Je vernetzter die Strukturen in Unternehmen und je komplexer die von ihnen entworfenen Problemlösungen sind, umso größer ist ihr Bedarf an bereichs- und oft sogar unternehmensübergreifender Abstimmung und Kooperation. Entsprechend viele Workshops und Meetings finden heute in den Unternehmen statt; zudem Kick-offs und Tagungen, an denen oft Hunderte und zuweilen sogar Tausende von Personen teilnehmen.
Bei diesen Events stehen die Unternehmen oft vor der Frage: Wie können wir die Teilnehmer so einbinden, dass einerseits alle aktiv an der Meinungsbildung und Entscheidungsfindung mitwirken können und andererseits der Prozess handhabbar bleibt?
Denn wenn sehr viele Mitarbeiter an der Meinungsbildung und/oder Entscheidungsfindung mitwirken sollen, dann stoßen die klassischen Moderationsmethoden - mit Pinnwand und Flipchart - an ihre Grenzen. Aus folgenden Gründen:
Es erfordert zu viel Zeit bis alle Teilnehmer ihre Meinungen oder Einschätzungen abgegeben haben.
Die Teilnehmer beeinflussen sich bei Befragungen wechselseitig, so dass kein objektives Stimmungsbild entsteht.
Es vergeht zu viel Zeit bis alle Voten oder Beiträge ausgewertet sind, so dass mit den Ergebnissen weitergearbeitet werden kann.
Das Dokumentieren der gewonnenen Erkenntnisse und Ergebnisse ist sehr zeitaufwändig, weil die auf zahlreichen Papierbogen notierten Informationen zunächst am PC erfasst werden müssen, bevor sie zum Beispiel als Protokoll oder Handout an die Teilnehmer oder Auftraggeber gesandt werden können.
Hinzu kommt: Mit den klassischen Moderationsmethoden lassen sich nur die Voten oder Beiträge der im Raum anwesenden Personen erfassen. Mit ihnen können Personengruppen, die sich an unterschiedlichen Orten befinden, nicht in den Prozess integriert werden. Dies ist in größeren Unternehmen, die meist mehrere Niederlassungen haben und bei denen häufig sogar die Mitarbeiter eines Bereichs an verschiedenen Standorten arbeiten, jedoch oft nötig. Dies gilt speziell dann, wenn es zum Erreichen der übergeordneten Ziele zum Beispiel wichtig ist, dass alle Mitarbeiter sich mit der beschlossenen Strategie oder Problemlösung identifizieren und aktiv an ihrer Realisierung mitwirken.
Events effektiver und interaktiver gestalten
Deshalb dachten in den zurückliegenden Jahren viele Unternehmen darüber nach, wie man Veranstaltungen mit 100, 500 oder gar 1.000 Menschen dynamischer und effektiver und bei Bedarf so gestalten kann, dass sich die Teilnehmer an unterschiedlichen Orten versammeln. Und sie kamen zur Erkenntnis: Mit der modernen Informations- und Kommunikationstechnik können wir unsere Veranstaltungen nicht nur dynamischer und effektiver, sondern auch interaktiver gestalten.
So lassen sich zum Beispiel, wenn genügend kleine digitale Helfer wie Smartphones, Tablets oder Laptops nebst einer entsprechenden Software zur Verfügung stehen, durchaus Veranstaltungsdesigns für Mega-Gruppen schmieden, bei denen
• alle Teilnehmer Fragen an die Referenten stellen können,
• sie regelmäßig nach ihrer Einschätzung gefragt werden und
• die Teilnehmer in wechselnden, sich spontan bildenden Kleingruppen an Problemlösungen arbeiten.
Denn mit der modernen Informations- und Kommunikationstechnik können die Meinungen und Lösungsvorschläge der Teilnehmer schnell erfasst sowie ausgewertet und visualisiert werden, sodass die relevanten Einzelbeiträge und verdichteten Ergebnisse weiterbearbeitet werden können. Entsprechend viele Unternehmen und Verbände führen inzwischen mit Hilfe der sogenannten digitalen Moderation die unterschiedlichsten Formen von Veranstaltungen durch -
• von (Change, Strategie und Vertriebs ) Workshops,
• über (Händler, Management und Führungskräfte ) Tagungen bis hin
• zu Großveranstaltungen wie Betriebsversammlungen, sowie Open-Space-Veranstaltungen und Zukunftskonferenzen.
Die benötigte technische Infrastruktur
Bei der digitalen Moderation werden vernetzte Computer nebst den dazu gehörenden Endgeräten wie Monitoren als Kommunikations- und Interaktionsinstrumente genutzt. Das heißt: Eine Voraussetzung für eine digitale Moderation ist, dass die benötigte technische Infrastruktur vorhanden ist - also entweder firmenintern existiert oder von einem Dienstleister zur Verfügung gestellt wird.
Nötig für das Durchführen einer digitalen Moderation ist zunächst ein Meeting-Cockpit. Dieses Softwareprogramm lässt sich mit dem Programm PowerPoint vergleichen, mit dem Präsentationen konzipiert und die hierfür erforderlichen Charts erstellt werden. Der zentrale Unterschied: Ein Meeting-Cockpit enthält mehr Funktionen, weil mit ihm keine Ein-Weg-, sondern eine IT-gestützte Mehr-Weg-Kommunikation ermöglicht werden soll.
Denn bei den mit Hilfe der digitalen Moderation durchgeführten Großveranstaltungen finden oft auch komplexe Befragungen mit unterschiedlichen Antwortmöglichkeiten statt, deren Auswertungen dann - sozusagen per Knopfdruck - grafisch aufbereitet angezeigt werden. Hierfür werden mit dem Meeting-Cockpit die Vorlagen erstellt. Außerdem gibt es bei Großveranstaltungen häufig wechselnde Arbeitsgruppen und deren Ergebnisse sollen anschließend nicht nur unmittelbar dokumentiert, sondern auch präsentierbar und bearbeitbar sein. Auch hierfür werden im Meeting-Cockpit im Vorfeld der Veranstaltung die Vorlagen erstellt.
Foto: MACHWÜRTH TEAM GmbH
Für das Durchführen der Veranstaltung selbst ist eine Infrastruktur von Nöten, die sich als ein Client-Server-System beschreiben lässt. Sie besteht in der Regel aus folgenden Komponenten, deren Zahl abhängig von der Größe sowie Art der Veranstaltung variieren kann:
• mindestens einem Digital Moderation-Server, der mit einem Webserver verbunden ist und auf dem die mit dem Meeting-Cockpit entworfenen Vorlagen für die Befragungen, die Gruppenarbeit usw. gespeichert sind,
• mindestens einem Meeting-Cockpit, über das der oder die Moderatoren die Veranstaltung steuern,
• mindestens einem Bühnen-Client, auf dem das Geschehen für alle anwesenden Personen (in der Regel per angeschlossenem Beamer) visualisiert wird und
• einer Vielzahl von Teilnehmer-Clients, die auf Laptops, Smartphones oder Tablets gestartet werden und über die die Teilnehmer ihre Beiträge eingeben.
Digitale Moderation hat sich bewährt
Mit dieser technischen Infrastruktur lassen sich die unterschiedlichsten Veranstaltungen durchführen - von (Online)Workshops mit einer überschaubaren Zahl von Teilnehmern bis hin zu Großveranstaltungen mit Tausenden von Teilnehmern, die sich nicht selten an verschiedenen Orten, ja sogar in verschiedenen Ländern versammelt haben.
Bewährt hat sich die digitale Moderation bei all diesen Veranstaltungen unter anderem aufgrund
• der Schnelligkeit, mit der mit Hilfe der genutzten Technik Infos gesammelt, bewertet und ausgewertet sowie visualisiert werden können,
• der erweiterten Kommunikations- und Interaktionsmöglichkeiten, die die Technik bietet, sowie
• der Kostenvorteile, die sich aus der effektiven Nutzung der investierten Zeit ergeben.
So werden zum Beispiel viele Großveranstaltungen, bei denen die Teilnehmer an verschiedenen Orten leben und/oder arbeiten, überhaupt erst durch das Nutzen der Technik möglich, da ansonsten die Kosten (Reise, Unterbringung und Verpflegung) zu hoch wären. Auch der Verlust an (Arbeits-)Zeit aufgrund der Reisezeiten wäre betriebswirtschaftlich nicht vertretbar.
Ähnlich verhält es sich bei Großveranstaltungen, bei denen alle Teilnehmer an einem Ort versammelt sind. Auch bei ihnen ist dadurch, dass die Ergebnisse der Befragungen oder Gruppenarbeiten sozusagen auf Knopfdruck vorliegen - und zwar in einer gut lesbaren und grafisch ansprechenden Form - die Zeitersparnis groß. Zudem haben die Veranstaltungen eine höhere Dynamik.
So ist es zum Beispiel möglich, dass die Teilnehmer, die unterschiedliche Lösungsansätze für ein Problem präferieren, spontan parallele Arbeitsgruppen bilden, die diese Ansätze ausarbeiten, um die Ergebnisse anschließend im Plenum zu präsentieren. Ebenso ist es möglich, dass, wenn mehrere Lösungsansätze an unterschiedlichen Tischen auf verschiedenen Clients präsentiert werden, die Teilnehmer im Raum herumwandern, mit Kollegen diese diskutieren, um sie anschließend zu bewerten, bevor die Voten dann komprimiert im Plenum präsentiert werden.
Mitarbeiter begrüßen Arbeit mit modernen Medien
Deshalb nutzen immer mehr Unternehmen die digitale Moderation zum Durchführen von Großveranstaltungen und Workshops - auch weil sie erkannt haben: Die Teilnehmer fühlen sich durch die schnellen und vielen Feedback- und Interaktionsmöglichkeiten, die ihnen die digitale Moderation bietet, gewertschätzt und gehört. Sie haben zudem registriert, dass gerade ihre jungen technikaffinen Mitarbeiter, wenn in Workshops oder Tagungen mit Pinnwänden und Flip-Charts gearbeitet wird, sich zunehmend fragen: "Warum nutzen wir hier diese 'Steinzeit-Medien'? Im Arbeitsalltag nutzen wir für die Meinungsbildung und Entscheidungsfindung zum Beispiel bei der Projektarbeit doch auch die moderne Informations- und Kommunikationstechnologie. Warum also nicht hier?"
Entsprechend abwartend-reserviert ist ihre Haltung. Das mindert die Effizienz der Veranstaltungen. Und bei Veranstaltungen, deren Ziel es ist, die Mitarbeiter in Meinungs- und Entscheidungsprozesse einzubinden, um sie als Mitstreiter zu gewinnen, schwächt dies auch das Commitment. Auch deshalb setzen immer mehr Unternehmen bei ihren Veranstaltungen auf die digitale Moderation.