Dass effiziente Kommunikations-Strukturen für reibungslose Geschäftsabläufe sorgen, ist eine Binsenweisheit. Jedoch sind veraltete Kommunikations-Lösungen und resultierend daraus fragmentierte Kommunikations-Abläufe nach wie vor Alltag in Unternehmen. Kommunikations-Brüche in den Geschäftsprozessen sind jedoch ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor.
Warten verursacht Produktivitäts-Verluste
94 Prozent der Befragten gaben an, dass sie im Durchschnitt 5,3 Stunden pro Woche auf Informationen von Anderen warten, um bestimmte Aufgaben erledigen zu können. Hochgerechnet auf ein Unternehmen mit 1.000 Beschäftigten kann dies zu Produktivitäts-Verlusten in Höhe von jährlich mehr als neun Millionen US-Dollar führen. Die Marktforscher legten bei ihren Berechnungen einen mittleren Stundensatz von 37 Dollar zugrunde.
Vor allem mobile Mitarbeiter leiden unter Medienbrüchen, die durch ineffektive Kommunikations-Systeme verursacht werden. Da ihnen unterwegs die aus dem Büro vertrauten Kommunikations-Werkzeuge fehlen, verlieren sie dadurch fast einen ganzen Arbeitstag im Monat. Die zusätzlichen Kosten, die einem Unternehmen dadurch entstehen, schätzen die Marktforscher auf rund drei Millionen Dollar per annum.
Schlechte Kommunikation, unzufriedene Kunden
Ineffektive oder fehlende Kommunikations-Systeme ziehen überdies unnötige Geschäftsreisen für team-interne Abstimmungen oder Besprechungen mit Kunden nach sich. Pro Mitarbeiter sollen hier mindestens 3.400 Dollar im Jahr zusammenkommen. Hochgerechnet belaufen sich die Mehrkosten für Unternehmen im Durchschnitt auf mehr als 3,4 Millionen Dollar per annum.
Doch das sind nur die internen Kosten, denn eine verzögerte Kommunikation wirkt sich auch bei kundenbezogenen Aktivitäten negativ auf die wirtschaftliche Situation eines Unternehmens aus. Klappt im Vertrieb oder im Service die Kommunikation mit Kunden nicht reibungslos werden einerseits Geschäfts-Chancen leichtfertig vertan andererseits drohen Umsatzeinbußen durch Kundenverluste.
Stress durch Arbeitsunterbrechungen
Gleiches gilt, wenn aufgrund fragmentierter Kommunikations-Abläufe der Stresspegel sowie die Frustration von Nutzern und Teams steigt. 38 Prozent gaben an, dass sie durch das Warten auf Informationen "extrem" frustriert sind, im Management liegt die Quote noch höher bei 45 Prozent.
Von Arbeitsunterbrechungen durch unerwünschte Anrufe, E-Mails oder Sprachnachrichten fühlen sich mehr als ein Drittel der Befragten extrem genervt, bezogen nur auf das Management sind es 41 Prozent. Wie viel Geld Unternehmen durch diese "weichen" Faktoren wirklich verlieren, konnte die Untersuchung jedoch nicht ermitteln.
Mehrheit arbeitet im Service
Für den Report "Measuring the Pain: What Is Fragmented Communication Costing Your Enterprise?" befragten die Marktforscher von Insignia Research rund 520 Mitarbeiter in Unternehmen. 58 Prozent der Befragten sind Team-Leiter, 31 Prozent der Befragten kommen aus dem Management und 13 Prozent sind Projektleiter.
Die Mehrheit - nämlich 62 Prozent der Befragten - arbeitet im Kunden-Service oder im Vertrieb. 36 Prozent der Befragten arbeiten in Unternehmen mit mehr als 10.000 Mitarbeitern, etwas mehr als ein Fünftel kommt aus Firmen mit weniger als 100 Mitarbeitern, ebenso viele aus Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern und 18 Prozent aus Betrieben mit 100 bis 999 Mitarbeitern.