Die Zahl der angebotenen Produkte zur E-Mail-Archivierung ist innerhalb eines Jahres von 49 auf 54 gestiegen. Die Zunahme ist höher als es auf den ersten Blick erscheint, denn mit Filenet, Hummingbird, Mobius (jeweils durch Übernahmen), Mount 10 und Nexis sind fünf Angebote aus dem aktiven Vertrieb genommen worden. Mehr als die Hälfte der angebotenen Systeme stammt aus Deutschland (31).
Der Studie zufolge sind 14 Software-Produkte auch in Appliance- oder ASP (Application Service Providing)-Lösungen enthalten. Dabei ist das Angebot als ASP beinahe doppelt so groß, wie das Angebot in Form eines Appliances. Außerdem sind 61 Prozent der Lösungen mandantenfähig. Sie bieten sich deshalb für größere Organisationen und Dienstleistungsunternehmen an.
Nur sieben Anbieter beschränken sich in ihrer Produktpositionierung auf das Thema E-Mail-Archivierung. Die meisten bieten eine übergreifende Archivierungslösung, als Dokumenten-Management-Lösung oder als Life-Cycle-Management-System an. Trotzdem ist die Zahl der reinen E-Mail-Archivierungs-Produkte gegenüber 2006 gestiegen. Festzustellen ist außerdem, dass die Lösungen immer universeller werden. Lediglich ein Fünftel der Produkte sind in der Lage, nur ein einziges E-Mail-System zu archivieren. Die Zahl der Systeme, die mehr als drei E-Mail-Systeme archivieren können, hat sich seit 2005 verdreifacht.
Die Untersuchung hat ergeben, dass moderne Kommunikationsmittel wie Instant Messaging und Push-E-Mail nach wie vor selten unterstützt werden. Nur fünf Systeme archivieren Instant Messages und sieben Push-E-Mails.
Alle Produkte bieten die Archivierung von E-Mails und Anhängen. Nur bei zwei Systemen ist für das Retrieval durch den End-User ein seperates Modul nötig. Über diesen Pflichtumfang hinaus bieten die meisten zusätzliche Leistungen. Teilweise sind die Funktionen im Standardumfang enthalten, teilweise müssen optionale Zusatzmodule lizenziert werden. Einige Anbieter verlassen sich auch auf die Software von Drittanbietern.
Während die Systeme bei den Hauptüberschriften oft sehr homogen wirken, unterscheiden sie sich in den Details doch wesentlich. Bereits die Pflichtleistung Archivierung von E-Mails und Attachments kann vollkommen unterschiedlich gelöst sein. Einige Produkte speichern alle E-Mails, andere nur einen Teil. Es gibt Lösungen, die E-Mails und Attachments gemeinsam ablegen. Andere tun das getrennt. Manche legen die Daten in speziellen Archivdateien ab, andere in Datenbanken.
Genaue Produktprofile
Bei der Leistungsfähigkeit der einzelnen Systeme gibt es nach wie vor deutliche Unterschiede. Das liegt meist in den Details der Implementierungen. Aus diesem Grund sind detaillierte Produktprofile und ein klares Anforderungsprofil unerlässlich.
Die technische Implementierung dauert in 86 Prozent der Fälle maximal zwei Arbeitstage. Fast drei Viertel der Anbieter behaupten, dass der Systemadministrator nur zwei Arbeitstage geschult werden muss. Jeder zweite Anbieter bezeichnet seine Lösung als selbsterklärend und erachtet eine Schulung für die Anwender als unnötig.
Die Marktübersicht "Software zur E-Mail-Archivierung" umfasst insgesamt 1.750 Seiten.