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Beim Thema "Datenspeicherung" klaffen in Unternehmen große Lücken zwischen Theorie und Praxis. Zwar stimmt ein Großteil der weltweit befragten 1.680 Firmen (86 Prozent) der These zu, dass es eines formalen Plans für die Vorratsdatenspeicherung bedarf. Solche Pläne umgesetzt aber hat nicht einmal jedes zweite Unternehmen (47 Prozent). Die Studie von Symantec hat untersucht, mit welcher Strategie große Unternehmen ihre ständig wachsenden Datenmengen organisieren.
Obwohl Datenspeicher etwa pro Gigabyte gerechnet immer preiswerter werden, entsteht durch den wenig strategischen Umgang mit der Datenflut ein neues Problem: Die Menge der gespeicherten Daten wächst schneller als der ökonomisch vertretbare Aufwand für zusätzlichen Speicherplatz.
So hat Symantec herausgefunden, dass satte 85 Prozent der Daten im Backup auf unbegrenzte Dauer vorgehalten werden, viele von ihnen aus rechtlichen Gründen. Diese Vorhaltung aus juristischen Notwendigkeiten bindet 45 Prozent der kompletten Kapazitäten für das Backup von Firmendaten. Nach eigenen Angaben halten die befragten Unternehmen aber rund 30 Prozent der Daten für überflüssig.
Dieses Datenchaos führt dazu, dass Zeitpläne für notwendige Backups nicht eingehalten werden können. Zudem müssen die Konzerne mehr Zeit und Ressourcen investieren, um wirklich wichtige Daten aufzuspüren. So ist es Symantec zufolge mittlerweile 1.500 mal teurer, die vorgehaltenen Daten auszuwerten, als sie zu speichern. Dies verdeutliche, so Symantec, "wie wichtig effiziente Recherche- und Suchfunktionen und kluge Richtlinien für das Löschen von Daten für Unternehmen sind." Im Extremfall kann der lasche Umgang mit den Datenfluten sogar zu Problemen bei Rechtsstreitigkeiten führen, wenn Dokumente zu einem festen Zeitpunkt vorgelegt werden müssen, aber nicht verfügbar sind.
Bei der Suche nach den Gründen für die Diskrepanz zwischen Anspruch und Wirklichkeit der Datenhaltung hilft ein Blick in die Abteilungen weiter. So halten 41 Prozent der IT-Verantwortlichen einen Plan zum richtigen Speichern und Verwalten von Informationen für unnötig. Ein knappes Drittel (30 Prozent) gibt an, dass niemand mit dieser Aufgabe beauftragt wurde, während 29 Prozent die hohen Kosten scheuen.
Keine Backup-Strategie und wenig Know-how
In den Rechtsabteilungen ist die Angst vor hohen Kosten wesentlich größer: Hier sehen 58 Prozent den großen finanziellen Aufwand als eine Ursache für das Fehlen einer Backup-Strategie an. Zudem fehle dort das Know-how für das Ausarbeiten eines solchen Plans (48 Prozent) sowie die klare Zuweisung, wer dafür verantwortlich sei (40 Prozent). Vielleicht sollten sich beide Abteilungen mal darüber zusammen setzen.
Abgesehen davon, dass erfolgreiche Firmen zu 71 Prozent über einen Plan für den Umgang mit Altdaten verfügen und nur 27 Prozent der weniger erfolgreichen: Von den Klassenbesten nutzen erstaunlicherweise nur 26 Prozent eine Backup-Software für die Archivierung, während das in der letzten Reihe 49 Prozent tun. Hier scheint also im Nachteil zu sein, wer sich unkritisch auf die Technik verlässt, ohne einen strategischen Plan dafür zu haben. Entsprechend hoch ist in dieser verbesserungsfähigen Zielgruppe der Anteil der unnötig gespeicherten Daten: 50 Prozent. Die Besten im Ranking müssen sich gerade mal mit einem Anteil von zehn Prozent herumschlagen.
So liegen die Ratschläge von Symantec nahe, die sich aus der Umfrage ergeben: Erstellen Sie einen Plan für das Löschen nicht mehr benötigter Informationen. Hören Sie damit auf, Ihre Backup-Lösung für das Langzeit-Archivieren zu missbrauchen. Holen Sie sich eine Lösung für Daten-Deduplizierung ins Haus, um die steigenden Kosten für Speicher zu reduzieren.