Ein Allheilmittel, das nehmen die Aberdeen-Analysten gleich vorweg, ist der Einsatz von IT nicht. Stattdessen muss die Technik durch eine gestraffte Organisation und intensiven Austausch mit anderen internen Abteilungen und externen Handelspartnern ergänzt werden. Firmen, die in der Studie am besten abschnitten, ergänzten ihre IT-Initiativen durch Change-Management-Programme, Trainings und die Einführung von Messgrößen zur Erfolgskontrolle.
Insgesamt sind es mehrere Best Practices, die im Zusammenspiel dazu beitragen, die Logistik zu optimieren. Dazu gehören bekannte Maßnahmen wie die Zentralisierung des Transport-Managements, die Automatisierung von Auftragsbearbeitung, Rechnungsstellung der Lieferanten (self invoicing) und Routineprozesse wie der Routenplanung sowie eine stärkere Kontrolle eingehender Güter.
Großflächiger Einsatz von Scorecards
Aberdeen hat aber auch neue Best Practices identifiziert, mit denen Firmen ihr Transportwesen auf Vordermann gebracht haben. Dazu gehört die Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen, um gemeinsam Synergie- und Skaleneffekte zu nutzen. Wichtig ist auch ein lückenloser Informationsfluss. Hier hat sich der Einsatz von Browser-basierten Lösungen bewährt: Nicht nur die internen Beteiligten, sondern auch externe Akteure, etwa wichtige Kunden, können so eingebunden werden.
Positiv wirkt sich auch der großflächige Einsatz von Scorecards aus. Firmen, denen Aberdeen eine exzellente Logistik bescheinigt, überwachen damit beispielsweise ihre Frachtunternehmen. Indikatoren, etwa wie pünktlich Dienstleister liefern, werden mindestens wöchentlich, zum Teil täglich erhoben. Sie dienen nicht nur als Entscheidungsgrundlage im Tagesgeschäft, sondern beeinflussen auch die langfristigen Entscheidungen über eine Zusammenarbeit. Idealerweise werden den Transportdienstleistern die Daten zur Verfügung gestellt, damit sie gegensteuern können.
IT durch Best Practices aus dem Management-Bereich unterstützen
Bei allen Initiativen zur Verbesserung von technischen Abläufen und Informationsflüssen ist es allerdings entscheidend, die technische Implementierung durch Best Practices aus dem Management zu ergänzen:
• Ein Projekt ist keine einmalige Angelegenheit: Gerade die Logistik unterliegt ständig wechselnden Anforderungen und Rahmenbedingungen. Entsprechend darf die IT hier nicht statisch, sondern muss evolutionär sein. Firmen sollten für die IT eine Roadmap über einen mehrjährigen Zeitraum formulieren. In ihr können einzelne Punkte immer wieder neu priorisiert und ausgerichtet werden. Die Roadmoap gibt den Rahmen vor, in dem die Technik Schritt für Schritt weiterentwickelt werden kann. IT-Lösungen sollten modular oder auf On-demand-Basis angeschafft werden, damit sie immer wieder neu auf die Roadmap abgestimmt werden können.
• Konzentration auf Change Management: Eine erfolgreiche Organisation ruht sich nicht aus, sondern ist permanent bemüht, Prozesse weiter zu optimieren. Aberdeen zufolge hat sich hier eine starke und frühzeitige Zentralisierung der Prozesse bewährt. Gleichzeitig müssen aber auch periphere Transportabteilungen sowie andere Organisationseinheiten eingebunden werden, damit sie Wissen und Unterstützung mit einbringen können.
• Projekt-Teams mit genügend Personal ausstatten: Bei manchen Firmen verliefen IT-Initiativen alles andere als reibungslos, weil die zuständigen Teams gleichzeitig ins Tagesgeschäft eingebunden waren. Best Practice, so Aberdeen, wäre ein kleines Team, das sich ausschließlich um das Projekt kümmert und sich nach Bedarf mit den Kollegen aus dem Tagesgeschäft kurzschließt.
• Intelligentes Training: Bei Veränderungen im Transport-System spielt das Training der Nutzer eine entscheidende Rolle. Allerdings sollte nicht jeder gleich alles lernen müssen. Die Trainings werden stattdessen in einer ersten Stufe auf die jeweilige Rolle zugeschnitten. Im Rahmen weiterer, kontinuierlicher Einheiten können dann die Feinheiten der IT-Lösung vermittelt werden.
• Am Ball bleiben: Zu viele Unternehmen investieren nach der Implementierung einer IT-Lösung nicht mehr in eine regelmäßige Weiterentwicklung. Außerdem werden Nutzer oft nicht genügend dazu angehalten, die neuen Systeme und Prozesse auch wirklich zu nutzen. Zu den Best Practices gehören deshalb regelmäßige Trainings und die kontinuierliche Aktualisierung der Systemparameter. Mit Incentives können Mitarbeiter für Optimierungsvorschläge belohnt werden.
Die Best Practice-Studie beruht auf einem Benchmark, das die Aberdeen Group unter 286 Unternehmen durchgeführt hat. Die Analysten haben für insgesamt sieben Bereiche jeweils die führenden Betriebe identifiziert und deren Ansätze untersucht.