"Natürlich spielt Kostenkontrolle eine wichtige Rolle beim Outsourcing", sagt Gartner-Analystin Linda Cohen. Es sollten aber auch andere Vorteile betrachtet werden. Cohen warnt davor, zu glauben, dass anfängliche Einsparungen über einen längeren Zeitraum konstant bleiben. Ein Kostenvorteil kann sich im Laufe der Zeit auch ins Gegenteil umwandeln.
Am Anfang eines großen Outsourcing-Projekts können Kunden zwar davon ausgehen, dass ihnen der Service Provider Kostenvorteile in Form von Economies of scale anbietet. "Allerdings kann man diese Geldinfusion nur einmal erwarten", so Cohen. Ab dem zweiten oder dritten Jahr geraten diese Skaleneffekte beim Anbieter in Vergessenheit, Ansprechpartner wenden sich anderen Projekten zu und die Geschäftsbeziehung verliert an Wert.
Außerdem verändert sich der Markt immer schneller. "Heute ist die Geschäftsentwicklung, die man bei Vertragsabschluss annahm, selten realistisch. Kunden können nicht davon ausgehen, dass Outsourcing auf lange Sicht Geld spart." Da Infrastrukturkosten heute kostengünstiger sind als früher, können langfristige Verträge, die vor drei oder vier Jahren abgeschlossen wurden, sogar mittlerweile mehr Kosten bringen. Wenn ursprüngliche Verträge noch nicht neu verhandelt wurden, sind Dienstleistungen oft überteuert.
Was IT leisten soll
Cohan rät jedem Unternehmen, das Outsourcing für seine IT in Betracht zieht, für sich selbst vorab realistische Ziele zu formulieren, die die Interessen der Firma widerspiegeln. Nur so können Bedingungen geschaffen werden, die langfristig Mehrwert statt Frust liefern. Die folgenden fünf Punkte sollten die wichtigsten realistischen Ziele beim Outsourcing sein.
Die fünf Ziele beim Outsourcing
Langfristige Kostenkontrolle
Eine Outsourcing-Vereinbarung kann eine besser kontrollierbare Betriebsumgebung schaffen und die Standardisierung von Hard- und Software vorantreiben. Dadurch bietet sich die Möglichkeit, genauer zu budgetieren und die IT-Kosten im Griff zu behalten.
Netzwerk
Unternehmen sollten Kontakt zu gut ausgebildeten Fachkräften halten, um im Ernstfall jederzeit auf sie zurückgreifen zu können. Dieses Ziel macht es für Kunden nicht mehr notwendig, selbst Personal zu suchen und an sich zu binden.
Zeitgewinn
Die hauseigene IT kann sich ausschließlich auf kritische Anliegen im Unternehmen konzentrieren, um strategische Geschäftsziele zu erreichen. Lästige und zeitraubende Aufgaben, die vom Wesentlichen abhalten, entfallen.
Service-Qualität
Gerade bei Unternehmen, die nicht in neue Fachkräfte und Technologien investieren können, sollte sich mit Outsourcing die Service-Qualität verbessern lassen.
Skalierbarkeit
Ein weiteres Ziel beim Outsourcing sollte es sein, die Skalierbarkeit zu verbessern, ohne dabei eigene Zeit und eigenes Geld zu investieren.
Methodik
Die Empfehlungen von Gartner basieren auf einer Auswertung weltweiter Outsourcing Benchmark Studien des Marktforschungsinstituts.