Insofern gibt der nachfolgende Artikel eine Antwort auf die Frage, welches die wichtigsten Herausforderungen sind und welche praxiserprobten Maßnahmen ergriffen werden müssen, um diese erfolgreich anzunehmen.
Herausforderungen und Lösungsansätze
Wenngleich von zentraler konzeptioneller Bedeutung, sind die Ziele, die mit der IT-BSC erreicht werden sollen, häufig nicht hinreichend festgelegt. Diese Ziele können unterschiedlich sein und reichen von einer eher technologisch orientierten Performance-Messung über eine verbesserte Steuerungsfähigkeit des CIO-Unternehmensbereichs bis hin zu einer verbesserten Ausrichtung der IT an den Firmenzielen.
Um die Ziele festzulegen ist es wichtig, dass die Erwartungshaltung des CIOs und des IT- Managements frühzeitig aufgenommen wird. Sofern die IT-BSC in eine unternehmensweite BSC integriert ist, ist zudem eine Abstimmung mit dem CFO-Unternehmensbereich erforderlich. Bei der Planung des Projektes sollte dieser Abstimmung ein ausreichender Zeitraum beigemessen werden.
Informationsempfänger bestimmen
Innerhalb des IT-Managements bestehen unterschiedliche Informationsbedürfnisse. Diese sind abhängig von der fachlichen Ausrichtung, der jeweiligen Leitungsspanne sowie der IT-Organisation. Da die IT-BSC von möglichst vielen Mitarbeitern genutzt werden sollte, ist der Empfängerkreis präzise festzulegen. In der Praxis ist es somit vor großer Bedeutung, dass Inhalt und Detaillierungsgrad der Kennzahlen in ein angemessenes Verhältnis zum Empfängerkreis gebracht wird.
Die "richtigen" Kennzahlen filtern
Die Auswahl der "richtigen" Kennzahlen ist eine der größten Herausforderungen bei der Einführung der IT-BSC. Das ist darauf zurückzuführen, dass es eine Fülle von potentiellen Kennzahlen für die IT gibt und eine "Long List" von 100 bis 250 Kennzahlen zu Beginn eines Projektes nicht ungewöhnlich ist. Da eine IT-BSC aus Gründen der Übersichtlichkeit jedoch nicht mehr als zehn bis 20 Kennzahlen enthalten sollte, hat sich ein dreistufiges Vorgehen zur Reduzierung der Kennzahlenanzahl in der Praxis bewährt.
Stufe 1: Das Projekt-Team sollte in eine Diskussion mit dem Top-IT-Management eintreten und kritisch prüfen, inwiefern die "Long List“ steuerungsrelevant im Sinne der IT-strategischen Ziele ist. Erfahrungsgemäß kann auf diesem Wege die "Long List“ um mehr als ein Viertel reduziert werden.
Stufe 2: Jede IT-BSC beruht auf den so oder ähnlich lautenden Kategorien "Ausrichtung an Kunden“, "Wert für das Business“, "Anforderungsgerechte Services“ sowie "Innovation und langfristige Ausrichtung“. Häufig zeigt sich zu Projektbeginn, dass eine Unausgewogenheit zugunsten "anforderungsgerechter Services“ besteht. Ein Ausgleich erfolgt am besten durch eine eingehende Prüfung, ob die Kennzahlen auf der adäquaten Scorecard-Ebene angebracht wurden.
Stufe 3: Eine signifikante Reduzierung der Kennzahlen kann vor allem dadurch erreicht werden, dass Kennzahlen präzise beschrieben werden. Es hat sich bewährt eine standardisierte Vorlage zu benutzten, um das genaue Ziel der Kennzahl, die Formel, den Zielwert, die Grenzwerte ("wann ist die Kennzahl rot statt gelb"), die Quelle, den Berichtszeitraum sowie die Prozessschnittstelle, an der die Kennzahl erhoben wird, genau zu erfassen. Eine präzise Beschreibung der Kennzahlen hat somit die Funktion, die Kennzahlenauswahl zu erleichtern. Aus praktischer Sicht kann die Regel aufgestellt werden, dass nur solche Kennzahlen es letztlich in die IT-BSC "schaffen", die hinreichend präzise beschrieben werden können.
In Versionen planen
Eine häufig unterschätze Herausforderung besteht darin, dass eine IT-BSC bereits in der ersten Version lauffähige Kennzahlen besitzen sollte. Aufgrund der Validität oder der Verfügbarkeit von Daten bzw. der zugrunde liegenden Reports ist eine entsprechend eingehende Prüfung bereits während der konzeptionellen Phase notwendig.
Jede Kennzahl ist daher sorgfältig auf Realisierbarkeit zu prüfen und immer dann zurückzustellen, wenn ihre Umsetzung zum geplanten Zeitpunkt der ersten Version nicht möglich ist. Diese sollte aus Akzeptanzgründen für jede der vier IT-BSC-Kategorien mindestens eine Kennzahl enthalten. Anschließend ist zu planen, zu welchem Zeitpunkt bzw. in welcher Version welche Kennzahlen umgesetzt werden können.
Tool erst nach Konzeptphase auswählen
Es existiert eine Vielzahl unterschiedlicher IT-BSC-Anwendungen, welche häufig eine schnelle Realisierung versprechen. Diese kann jedoch nur dann eingelöst werden, sofern vorab eine präzise Beschreibung der Zielstellung sowie der Kennzahlendetails stattgefunden hat. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle Anforderungen technisch umgesetzt werden können.
Mitarbeiterakzeptanz herstellen
Eine IT-BSC schafft Transparenz und diese wird von Mitarbeitern häufig mit Kontrolle oder dem Aufdecken von Schwächen gleichgestellt. Um eine solche Fehlinterpretation abzuwehren, ist es wichtig, die Einführung auf ein Fundament der Akzeptanz zu stellen. Dies kann durch eine frühe und fortwährende Information der Mitarbeiter sowie durch ihre Einbindung in das Projekt - z. B. durch Interviews oder Workshops - erreicht werden.
Fazit
Es gibt nachweisbar erfolgreiche und effizient durchgeführte IT-BSC-Einführungen, die einen hohen Nutzen im Hinblick auf eine verbesserte Steuerung des CIO-Bereichs haben. Um diesen Erfolg sicherzustellen ist es wichtig, dass dem Projekt-Team sowohl zentrale Herausforderungen als auch deren Lösungsstrategien bekannt sind.
Sebastian Paas ist Senior Manager IT Performance & Strategy bei der KPMG Deutsche Treuhand-Gesellschaft AG.