Der Untersuchung zufolge erfordern ständig wechselnde Anforderungen eine leichte Anpassbarkeit von Soft- und Hardware, ohne die Effizienz oder die Datensicherheit zu beeinträchtigen. Die IT-Governance soll daher für sichere Strukturen sorgen. Sie fasst Aspekte zusammen, die bei der Ausrichtung und Steuerung der IT zum Tragen kommen. Dazu zählen sowohl die IT-Strategie und Fragen der Organisation als auch die interne Leistungsverrechnung von IT-Services.
Die IT soll allen Anforderungen des Unternehmens gerecht werden und dafür sorgen, dass gesetzliche Vorschriften eingehalten werden und ein positiver Wertbeitrag für die Gesamtorganisation erreicht wird. Treibende Kraft für IT-Governance-Projekte sind bei rund 60 Prozent der Unternehmen geänderte Anforderungen an die Systeminfrastruktur.
Der Anstoß zu IT-Governance-Projekten kommt in mehr als der Hälfte der Fälle vom Top-Management. Als wesentliche Beweggründe geben 56 Prozent der Befragten die Steigerung der Effizienz durch reduzierte IT-Kosten und der Abbau von Parallelstrukturen an. Fast 40 Prozent nennen notwendige Änderungen aufgrund gesetzlicher Vorschriften und knapp 38 Prozent ein besseres Risiko-Management als Projektziel.
Laut der Studie zeigen sich beim Monitoring von IT-Governance-Projekten große Defizite. So können nur 16 Prozent der Befragten messbare finanzielle Folgen belegen. Doch genau sie konnten Einspareffekte von teilweise mehr als 30 Prozent aufzeigen. Bei den anderen Firmen gibt es zwar auch Erfolgskontrollen. Sie folgen jedoch qualitativen Kriterien. Daher kommt es, dass Erfolge wie Effizienzgewinne, eine höhere Datensicherheit oder auch eine stärke Kundenbindung häufig eher behauptet als systematisch dokumentiert werden.
Das Ergebnis zeigt, dass es in der Praxis oftmals Konflikte zwischen dem IT-Bereich und operativen Abteilungen über Kompetenzen, die Aufteilung der Kosten und nicht zuletzt die Änderungen von Entscheidungsbefugnissen gibt. Aus diesem Grund legen die Befragten viel Wert darauf, verbindliche Erfolgskriterien festzulegen. Außerdem sollten geplante Änderungen rechtzeitig und umfassend bekannt gemacht und durch das Management aktiv vorangetrieben werden.
Sechs Erfolgsfaktoren
Die Analyse identifiziert sechs Erfolgsfaktoren für eine funktionierende IT-Governance. Dazu zählt die aktive Unterstützung des Managements, eine kontinuierliche Informationspolitik gegenüber den betroffenen Anwendern, Konsequenz bei der Umsetzung und ein exakt definiertes Ziel- und Anreizsystem. Außerdem spielt ein evolutionärer Ansatz bei notwendigen Veränderungen sowie eine möglichst schlanke Organisationsstruktur eine wichtige Rolle.
"Änderungen der IT-Struktur und vor allem im Umgang mit IT-Systemen lassen sich nicht von jetzt auf gleich durchsetzen", sagt Marcus Messerschmidt, Partner bei PwC. Umfangreichere Umstellungen müssten Schritt für Schritt erfolgen. Ein gezieltes Change-Management helfe den Beteiligten sich auf die Änderungen einzustellen. Wenig Aussicht auf Erfolg hätten Governance-Konzepte, die Mitarbeiter in ein Korsett aus Komitees, Sitzungen und Dokumentierungspflichten zwängen.
Für die Studie "IT Governance in Practice - Insight from leading CIOs" befragte PwC 50 IT-Verantwortliche internationale Unternehmen.