Ratgeber: IT Outsourcing richtig planen

Outsourcing mit Due Diligence vorbereiten

02.01.2020 von Michaela Witzel  
Outsourcing-Verträge sollten für beide Seiten einen zielgerichteten Rahmen enthalten. Das Durchführen einer Due Dilligence kann helfen. Lesen Sie, welche Bereiche in die Prüfung aufgenommen werden sollten.

Zahlreiche Outsourcing-Projekte scheitern bereits an mangelnder oder mangelhafter Vorbereitung. Die hohe Erwartungshaltung der Auftraggeber "mit dem Outsourcing werde endlich alles besser und günstiger" wird durch unrealistische Zeitpläne und unzureichende Vorbereitung noch begünstigt.

Der Erfolg eines Outsourcing-Projektes sollte nicht vom Glück abhängen.
Foto: Thinglass - shutterstock.com

Warum Due Diligence beim Outsourcing?

Sorgfältig erstellt Ausschreibungsunterlagen minimieren Risiken, aber es sollte auch zur Vorbereitung des Outsourcing-Vorhabens gehören, eine Due Diligence durchzuführen. Eine Due Diligence ist ein Instrument der Risikoanalyse und soll die Chancen und Risiken des Outsourcing-Vorhabens durch die detaillierte Einsicht in nicht öffentliche Informationen zugänglich machen.

Auch eine gut vorbereitete Ausschreibung mit detaillierten und transparenten Unterlagen ändert nichts daran, dass sich die potenziellen Vertragspartner von ihrer jeweils schönsten Seite präsentieren.

Umfangreiche Vertragswerke sollen diese Unzulänglichkeiten auffangen und Risiken verteilen, was zum einen nicht immer gelingt und zum anderen zu hohen Kosten führen kann. Eine Due Diligence kann große Enttäuschungen vermeiden.

Generelle Zielsetzung einer Due Diligence

Ziel der Aktivitäten einer Due Diligence ist die Aufdeckung verborgener Chancen und Risiken des geplanten Vorhabens. Sie dient der Verbesserung der Qualität der Entscheidung über die Durchführung des Vorhabens und der Auswahl des Anbieters aufgrund eines verbesserten Informationsstandes.


Die Ergebnisse einer Due Diligence sollen den Beteiligten auf der Seite des Outsourcers die Schwächen und Risiken der angebotenen Leistung aufzeigen und ihn damit zugleich in die Lage versetzen, die Risiken der Transaktion vertraglich abzusichern. Der Insourcer anderseits soll durch die Due Diligence beim Outsourcer in die Lage versetzt werden, zu bewerten, ob er ein weiter zu betreibendes System mit seinen Ressourcen und seinem Know-how beherrschen kann. Eine sorgfältige Due Diligence dient also sowohl den Interessen des Outsourcers als auch des Insourcers:

Die Durchführung einer Due Diligence bedeutet die Offenlegung sämtlicher projektrelevanter Informationen. Die ausgetauschten Daten beinhalten dabei zum Teil wirtschaftlich bedeutende, streng vertrauliche Informationen, die der Auftraggeber regelmäßig nicht an jedermann, sondern nur an ausgewählte Adressaten weitergibt, zu denen ein besonderes Vertrauensverhältnis besteht. Dies macht deutlich, dass das Ausschreibungsverfahren mit der Durchführung der Due Diligence eine neue Qualität gewinnt und in eine vorentscheidende Phase gelangt.

Doppelte Zielrichtung einer Due Diligence beim Outsourcing

Eine Due Diligence kann beim Outsourcing in zwei Richtungen durchgeführt werden:

Darüber hinaus sollte der Insourcer vor Beginn des Outsourcing-Vorhabens die beim Auftraggeber verbleibende Infrastruktur verstehen und wissen, mit welchen Drittanbietern er eventuell in welchem Umfang zusammenarbeiten muss. Nur so kann der Insourcer beurteilen, ob er die Anforderungen des Outsourcers mit seiner Lösung und seiner Organisation abbilden kann.

Auch, wenn die Ausschreibungsunterlagen detaillierte Prozessbeschreibungen enthalten sollten (woran es im Regelfall gerade fehlt), kann eine Überprüfung der Prozesse in der Praxis geboten sein. Wenn das Outsourcing-Vorhaben vorsieht, dass der Insourcer (zumindest zeitweise) den Betrieb bestehender Systeme und Applikationen übernehmen muss, kann er nur beurteilen, ob er das auch leisten kann, wenn er den Betrieb beim Outsourcer oder beim vorherigen Anbieter auch in der Praxis "sieht".

Due Diligence beim Outsourcer

Welche Bereiche im Rahmen einer Due Diligence beim Outsourcer geprüft werden müssen, hängt natürlich vom konkreten Outsourcing-Vorhaben ab. Folgende Bereiche können für den potenziellen Insourcer prüfungsrelevant sein:

Due Diligence beim Insourcer

Auch der Auftraggeber hat ein erhebliches Interesse daran, sich vor der finalen Auswahl des Insourcers nicht nur auf die Papierlage zu stützen. Detaillierte Beschreibungen der Anforderungen in der Ausschreibung helfen.

Zum Video: Outsourcing mit Due Diligence vorbereiten

Noch besser ist es, sich von der Funktionsfähigkeit einer Lösung oder eines Dienstes an einem laufenden System zu überzeugen. Folgende Bereiche können für den Outsourcer prüfungsrelevant sein:

Achten sowohl Auftraggeber als Auftragnehmer darauf, diese Prüfkriterien in ihre Vertragsverhandlungen mit aufzunehmen, dann sollten böse Überraschungen während und nach der Laufzeit eines IT-Outsourcing-Projekts minimiert sein.