Das steht im krassen Widerspruch zum erklärten Top-Firmenziel, Kosten reduzieren zu wollen. Die Analysten gehen davon aus, dass die Ausgaben für Druck und Dokumente zusammengenommen bis zu 15 Prozent vom Erlös betragen können.
Auslagern gilt offenbar nicht als Königsweg zur Kostensenkung. Mit einer Outsourcing-Quote von 43 Prozent liegt der Dokumentendruck vorn, während zum Beispiel die Digitalisierung nur von rund jeder fünften Firma (21 Prozent) nach draußen gegeben wird. Elektronische Archivierung und elektronischer Umlauf verzeichnen mit 14 beziehungsweise elf Prozent die geringsten Anteile beim Outsourcing.
Das dürfte sich so schnell auch nicht ändern, denn derzeit gibt es nach den Aussagen der Befragten kaum Pläne für weitere Auslagerungen.
Dokumenten-Management - ein weites Feld?
Laut der Studie ist in 89 Prozent der Unternehmen bereits ein Dokumenten-Management implementiert. Dabei scheint eine Definition dieses Begriffs unklar: Die Analysten wollten von den Firmen wissen, welche Bereiche sie zum Dokumenten-Management zählen und welche nicht. Einig sind sich die Befragten bei den Punkten Dokumentenverwaltung und gemeinsame Nutzung, Suche und Abfrage, sowie Erfassen und Indizieren von Inhalten beziehungsweise Dokumenten.
Dagegen sind die Punkte Workflow oder Content Management weniger klar. Workflow gehört für 71 Prozent der Studienteilnehmer dazu, für 14 Prozent nicht. Beim Content Management ist das Verhältnis 64 Prozent ("gehört dazu") zu 32 Prozent ("gehört nicht dazu"). Und: Immerhin jeder Vierte (25 Prozent) zählt auch Support und Verwaltung von Hardware dazu, während 57 Prozent das nicht so sehen.
Lieber ein guter Ruf als gute Kenntnisse
Bei der Auswahl eines Dokumenten-Managements steht trotz aller Sparzwänge nicht das Geld an erster Stelle, sondern die Erreichbarkeit des technischen Services. Dann kommen die Kosten. Offenbar vertrauen die Befragten dem Branchengeflüster: Der gute Ruf eines Anbieters gilt als wichtiger denn Branchen-Kenntnisse.
Und auch in dieser Frage zeigt sich das geringe Interesse am Auslagern: Die Möglichkeit zum Outsourcen spielt unter den Auswahlkriterien die geringste Rolle.
Die Autoren der Studie kommentieren: "Die Gründe sind vermutlich die generell zögerliche Haltung gegenüber Outsourcing und die Angst, bei Vergabe an einen externen Dienstleister die Kontrolle über wichtige Prozesse zu verlieren."
An der Studie "Dokumenten- und Output-Management-Outsourcing in Deutschland" haben sich 56 Entscheider aus den 500 größten Unternehmen beteiligt.