PDD-Medien eine Kapazität von 14 Terabyte.
Bislang sind die DVD-Medien im Einsatz von Juke Boxes weit verbreitet, da sie zuverlässig und kostengünstig sind. Allerdings erreichen sie nur eine Kapazität von maximal 9,4 Gigabyte. Etwa eine von JVC Professional Europe Ltd. entwickelte Juke Box ermöglicht dem Anwender einen Mischbetrieb von DVD- und PDD-Medien. Damit bietet dieses Verfahren ein hohes Maß an Investitionsschutz, denn bei steigendem Dokumentenaufkommen können Anwender die Speichersysteme schnell und kostengünstig aufrüsten.
Eine Lesegeschwindigkeit von 11 Megabyte pro Sekunde macht die PDD vor allem auch für Krankenhäuser interessant, da diese massenweise große Dateien wie Röntgenbilder oder Videoaufzeichnungen von OPs archivieren. Die in JVC Juke Boxes eingesetzten Features selbstjustierende Greifrobotik und integrierte Staubfiltersysteme machen eine zusätzliche Wartung überflüssig. Das spart viel Zeit und Kosten. Auch Sicherheitskopien können kostengünstig erstellt und in feuerfesten Tresoren archiviert werden.
Patientenakte per Knopfdruck
Schluss mit den staubigen Papierakten: Die elektronische Patientenakte kann an jedem eingerichteten Recherche-Arbeitplatz aufgerufen und gesichtet werden. Man ist auf keine Archiv-Öffnungszeiten mehr angewiesen. Auch die Wartezeit, bis man die Akte in der Hand hat, entfällt. Nach dem Start einer Recherche erhält der Arzt den Überblick über die Untersuchungen seiner Patienten. Der Zugriff auf die elektronische Akte erfolgt direkt über die Juke Box. Deren Mediengreifer holt das entsprechende Medium aus seinem Slot, schiebt es in Sekundenschnelle in das Leselaufwerk und schon sind die gewünschten Daten am Monitor sichtbar. Ein weiterer Vorteil der elektronischen Patientenakte ist die parallele und örtlich unabhängige Verfügbarkeit der Akte. Im digitalen Archiv kann die Akte nie verloren gehen. Ein Löschen des Datensatzes ist nicht möglich.
Frank Gießler, Vertriebsleiter bei JVC Professional Europe.