Munich Re baut den Next Generation Workplace

Gegen den Geräte-Wildwuchs hat die IT den standardisierten Arbeitsplatz entwickelt: Skaleneffekte in der Beschaffung, ein effektiver Support und einheitliche Sicherheitsmaßnahmen sollen letztlich die Kosten eindämmen. Doch der Kontrolle der Endgeräte steht das Begehren der Endanwender nach freien Wahlen entgegen, um ihrer Individualität Ausdruck zu verleihen und ihre Arbeit zu erleichtern. Schillers Marquis von Posa würde im heutigen "Don Carlos" von seinem IT-Leiter fordern: "Ein Federzug von dieser Hand, und neu erschaffen wird die Erde. Geben Sie Gerätefreiheit."

Bei Rainer Janßen sind die Forderungen auf fruchtbaren Boden gefallen, und er hat zur Feder gegriffen. Der CIO der Munich Re will in einem übergreifenden Projekt namens "Next Generation Workplace" in den kommenden Jahren nichts weniger als den "Arbeitsplatz der Zukunft" und somit ein neues Bild der Erde im Bereich der Corporate Devices erschaffen. Das Ziel: Mitarbeiter können nach Bedarf eigene oder vom Unternehmen gestellte Geräte benutzen sowie überall vom Büro über den Firmencampus bis zum Home Office mobil arbeiten. Hinter der Flexibilität stecken in erster Linie handfeste wirtschaftliche Gesichtspunkte, so Janßen: "Wir müssen in der Lage sein, an jedem Ort der Welt die Zusammenarbeit der Mitarbeiter zu ermöglichen und die kompletten intellektuellen PS der Munich Re auf die Straße zu bringen."

Dabei geht um mehr als nur die Frage, welche Smartphones der Mitarbeiter nutzen und ob er in der Mittagspause Facebook aufrufen darf. "Die Arbeitsrealität unserer Mitarbeiter sieht heute anders aus als vor fünf Jahren", erklärt Thomas Birle, Head of HR Consulting bei Munich Re. Der Manager ist verantwortlich für das operative und strategische Personal-Management der Rückversicherung, eng in das Projekt eingebunden, und er kennt die Megatrends der Personalarbeit: Flexibilität, Individualität und Virtualität. Im Kern, so seine Argumentation, muss jeder Mitarbeiter für seine Position die passenden Arbeitsszenarien und Strukturen nutzen, denn die Zusammenarbeit findet nicht nach dem offiziellen Organigramm statt - die Kommunikation verläuft quer durch die Hierarchien, mobil, global und überwiegend virtuell. "Das ist die tägliche Realität vieler Kollegen", sagt Birle, "und diese Vielfalt muss die Technik unterstützen."

Der Druck zur Veränderung kam zuerst aus den internationalen Organisationen, wo Mobilität und Heimarbeit einen höheren Stellenwert als in Deutschland haben. Nicht ohne Folgen, denn die Munich Re beschäftigt mehr Mitarbeiter in Amerika als am Stammsitz in München. Aber auch hier bildete sich sukzessive die Meinung heraus, dass andere Arbeitsformen und Geräte unterstützt werden müssten. Zudem machten es strategische Entscheidungen einiger IT-Lieferanten nötig, "dass wir uns gesamtheitlich neu sortieren", sagt CIO Janßen. Schließlich wolle sich das IT-Management nicht in weltweiten Variationen des eigenen Portfolios verzetteln. Kontrollierte Flexibilität, lautet die Devise.

Munich Re - Der Arbeitsplatz 2020

Quelle: Munich Re, 05/2014
Zur Planung des "Arbeitsplatzes der Zukunft" hat die Munich Re zwei Maximal-Szenarien entwickelt. In beiden Fällen ist ein substanzieller Teil der Belegschaft sehr mobil und stellt hohe Anforderungen an die IT-Ausstattung. Konservatives Szenario Der "War for Talents" und "Bring Your Own Device" (BYOD) haben sich als überschätzte Hype-Themen herausgestellt. Über 50 Prozent der Belegschaft arbeitet regelmäßig am klassischen Büroarbeitsplatz an den Hauptstandorten der Munich Re. Die Standardwerkzeuge des Büroarbeitsplatzes sind nach wie vor Word, Excel und Powerpoint auf einem Windows-PC, bereitgestellt von der Unternehmens-IT. Aggressives Szenario Durch den "War for Talents" arbeiten Geschäftseinheiten mit virtuellen globalen Teams primär in den Regionen APAC und Lateinamerika. Wohnraum in Ballungsgebieten ist extrem teuer, Fahrzeiten ins Büro sehr lang, remote arbeiten ist Standard. T-Infrastruktur wie PC und Internet sind überall verfügbar (privat und als Teil von Bürogebäuden - nicht in Verantwortung der IT). Zugriff auf Unternehmensanwendungen erfolgt rein über virtuelle, Cloud-basierte Systeme.

Der Projektstart

Unter dem Schirm des "Next Generation Workplace" startete die IT der Munich Re im Jahr 2012 verschiedene Pilotprojekte, etwa in den Bereichen BYOD-Unterstützung ("Bring your own Device"), Corporate Wi-Fi, Tablet-Zugriff und Virtuelle Desktop Infrastruktur. "Nachdem sich herausgestellt hat, welche Technologien funktionieren, haben wir einen Gesamtplan entwickelt, um sie weltweit geordnet zur Verfügung zu stellen", berichtet Janßen. In das Projekt involviert sind neben der IT und dem HR-Bereich auch der Betriebsrat sowie das Gebäude-Management der Rückversicherung. "Wir haben einen Steuerkreis ‚Workforce Flexibility‘ gebildet, der Planungen abstimmt und gemeinsam die Initiative vor den Vorstand vertritt", sagt HR-Manager Birle.

Mitten im Veränderungsprozess steht auch Dirk Heiss, der bei Munich Re den Bereich Globale Infrastruktur und Betrieb leitet. Er hat nicht nur bei Mitarbeitern, sondern zudem noch auf der technischen Seite Handlungsbedarf ausgemacht: "Wir haben eine relativ große installierte Basis von Windows Vista und Blackberry, weshalb wir uns ohnehin Gedanken machen und unsere Strategie hinterfragen mussten." Allerdings sollten die Anpassungen nicht in reinen Technologieprojekten enden, in denen Produkte aufgrund von IT-Entscheidungskriterien isoliert ausgetauscht werden - zugegebenermaßen eine neue Situation für viele Mitarbeiter. "Die traditionellen IT-Diskussionen über Vor- und Nachteile verschiedener Technologien und Lieferanten mussten wir erst mal wieder einfangen."

Projekt	Die Fakten im Überblick
Projektname	Workforce Flexibility und Next Generation Workplace
Zeitrahmen	2013 – 2016
Mitarbeiter	Kernteam IT: 15 Mitarbeiter (intern)
Aufwand	Gesamtbudget 35 Millionen Euro circa 1500 Personentage intern circa 12.000 Personentage extern
Produkte	unter anderem Microsoft Windows 7 und 8, Office 365, Exchange und Lync, Surface, Citrix XenDesktop und XenMobile, Apple iPhone / iPad, Cisco, SAP
Dienstleister	Computacenter, Controlware, msg

Aus der Business-Perspektive

Stattdessen beleuchtete Heiss die Aufgabe von Kundenseite her und untersuchte globale Anforderungen, aber auch "Micro-Travelling" am Campus sowie verschiedene Rollenprofile, Zukunftsszenarien und Pilotnutzer. "Wir wollten das Projekt von der Business-Perspektive betrachten und klären, wie die Kollegen der Fachbereiche morgen und in fünf Jahren arbeiten." Angesichts der Aufgabenvielfalt und Anforderungsprofile von Client-Managern, Back-Office-Mitarbeitern, Projektmanagern und Inspektoren war der Blick in die Zukunft eindeutig, erinnert sich der IT-Manager: "Konsens war, dass es keinen Konsens gibt."

Auch daher waren die Folgen vorgezeichnet, sagt Heiss: "Das Prinzip der globalen Standardisierung der Arbeitsplätze können wir nicht in der traditionellen Form durchhalten." So diene der "Workplace of the Future" dazu, die unterschiedlichen Rollen und ihre Anforderungen an die IT mit den Vorgaben des Finanzvorstands an Kosteneffizienz in Einklang bringen. Und es ist nicht die Entscheidung der IT, welche Technik die Mitarbeiter haben dürfen, berichtet Heiss: "Wir definieren die Pakete und empfehlen die Standardangebote für den Underwriter oder den Field Worker am Staudamm." Letztlich sei die technische Ausstattung des individuellen Arbeitsplatzes der Zukunft eine Entscheidung des Mitarbeiters und seines Vorgesetzten.

Somit gingen die Wünsche der Belegschaft sowie die geschäftlichen und technischen Argumente für die Flexibilisierung Hand in Hand. "Eigentlich hat uns die Heterogenität der Arbeitsplätze in das Projekt getrieben", argumentiert CIO Janßen, "aber angesichts der technischen Grundlagen muss der Arbeitsplatz ohnehin heterogen sein." Schließlich decke sich selbst die einfache Produkttaktung der Corporate-Desktops (mindestens drei Jahre) nicht mit den Zyklen mobiler Geräte (höchstens zwölf Monate). "In dieser Entkopplung liegt die technische Design-Philosophie unserer künftigen Infrastruktur", sagt der CIO. Insofern sei es ein schönes Ergebnis gewesen, dass auch technische Defizite zur neuen Infrastruktur beigetragen haben. "Das war ein wesentlicher Lerneffekt für uns."

Für den IT-Manager Heiss führt die Entkopplung dazu, die "Grabenkämpfe" der Technikfraktionen und die Produktzyklen des Consumer-Marktes elegant zu umgehen. "Unser Ziel ist die 'Managed Diversity', damit wir unseren Mitarbeitern verschiedene Angebote unterbreiten können, ohne den Standardisierungsgrad im Hintergrund zu opfern." Und CIO Janßen hält Diskussionen über die Vor- und Nachteile von Client-Betriebssystemen "sowieso für fruchtlos". Als IT-Verantwortlicher müsse man sich davon unabhängig machen und lernen, mit allen Devices umzugehen. "Das ist für mich die Idee hinter BYOD." Die Vielfalt im Vordergrund wird allerdings in einer "Virtual Desktop Infrastructure" kanalisiert, denn in der Infrastruktur im Back-End setzt Janßen weiter auf Einheitlichkeit.

Munich RE: 4 definierte Rollenprofile

Der Steuerkreis hat die Anwender des Konzerns klassifiziert und ihre künftigen Anforderungen beschrieben.

Wissensarbeiter (Knowledge Worker)

Beispiel	interner Projektleiter
Bewegungsprofil	Büro, Campus und virtuelle Meetings
IT-Nutzung	Content erstellen, Collaboration
Plattform	Notebook

Manager (Mobile Worker/Manager)

Beispiel	Client Manager
Bewegungsprofil	Büro, bei Kunden, auf Reisen
IT-Nutzung	Content analysieren, präsentieren, Entscheidungen treffen
Plattform	Notebook, Tablet

Fachkraft (Task Worker)

Beispiel	Finanzbuchhalter
Bewegungsprofil	über 80 Prozent am eigenen Schreibtisch
IT-Nutzung	Geschäftsanwendung, Texte und Tabellenkalkulation
Plattform	Desktop oder Remote-PC für Home Office

Außendienstmitarbeiter (Field Worker)

Beispiel	Ingenieur
Bewegungsprofil	Überwiegend unterwegs, Home Office
IT-Nutzung	Spezialanwendungen, Collaboration, Kommunikation
Plattform	widerstandsfähige, ultramobile Geräte, virtueller Desktop

Quelle: Munich Re, 05/2014

Office 365 kommt dieses Jahr

Bis Mitte dieses Jahres soll das globale Teilprojekt "Enterprise Mobility" ausgerollt werden, um eine größere Bandbreite an Endgeräten zu unterstützen. Bis Ende 2014 wird zudem die "Corporate Base", die klassische Windows-basierte PC-Infrastruktur, fertig sein. Dann steigt Munich Re auch auf Office 365 um und lizenziert keine Geräte mehr, sondern User. Zudem folgen die Corporate-Wi-Fi-Initiative, eine Telepresence-Infrastruktur, die Virtual Desktop Infrastructure sowie erste mobile Anwendungen für die neuen Geräte, erläutert IT-Manager Heiss. Im kommenden Jahr soll die Entwicklung mobiler Geschäftsapplikationen forciert werden, wobei wiederum Nutzerszenarien im Mittelpunkt stehen. "Dann werden wir unsere Anwendungslandschaft ein Stück weit neu sortieren."

Ob sich der Aufwand lohnt, ist für CIO Janßen keine Frage: "Wir haben nicht versucht, künstlich einen Business-Case zu konstruieren, den man dann letztlich sowieso nicht beweisen kann." Schließlich durchdringe die IT inzwischen jeden Geschäftsprozess, weshalb ein Business-Case auch nicht isoliert in einer Abteilung gerechnet werden müsste, sondern unternehmensweit - mit mehr oder weniger belastbaren Resultaten. Über die Plattform "Live Meeting" beispielsweise gibt es inzwischen tausende Web-Konferenzen jeden Monat, in denen Mitarbeiter weltweit an Angeboten und Unterlagenpräsentationen zusammenarbeiten, berichtet der CIO. "Das hat sich einfach entwickelt, auch ohne Business-Case." Früher hätte man die Unterlagen analog verschickt und bearbeitet - oder es ganz gelassen. "Heute spart man sich Zeit und kann zudem den Draht zum Kunden mit schnelleren und besseren Antworten verbessern."

Tasten tippen ist uncool

Zudem diene das Projekt auch der Attraktivität als Arbeitgeber, pflichtet HR-Manager Birle bei. Schließlich könne es sich kein Unternehmen leisten, mit der Technik hinter dem Standard zurückzubleiben, der heute allgegenwärtig ist. "Ich kann meine Mitarbeiter kaum zwingen, in einer Welt von Touch-Displays weiter auf Tasten zu tippen - das geht nicht lange gut." Allerdings drehe es sich bei dem Projekt nicht darum, ein paar tausend iPads öffentlichkeitswirksam an die Mitarbeiter auszurollen: "Solche Strohfeuer brennen wir nicht ab." Für Birle ist der Arbeitsplatz der Zukunft bei der Munich Re "eine nachhaltige Story, bei der die Endgeräte nur eine Facette sind". Ein positiver Nebeneffekt sei die Zufriedenheit und die Life-Balance der Mitarbeiter, doch es müsse klar sein: "Wir tun das primär für den geschäftlichen Erfolg."

CIO Janßen sieht das ähnlich: "Bei den Arbeitsplätzen in unserer Qualität, Herausforderung und Spannung bieten wir unseren Mitarbeitern mit dem ‚Next Generation Workplace‘ ein unerlässliches Beiboot." Die technische Basis sei schließlich eine zentrale Voraussetzung, um Wissensarbeit so effizient und reibungslos wie möglich verrichten zu können. "Wenn man globale Risiken global ausgleichen will, muss man auch das Wissen über die Risiken global austauschen können." Und außerdem könne es heute kein Mitarbeiter mehr nachvollziehen, dass er nicht von zu Hause aus arbeiten kann, wenn der Kindergarten bestreikt wird: "Im Grunde reden wir beim Arbeitsplatz der Zukunft nicht von einer Revolution, sondern von einer Selbstverständlichkeit." Und um es mit König Philipp II. aus dem "Don Carlos" zu sagen: "Ich habe das Meinige getan. Tun Sie das Ihrige."

Projekt - Die Lessons Learned

Die bisherigen Erfahrungen aus dem Workplace-Vorhaben Technologie ist eine wichtige Komponente. Aber das Gesamtbild des Konzepts im Unternehmen muss stimmen, um alle Mitarbeiter mit ihren Anforderungen zu erreichen. Die IT muss in der Lage sein, sich von kurzfristigen Trends in der Lieferantenlandschaft weitgehend zu entkoppeln. Das betrifft nicht nur Consumer-Smartphones, sondern im Idealfall auch andere Ebenen wie die Business-Logik. Die Grundlagen der virtuellen Zusammenarbeit und Kommunikation in einer globalen Organisation lassen sich auch in der Arbeit im Home Office wiedererkennen. Es ist egal, ob der Gesprächspartner in Düsseldorf oder in Dubai sitzt. Geordnete, prozessorientierte und ortsübergreifende Arbeiten sowie der Zuruf von Anforderungen sind schwierig. Eine Organisation muss sich hier einen gewissen Reifegrad und eine Selbstverständlichkeit antrainieren. Veränderungen in der Client-Schicht setzen große Veränderungen in der Anwendungsinfrastruktur, im Bereich Security und in der Anbindung der Mitarbeiter zu Hause voraus. Der Vorlauf kostet viel Zeit. Das Sicherheitskonzept der "Burg mit dicken Mauern" hat ausgedient. Unternehmen müssen sich an einem Flughafen orientieren, bei dem Nutzergruppen mit unterschiedlichen Rechten in Sicherheitszonen eingeteilt werden.

Unternehmensdaten und IT-Kennzahlen der Munich Re

Unternehmen	Munich Re
Hauptsitz	München
Umsatz	27,8 Milliarden Euro Bruttobeitragseinnahmen (2013)
Mitarbeiter	11.300
IT-Kennzahlen
IT-Mitarbeiter	1800 (davon 950 intern)
IT-Budget	379 Millionen Euro
IT-Anwender	13.120