Die meisten Rechnungen gehen noch immer in Papierform bei Firmen ein. Das hat Itella ermittelt, ein Anbieter von Dokumentenlogistik. Auf der DMS Expo in Köln ließ das Unternehmen 69 Vertreter großer Firmen befragen - also in einem Umfeld, in dem man vornehmlich Befürworter von elektronischer Dokumenten-Verarbeitung antreffen sollte.
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Doch auch von ihnen erhält nur jeder Dritte mehr als zehn Prozent der eingehenden Rechnungen in elektronischer Form. Dieser Wert ist Itella zufolge gegenüber der Verbreitung elektronischer Rechnungen in deutschen Firmen insgesamt zwar weit überdurchschnittlich. Dennoch spricht er nicht dafür, dass E-Invoicing viele Anhänger hat.
Als Grund für den geringen Anteil elektronischer Rechnungen gaben zwölf Befragte technische Hürden an. Häufiger hörten die Itella-Vertreter bei ihrer Umfrage allerdings, das Problem liege bei den Lieferanten. So gaben 18 Befragte an, die Zulieferer seien nicht bereit oder in der Lage, auf elektronischem Weg Rechnungen zu stellen.
Die Hälfte der Firmenvertreter hat ein E-Procurement-System im Einsatz. Obwohl dadurch eine Verbindung technisch möglich wäre, sind bei den meisten die Finanzprozesse noch immer strikt vom Einkauf getrennt.
Papierrechnungen werden elektronisch weiterverarbeitet
36 Firmenvertreter gaben an, beim Rechnungseingang komme es vor allem auf Sicherheit an, 27 geht es dabei vorrangig um Geschwindigkeit. Dass der Rechnungseingang transparent und gesetzeskonform ist, liegt nur bei einer Minderheit im Blickfeld.
Auch wenn Rechnungen in den meisten Fällen noch auf Papier ins Haus kommen, verarbeitet mehr als die Hälfte der Befragten sie elektronisch weiter. Viele nutzen einen elektronischen Umlauf- und Freigabe-Workflow. Jeder zweite Firmenvertreter sagte, bei ihm würden per Post eingehende Rechnungen für die weitere Bearbeitung eingescannt.