Am Beispiel der eRechnung

Leitlinien für den Austausch von elektronischen Dokumenten

08.11.2013 von Dr. Steffen Bernius
Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) hat den Förderschwerpunkt "Mittelstand-Digital - IKT-Anwendungen in der Wirtschaft" ins Leben gerufen. Dazu gehört auch das Projekt E-DOCS das Empfehlungen zum elektronischen Rechnungsaustausch beinhaltet.

Ein Projekt der eStandards-Initiative trägt den Namen "E-DOCS - Qualifizierter elektronischer Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen und KMU sowie mit der öffentlichen Verwaltung am Beispiel Rechnungen".

Gestartet im April 2012, hat sich dieses Konsortialvorhaben unter Federführung der Goethe-Universität Frankfurt und der IT-Beratung Bonpago zum Ziel gesetzt, Handlungsempfehlungen für die Umsetzung des elektronischen Rechnungsaustauschs (auch als EInvoicing oder eRechnung bezeichnet) bei KMU und öffentlicher Verwaltung zu erarbeiten, die richtigen prozessorientierten Standards zu identifizieren und Lösungen für deren Umsetzung zu entwickeln. In einem zweiten Schritt werden diese auf Basis von Prototypen bei den am Projekt beteiligten KMU und dem ebenfalls als Partner auftretenden Land Hessen evaluiert.

Mit dem übergeordneten Anspruch, den papierlosen Dokumentenaustausch voranzutreiben, wurde die Rechnung als Untersuchungsgegenstand gewählt, weil sie das wichtigste Dokument in Geschäftsbeziehungen ist. Prozesse im Zusammenhang mit dem Austausch und der Weiterverarbeitung einer Rechnung bergen gerade bei KMU und öffentlicher Verwaltung enormes Optimierungspotenzial.

Vorteile der eRechnung und Herausforderungen der Umsetzung

Auch lange Jahre, nachdem vernetzte Computer nicht nur in Unternehmen, sondern auch im Privatleben breit genutzt werden, werden etwa neun von zehn Rechnungen ausgedruckt, kuvertiert und auf dem herkömmlichen Postweg versendet. Auf der Empfängerseite werden die Rechnungsdaten in der Regel manuell erfasst und im dortigen Back-End-System weiterverarbeitet. Diese Papierinfrastruktur ist im Vergleich zum elektronischen Rechnungsaustausch teuer - innerhalb der EU wird das Einsparpotenzial durch E-Invoicing auf 243 Milliarden Euro geschätzt.

Zielbaum: Die Anforderungen an eine Lösung.
Foto: E-Docs-Standard

Diese Vorteile ergeben sich u. a. aus effizienteren Prozessen, gesteigerter Transparenz und besserer Datenqualität. Zusätzlich tragen elektronische Rechnungen durch Einsparung von Ressourcen und Senkung des CO2- Verbrauchs auch zur ökologischen Nachhaltigkeit bei. Auf Seiten der öffentlichen Verwaltung fördert E-Invoicing außerdem den Bürokratieabbau.

Diese Vorteile sind bekannt, doch einer weiten Verbreitung der eRechnung stehen auch verschiedene hemmende Faktoren gegenüber:

Inklusive der herkömmlichen Papierlösung und des Einsatzes der bei Großunternehmen verbreiteten EDI-Lösung lassen sich insgesamt 14 sinnvoll abgrenzbare Alternativen identifizieren, deren Nutzwerte für KMU und öffentliche Verwaltung im Rahmen des Projekts in einer umfangreichen Analyse ermittelt wurden (die Studie steht auf der Projekthomepage www.e-docs-standards.de zum Download zur Verfügung).

Welche Anforderungen muss eine Lösung erfüllen?

Umfragen bei Experten sowohl auf Entscheider- als auch auf Sachbearbeiter-Ebene haben gezeigt, dass sich die mit der Einführung einer E-Invoicing-Lösung einhergehenden Ziele in fünf Kriterien zusammenfassen lassen:

Der Weg zur Umsetzung

Als Variante mit dem größten Nutzwert hat sich in der Analyse der E-Mail-Empfang von Rechnungen im Sichtformat plus Datensatz herauskristallisiert. Dies ist u. a. begründet durch enorme Kostenvorteile (Wegfall von Porto, Zeitersparnis durch Fehlerreduktion) und niedrige technologische Hürden auf Versenderseite sowie die Möglichkeit einer effektiven Einbindung in einen elektronischen Workflow auf Empfängerseite. Das bloße Überwinden des papierbasierten Rechnungsaustauschs ist hierbei nur ein erster Migrationsschritt. Das weitaus größere Potenzial lässt sich bei den Prozessen der Rechnungsbearbeitung heben, d. h. durch optimierte Prüfung, Freigabe, Zahlung und Archivierung. Eingehende Rechnungen können nur dann sinnvoll elektronisch weiterverarbeitet werden, wenn sie eine Datendatei enthalten.

Ein für die Zukunft wichtiger, auf der CeBIT 2013 vorgestellter Datenstandard wird in diesem Zusammenhang vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt. Dieses einheitliche Rechnungsformat trägt den Namen ZUGFeRD und wird von der Industrie, dem Handel, der öffentlichen Hand und diversen wichtigen Verbänden mitgetragen - eine unabdingbare Voraussetzung, will man nicht "just another standard" generieren.

Formate und Übertragungswege: Die wichtigsten Varianten des elektronischen Rechnungsaustauschs.
Foto: E-Docs-Standard

Die im Rahmen von E-DOCS erarbeiteten Handlungsempfehlungen für KMU und öffentliche Verwaltung werden derzeit in verschiedenen Pilotierungsprojekten (mit der Fa. ROTHENBERGER, dem Land Hessen, dem THW und dem Bundesverwaltungsamt) umgesetzt und evaluiert. Dabei kommt auch die mit dem Projektpartner TASK eDoc Services basierend auf den Forschungsergebnissen entwickelte INEX-Lösung zum Einsatz. Diese Software hat ein wichtiges Alleinstellungsmerkmal: Die Konvertierung einer Rechnung in das gewünschte Format (bspw. PDF-Bilddatei plus ZUGFeRD-Datensatz) kann direkt beim Empfänger erfolgen.

Die Sender müssen nur eine E-Mail mit einer einfach direkt aus einer typischen Office-Anwendung heraus generierten Rechnung schicken. Auf diese Weise wird es auch kleinen Unternehmen einfach und kostengünstig ermöglicht, am elektronischen Rechnungsaustausch teilzunehmen (für technische Spezifikationen und eine detaillierte Funktionsdarstellung siehe www.task-edoc.de).