Demnach verbringt jeder Beschäftigte weltweit pro Jahr rund 84 Arbeitstage mit unproduktiven Tätigkeiten. 2004 machten die Kosten dafür in Deutschland neun Prozent des Bruttoinlandsproduktes aus. Das entspricht rund 220 Milliarden Euro.
Die Gründe dafür liegen wie in den Vorjahren vor allem beim Management. Sie haben im Vergleich sogar noch zugenommen. 46 Prozent aller Produktivitätsverluste resultieren aus mangelnder Planung und Steuerung. Im Vorjahr waren es 40 Prozent.
Mangelnde Kommunikation ist dafür in vier Prozent der Fälle, die fehlende Arbeitsmoral in neun Prozent verantwortlich. Mangelnde Qualifikation der Mitarbeiter trägt zu acht Prozent zum Verlust von Produktivität bei.
Kaum Produktivitätsverluste durch die IT
IT-Probleme sind dafür nur zu einem Prozent die Ursache. Das sah 2002 noch ganz anders aus. Seinerzeit verursachte die IT acht Prozent der Produktivitätsausfälle. Die Gründe für das gute Abschneiden der IT beleuchtet die Studie nicht.
Sie könnte aber, sofern dafür Bereitschaft besteht, das Management bei der Behebung von Fehlern in Management-Systemen unterstützen und damit zu einer Erhöhung der Produktivität beitragen. Nach den Beobachtungen von Proudfoot kranken diese Systeme nämlich unter anderem an:
- nicht vorhandenen, schlechten oder unangemessenen Messverfahren,
- einem unzureichenden Berichtswesen,
- mangelhaften Leistungskennzahlen.
Der Meeting-Frust
Vom Meeting-Frust kann auch so mancher CIO ein Lied singen. Und trägt doch seinen Teil zu einem unproduktiven Verlauf der Besprechungen bei, wie die Studie zeigt. Proudfoot hat 150 Meetings in 50 Firmen begleitet und analysiert.
Dabei haben die Berater in einigen Firmen beobachtet, dass Meetings einberufen werden, "ohne jemals die Frage zu stellen, was der tatsächliche Nutzen solcher Zusammenkünfte ist". In anderen Unternehmen werden sie dagegen nur nach Bedarf einberufen und straff und zielorientiert geführt. Das ist aber nach den Beobachtungen von Proudfoot eher die Ausnahme als die Regel.
Für fast die Hälfte der Besprechungen gab es keine Tagesordnung, die vor der Sitzung verteilt wurde. Für die Teilnehmer war daher keine Vorbereitung möglich. In 49 Prozent der Fälle trafen sich Mitarbeiter zur falschen Zeit am falschen Ort oder wichtige Mitarbeiter waren gar nicht eingeladen.
Bei weniger als einem Drittel der Meetings waren die Teilnehmer vorbereitet und wurden Protokolle erstellt. Nur zwölf Prozent endeten mit einer klaren Festlegung der nächsten Arbeitsschritte. In 73 Prozent aller Fälle wurden Follow-Up-Aktivitäten unklar kommuniziert. Auch Fälligkeitstermine oder Verfahren zur Ergebnisüberwachung wurden nach dem Meeting nicht vereinbart.
Da wundert es wenig, dass interne und externe Kommunikationsprobleme auf der Liste der Hauptursachen für mangelnde Effizienz in Unternehmen auf Platz eins steht.
Der Proudfoot-Report "Produktivitätsstudie 2005" stützt sich auf etwa 2.600 Einzelstudien aus rund 100 Projekten von Proudfoot Consulting in mittleren und großen Unternehmen. Zudem wurden 816 Führungskräfte in elf Ländern befragt.