Dos und Don'ts im Videomeeting

Knigge für Video Conferencing

16.04.2020 von Thomas Nicolaus
Video Conferencing ist im Kommen - keine Reisezeit, einfach im Büro oder Home Office abzuhalten, die Liste der Vorteile ließe sich verlängern. Doch wie im realen Business-Leben gibt es auch im virtuellen Video Meeting einen Knigge. Wir zeigen, worauf Sie achten sollten.

Schon Captain Kirk aus Star Trek wusste: Wer mit angriffslustigen Klingonen oder gefühlskalten Vulkaniern verhandelt, nutzt dazu am besten Video. Wenn man sein Gegenüber nicht nur hören, sondern auch sehen kann, klappt die Verständigung einfach besser. Während Videokonferenzen längst den Sprung aus der Science-Fiction-Serie zu uns in den Arbeitsalltag geschafft haben, sind die Herausforderungen jedoch gleich geblieben.

Knigge für Video Conferencing
Die Technik ist heute nicht mehr das Problem. Vom Tablet bis zum Raumsystem reicht die Palette der Endgeräte. Über den Erfolg der virtuellen Meetings entscheiden deshalb oft weiche Faktoren wie Benimmregeln.
Dos
Sprechen Sie deutlich in Videokonferenzen. Die Möglichkeit, jeden Teilnehmer gut zu verstehen, ist entscheidend für eine erfolgreiche Videokonferenz.
Dos II
Halten Sie es einfach. Wenn Sie zu einem Videomeeting einladen, stellen Sie sicher, dass die Instruktionen für die Einwahl einfach und verständlich beschrieben sind und die anderen Teilnehmer sich schnell und problemlos einwählen können.
Dos III
Schau mir in die Augen, Kleines. Der gute Blickkontakt mit allen Teilnehmern eines Videomeetings ist sehr wichtig.
Don'ts
Klingelnde Handys sind auch in der virtuellen Welt der Meeting-Killer Nummer Eins. Führen Sie Ihren neuesten Klingelton also erst nach dem Treffen vor.
Don'ts II
Kein Multitasking während der Konferenz. Ihre Kollegen merken nämlich, wenn Sie andere Dinge nebenher erledigen - und das stört erheblich.
Don'ts III
Jederzeit und überall zu arbeiten ist zwar ein Plus der modernen Technik. Doch Supermarkt, Bahnhofshalle oder Flughafen sind eher unpassende Orte für ein Video Meeting.
Don'ts IV
Musik und andere Hintergrundgeräusche wie spielende Kinder lenken andere ab. Im Büro hängen Sie am Besten ein "Nicht stören"-Schild vor die Türe.
Andere Länder, andere Sitten
Seien Sie pünktlich. Vor allem in den USA beginnen auch virtuelle Meetings zur vorgesehenen Zeit und enden auch wie geplant.
Andere Länder, andere Sitten II
Vermeiden Sie in Konferenzen mit Japanern offene Kritik. Lernen Sie "nein" zu sagen, ohne es tatsächlich zu sagen.
Andere Länder, andere Sitten III
Respekt, Rang und Hierarchien sind in der chinesischen Kultur wichtig. Begegnen Sie höhergestellten Partnern oder Kollegen besonders respektvoll.
Andere Länder, andere Sitten IV
Planen Sie für Konferenzen mit Indien mehr Zeit ein. Videokonferenzen werden gerne mit einem Small Talk eingeleitet, hetzen Sie also nicht. Dennoch wird wert auf angemessene Business-Kleidung gelegt.
Andere Länder, andere Sitten V
Der sprichwörtliche britische Humor wird oft auch beim Video Conferencing eingesetzt. Einfach mitmachen.
Andere Länder, andere Sitten VI
Italiener kommunizieren nicht nur verbal, sondern auch sehr stark non-verbal. Scheuen Sie sich nicht davor, sich in Videokonferenzen über den Gesichtsausdruck und Gesten auszudrücken.
Andere Länder, andere Sitten VII
Brasilianer gehen geschäftliche Meetings eher entspannt an. Nutzen Sie Video, um Ihre Geschäftspartner kennenzulernen und Vertrauen aufzubauen

Die Verständigung mit anderen "Wesen" kann auch über Video schnell zu Missverständnissen führen - selbst wenn uns auf der anderen Seite des Bildschirms keine Borg und Romulaner, sondern unsere Kollegen und Kunden gegenübersitzen. Trotz aller Vorteile birgt die Videokommunikation einige Stolperfallen: von der Audioqualität über die angemessene Kleidung bis hin zu den kleinen aber feinen kulturellen Unterschieden, die es zu beachten gilt.

Nicht stellt heute eher selten eine Problem dar. Dafür warten andere Stolperfallen wie kulturelle Unterschiede in globalen Videokonferenzen.
Foto: Polycom

Video-Knigge I: Dos

Hierzu wurden von Redshift Research gemeinsam mit Polycom im Zuge der Studie "Global View: Business Video Conferencing Usage and Trends" 1.200 Business-Entscheider weltweit (davon 100 in Deutschland) zu ihren Erfahrungen mit Videoconferencing befragt.

Polycom-Manager Thomas Nicolaus gibt Tipps zum richtigen Verhalten in Videokonferenzen.
Foto: Polycom

Unter anderem wurde auch nach den Erfolgskriterien für eine Videokonferenz gefragt. Dabei bewerteten die Befragten die folgenden drei Kriterien als die wichtigsten für ein ideales Video Meeting:

Sprechen! Sie! Deutlich!

Die Möglichkeit, jeden Teilnehmer gut zu verstehen, ist entscheidend für eine erfolgreiche Videokonferenz. Stellen Sie also vor einem Videomeeting sicher, dass die Mikrofone gut im Raum verteilt und richtig ausgerichtet sind. Fragen Sie zu Beginn des Meetings alle Teilnehmer, ob Sie gut zu hören sind. Sprechen Sie langsam und deutlich - insbesondere dann, wenn die Teilnehmer unterschiedliche Muttersprachen sprechen. Schalten Sie Ihr Mikrofon auf Stumm, wenn Sie nicht sprechen, um unerwünschte Hintergrundgeräusche zu vermeiden.

Je einfacher, desto besser

Das gilt ganz besonders für die Technologie von Videokonferenzen. Eine Technologie, die einfach in der Anwendung ist spielt eine große Rolle für ein erfolgreiches Videomeeting. Wenn Sie zu einem Videomeeting einladen, stellen Sie sicher, dass die Instruktionen für die Einwahl einfach und verständlich beschrieben sind und die anderen Teilnehmer sich schnell und problemlos einwählen können.

Halte Sie Einladungen etc. so einfach wie möglich.
Foto: Doc Rabe Media - Fotolia.com

Schau mir in die Augen, Kleines

Ebenso ein guter Blickkontakt mit allen Teilnehmern des Videomeetings sehr wichtig. Schauen Sie Ihren Gesprächspartnern also auch über Video in die Augen. Überprüfen Sie schon vor dem Meeting die Kameraeinstellungen und stellen Sie sicher, dass jeder Teilnehmer gut auf dem Bildschirm zu sehen ist.

Video-Knigge II: Don'ts

Im Gegenzug werden die folgenden vier Punkte während einer Videokonferenz als besonders störend wahrgenommen.

Der Klassiker: Das klingelnde Handy

Sie haben seit gestern den neuen Hit von Rihanna als Klingelton? Und er ist wirklich super? Trotzdem - tun Sie sich und anderen einen Gefallen und schalten Ihr Handy vor der Besprechung auf stumm. Das klingelnde Mobiltelefon ist während einer Videokonferenz ein echter "Meeting Killer" und stört dort genauso wie in "offline" Meetings.

Klingelnde Handy sind ein echter Meeting-Killer.
Foto: Ekostsov, Fotolia.com

Kein Multitasking!

Vermeiden Sie es, während eines Videomeetings andere Dinge nebenher zu erledigen, auch wenn Sie sich gerade nicht aktiv beteiligen. Ihre Kollegen bemerken es, wenn Sie nur kurz Facebook checken, schnell noch die eine E-Mail fertig schreiben oder einfach nur gelangweilt wirken - und das stört erheblich. Übrigens: Auch, wenn Teilnehmer während einer Videokonferenz essen, lenkt das die anderen ab und senkt die Meeting-Qualität. Lassen Sie also die Brotzeitsemmel lieber bis nach der Konferenz in der Tasche.

Das Wo ist entscheidend

Video wird immer mobiler und funktioniert inzwischen auf Tablet, Smartphone und Co. problemlos von überall her. Dennoch sollten Sie darauf achten, dass der Ort, von dem aus Sie sich einwählen, nicht zu unruhig ist - eine Teilnahme von unpassenden Orten wie beispielsweise aus dem Supermarkt, dem Zug oder der Bahnhofshalle ist extrem störend.

Mobil sein ist zwar schön, aber der Supermarkt, Flughafen oder Bahnhof sind nicht unbedingt der geeignete Ort für eine Videokonferenz.
Foto: Tyler Olson - Fotolia.com

Kein Background Entertainment!

Musik und andere Hintergrundgeräusche, aber auch eine unpassende Dekoration im Hintergrund lenken ab. Stellen Sie also sicher, dass Ihr Radio ausgeschaltet und das Poster abgehängt ist, bevor Sie sich in ein Videomeeting einwählen. Auch durch das Bild laufende Haustiere oder Kinder vermitteln einen unprofessionellen Eindruck. Wenn Sie vom Büro aus an einer Videokonferenz teilnehmen, hängen Sie am besten ein "Nicht stören"-Schild an die Tür oder warnen die Kollegen vor, damit Sie während der Besprechung ungestört bleiben.

Andere Länder, andere Sitten

Videokonferenzen helfen dabei, schneller Entscheidungen zu treffen und Vertrauen zwischen Kollegen und Partnern aufzubauen. Bei internationalen Videomeetings sollten die Teilnehmer aber die kulturellen Besonderheiten der verschiedenen Kulturen kennen und beachten. Hier einige länderspezifischen Besonderheiten, auf die Manager und Arbeitnehmer Wert legen:

USA

Das Vermeiden von Ablenkungen im Hintergrund ist entscheidend für ein erfolgreiches Videomeeting. Wählen Sie sich also nur von dem Anlass angemessenen, ruhigen Orten ein, wo Sie gut zu hören und zu sehen sind. Der Leiter des Meetings sitzt meist in der Mitte des Raumes und führt durch die Agenda. Amerikaner stellen gerne Fragen und erwarten einen Beitrag aller Beteiligten, um Offenheit und Transparenz zu fördern. Stellen Sie sich also darauf ein, dass Sie während des Meetings in die Kamera sprechen müssen. In den USA beginnen und enden Meetings zur vorgesehenen Zeit. Seien Sie also pünktlich.

Pünktlichkeit schätzen Amerikaner auch bei Videokonferenzen,
Foto: Syda Productions, Fotolia.com

Japan

Japaner vermeiden offene Kritik und direkte Konfrontation. Lernen Sie also, "nein" zu sagen, ohne es tatsächlich zu sagen. Hierarchien sind im japanischen Geschäftsleben sehr wichtig und müssen beachten werden. Längere Redepausen, die Zeit zum Nachdenken geben, sind nicht ungewöhnlich. Im Videomeeting können Sie den Redefluss beispielsweise über das Content Sharing von Präsentationen und Demonstrationen am Laufen halten.

China

Respekt spielt eine wichtige Rolle in der chinesischen Kultur. Vermeiden Sie potenziell respektlose Situationen - unterbrechen Sie beispielweise nicht ihren Kollegen, wenn dieser gerade spricht. Versuchen Sie, nur indirekt "nein" zu sagen. Rang und Hierarchien sind extrem wichtig. Achten Sie also darauf, höhergestellten Partnern oder Kollegen besonders respektvoll zu begegnen. Pünktlichkeit ist sehr wichtig.

Indien

Geschäftliche Angelegenheiten dauern ihre Zeit in Indien. Seien Sie darauf gefasst, dass alles etwas länger dauert und versuchen Sie nicht, Ihre Geschäftspartner zu hetzen. Videomeetings werden oft mit Small Talk eingeleitet, gerne beispielsweise über die Familie. Lassen Sie sich darauf ein und versuchen Sie nicht, gleich das Geschäftliche anzusprechen - das würden Inder als unhöflich empfinden. Inder legen großen Wert auf eine angemessene Business-Garderobe. Kleiden Sie sich also entsprechend formell, auch wenn Sie aus dem Home Office an der Videokonferenz teilnehmen.

Großbritannien

Die Briten begrüßen und verabschieden alle Teilnehmer gerne persönlich. Wenn Sie ein Meeting organisieren, bei dem sich die Teilnehmer noch nicht kennen, schlagen Sie zu Beginn eine "virtuelle Vorstellungsrunde" vor. Entscheidungen werden gerne in der Gruppe getroffen. Planen Sie also mehr Zeit für die Entscheidungsfindung ein - über Video geht es dennoch schneller als per E-Mail oder Telefon. Der sprichwörtliche britische Humor wird oft eingesetzt, um die Stimmung aufzulockern oder eine Beziehung aufzubauen. Einfach mitlachen!

Foto: Javier Brosch, Fotolia.com

Italien

Italiener schätzen es sehr, ihre Geschäftspartner sehen und Blickkontakt aufbauen zu können. Setzen Sie also Video ein, wann immer das möglich ist, um eine persönliche Beziehung aufzubauen. Italiener kommunizieren nicht nur verbal, sondern auch sehr stark non-verbal. Scheuen Sie sich nicht davor, sich in Videokonferenzen über den Gesichtsausdruck und Gesten auszudrücken.

Brasilien

Der Aufbau einer persönlichen Beziehung ist die Grundlage für gute Geschäfte. Nutzen Sie Video, um Ihre Geschäftspartner kennenzulernen und Vertrauen aufzubauen. Brasilianer gehen geschäftliche Meetings eher entspannt an. Rechnen Sie nicht zwingend mit einem pünktlichen Beginn und versuchen Sie nicht, ihre Partner zu einer schnellen Entscheidung zu drängen.