Unternehmen müssen Regeln einhalten, wenn sie Systeme wie Skype oder MSN einsetzen. Denn Instant Messages gelten wie E-Mails als Handelsbriefe. Damit unterliegen sie der gesetzlichen Archivierungspflicht. Darauf weisen Rechtsanwalt Stefan Schicker und die Kommunikationsagentur Dr. Haffa & Partner in einem Dossier hin.
Instant Messaging ersetzt im Geschäftsleben immer öfter Brief, E-Mail und Telefon. Elektronische Kurznachrichten werden schnell, einfach und unkompliziert ohne Brimborium verschickt. Gespeichert werden die Botschaften aber nur selten, obwohl es sich meistens um Handelsbriefe handelt.
Handelsbriefe sind alle Schriftstücke, die die Vorbereitung, den Abschluss oder das Rückgängigmachen eines Handelsgeschäfts betreffen. Dazu gehören Preisangaben, Angebote und Auftragsbestätigungen. Dabei wird der Begriff "Geschäftsbrief" in der Praxis weit ausgelegt. Ausgenommen sind nur Mitteilungen zwischen Niederlassungen mit Gesellschaftern.
Bei der Definition von Handelsbriefen kommt es nicht auf die Form, sondern auf den Inhalt an. Werden zum Beispiel über Skype steuerrechtlich relevante Daten verschickt, gilt die Archivierungspflicht. Das bedeutet in der Praxis: Alle Dokumente müssen unverändert archiviert, wieder auffindbar und angezeigt werden können.
Kommen Unternehmen den gesetzlichen Bestimmungen nicht nach, drohen Bußgelder. Das Gesetz sieht aber auch Haftstrafen vor. "Bei fehlender Archivierung kann es außerdem zu Problemen bei der Steuererklärung kommen", sagt Rechtsanwalt Schicker. So kann das Finanzamt die Steuer schätzen, wenn die Unterlagen zum Nachweis nicht ausreichen.
Bevor Unternehmen Skype, MSN und ähnliche Dienste installieren, sollten sie entscheiden, wie mit Instant Messages umgegangen wird. Nutzen Mitarbeiter die elektronischen Kurznachrichten auch für den Austausch mit Kunden, muss die Firma sie aufbewahren.
Nötig dafür ist ein Archivierungs-System, das alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt und alle Nachrichten automatisch speichert. Unternehmen sollten deshalb bei der Wahl eines Instant Messages Dienstes auf Funktionen wie Archivierung, Filter und Scanning achten. Denn die Verantwortung, für eine Entscheidung von Fall zu Fall, wann eine Nachricht geschäftlich ist, kann keinem Mitarbeiter auferlegt werden.