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Das Home Office bietet für Arbeitgeber und Arbeitnehmer zahlreiche Vorteile. Arbeitgeber können betriebliche Arbeitsplätze auf mehrere Mitarbeiter aufteilen. Die Kräfte halten sich abwechselnd in den Geschäftsräumen auf und arbeiten die verbleibende Zeit in ihrem Home Office. Unter Umständen benötigt der Arbeitnehmer keinen betrieblichen Arbeitsplatz und arbeitet ausschließlich von zuhause oder unterwegs. Die Folge: Arbeitgeber reduzieren ihren Raumbedarf und alle damit verbundenen Kosten.
Dies ist auch von Vorteil wenn Großaufträge anstehen oder eine Geschäftsausweitung geplant ist. Unternehmen können Zusatzgeschäfte abwickeln, ohne gleich in größere Räumlichkeiten umziehen zu müssen. Überschüssige Büroflächen können zu anderen Zwecken genutzt oder vermietet werden. Zudem können Home Offices dem Fachkräftemangel entgegenwirken. Arbeitgeber können mit einer flexiblen Arbeitsplatzgestaltung punkten und machen den Job auch für weiter entfernt wohnende Kandidaten attraktiv. Sie müssen ihren Lebensmittelpunkt - unter Umständen mit einer eigenen Immobilie - für den Job nicht mehr aufgeben.
Für Arbeitnehmer wiederum entfallen die oft langen Fahrten zur Betriebsstätte. Das spart Zeit, reduziert Kosten und angesichts vieler Staus schont es auch die Nerven. Heimarbeiter können die eigentliche Arbeitszeit oft flexibel gestalten. So lassen sich alltägliche Dinge wie der Handwerkertermin leichter in den Arbeitsalltag einbinden. Doppelte Fahrten zur Betriebsstätte sind passé.
Von einer engen familiären Anbindung, die mit dem Home Office einhergeht, profitieren Arbeitgeber wie Arbeitnehmer. Unternehmen können Mitarbeiter, die sich zwischenzeitlich stärker der Familie verschrieben haben, wieder schneller integrieren. Dazu zählen etwa Mutterschaftsurlaub, Elternzeit oder auch Freistellungen zur Pflege erkrankter Familienangehöriger. Wer keinen Kinderbetreuungsplatz findet, kann mit einem Home Office Familie und Beruf leichter unter einen Hut bringen.
Nachweislich im Interesse des Arbeitgebers
Aufwendungen für das Home Office berühren stets den privaten als auch den beruflichen Bereich. Gerade das ist steuerlich problematisch. Denn Kosten der privaten Lebensführung sind grundsätzlich nicht absetzbar. Lange Zeit sorgte dieser Umstand für Unmut unter Steuerzahlern und führte oft zu Streit mit den Finanzbehörden. Die aktuelle Steuerrechtsprechung erleichtert es, den Fiskus an den Kosten von Home Offices zu beteiligen. Unternehmen sollten jetzt den verstärkten Einsatz flexibler Arbeitsmodelle prüfen.
Eigentlich können Arbeitnehmer die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer nur unter strengen Bedingungen als Werbungskosten ansetzen. Die Finanzbehörden akzeptieren alle Kosten nur dann, wenn das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der beruflichen und betrieblichen Tätigkeit bildet. Ist dies nicht der Fall, doch dem Arbeitnehmer steht kein anderer Arbeitsplatz für die berufliche und betriebliche Tätigkeit zur Verfügung, so sind Kosten bis zu 1.250 Euro jährlich abzugsfähig.
Ein Urteil des Finanzgerichts Rheinland-Pfalz (Az. 4 K 1270/09) stellt indes klar: Alle Aufwendungen sind auch dann komplett abzugsfähig, wenn das Home Office nachweislich im Interesse des Arbeitgebers ist. Im konkreten Fall wurde der Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber per Arbeitsvertrag verpflichtet, an zwei Tagen pro Woche von zu Hause aus zu arbeiten und dafür einen Raum vorzuhalten. Der Arbeitgeber übernahm im Gegenzug die Kosten für die IT-Ausstattung sowie die laufenden Telekommunikationskosten. Außerdem wurde dem Arbeitgeber ein eingeschränktes Kontrollrecht eingeräumt.
Unternehmen können sich auf das aktuelle Urteil berufen und ähnliche Vereinbarungen treffen. Sind Home Offices aus arbeitsrechtlichen Gründen erforderlich, müssen die Finanzbehörden grundsätzlich alle Kosten anerkennen. In der Regel übernehmen Arbeitgeber die Kosten für Hard- und Software sowie die Kommunikationskosten. Sie können dann die Kosten in voller Höhe als Betriebsausgaben geltend machen. Der Arbeitnehmer trägt seinerseits meist alle weiteren Kosten wie die anteilige Miete oder die Stromkosten. Die Kosten kann er als Werbungskosten im Rahmen der jährlichen Steuererklärung ansetzen.
Auch eine jüngst erfolgte Änderung des Einkommensteuergesetzes schafft Rechtssicherheit für Unternehmen. Chefs dürfen ihren Beschäftigten multimediales Equipment wie Smartphones oder Tablets als Arbeitsmittel steuer- und beitragsfrei zur Verfügung stellen. Selbst eine rein private Nutzung führt nicht zur Lohnsteuer- und Beitragspflicht. Die Nutzungsüberlassung sollte grundsätzlich schriftlich vereinbart werden. Angesichts einer Vielzahl von Details empfiehlt sich immer eine steuerliche Vorprüfung.
Schrägen bei Flächenberechnung
Geringe wöchentliche Arbeitszeiten im Home Office rufen schnell die Finanzbehörden auf den Plan. Die Beamten werden kritisch nachfragen, ob das Arbeitszimmer tatsächlich notwendig ist. Auch wenn das Home Office betrieblich vorgesehen ist, kann es zu Kürzungen des Höchstbetrags kommen. Je nach Aufteilung der Arbeitstätigkeit im Betrieb und im Home Office können die Finanzbehörden den vollen Betrag noch zeitanteilig kürzen. Arbeitnehmer, die das Interesse des Arbeitgebers an einem Home Office nicht nachweisen können, müssen prinzipiell mit der Streichung von Werbungskosten rechnen.
Das Finanzamt überprüft die Kosten rund um ein häusliches Arbeitszimmer sehr genau. Dabei scheuen die Beamten auch vor Hausbesuchen nicht zurück. Nicht selten messen sie die Raumgröße selbst nach. Liegt ein Arbeitszimmer etwa im Dachgeschoss, werden alle Dachschrägen genau notiert. So kann das Finanzamt kontrollieren, ob Steuerzahler bei ihrer Flächenberechnung die Schrägen auch anteilig zum Abzug gebracht haben.
Kosten, die nicht genau zu ermitteln oder zu beziffern sind, lassen sich steuerlich auch nicht geltend machen. Eine Putzmittelpauschale etwa wird das Finanzamt nicht akzeptieren. Der Fiskus fordert eindeutige Belege und nachvollziehbare Berechnungen.
Arbeitsrechtliche Vereinbarungen
Ist die Einrichtung eines Home Office geplant, sollten Unternehmen systematisch vorgehen und einige Grundregeln befolgen. So lassen sich alle steuerlichen Begünstigungen ausschöpfen. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten in jedem Fall eine arbeitsrechtliche Vereinbarung zum Home Office treffen. Darin sollten sie die zeitliche Nutzung von betrieblichen Räumen und Home Office genau festhalten.
Besonders wichtig ist, dass aus der Regelung das Interesse des Arbeitgebers an der Heimarbeit des Mitarbeiters hervorgeht. Auch Kontrollrechte des Arbeitgebers und deren Umfang sind aufzunehmen. Unternehmen sollten nicht nur neue sondern auch bestehende Arbeitsverträge für Home Offices auf diese Punkte hin prüfen. Mit plausiblen arbeitsrechtlichen Vereinbarungen lassen sich kritische Nachfragen seitens der Finanzbehörden zumeist vermeiden. Die arbeitsrechtliche Vereinbarung sollte auch Fragen der IT-Sicherheit sowie den Gesundheits- und Versicherungsschutz umfassen. Andernfalls drohen Missverständnisse oder haftungsrechtliche Streitfälle. Vorausschauende Regelungen bewahren die Vertragspartner vor bösen Überraschungen.
Heimarbeiter sollten private und betriebliche Kosten möglichst trennen. Idealerweise richtet der Arbeitnehmer einen separaten Raum als Home Office ein. Alternativ kommen auch ein Arbeitsplatz oder eine Arbeitsecke in Betracht. Das Arbeiten per Notebook am privaten Esstisch oder auf der Couch hingegen, ist steuerrechtlich nicht erlaubt. Hier lassen sich Privatsphäre und Arbeitsbereich nicht mehr trennen, was einen steuerlichen Kostenabzug grundsätzlich verhindert.
Arbeitnehmer sollten zusätzlich folgende Vorkehrungen treffen: Sie sollten die Größe des Arbeitszimmers genau dokumentieren, um dem Finanzamt eine Kostenüberprüfung zu ermöglichen. Dazu sind ein bemaßter Grundriss und ein Lageplan sorgfältig aufzubewahren. Durchgänge in andere Räume, welche die Nutzung des Arbeitszimmers beeinträchtigen, sollten aus der Kostenaufstellung herausgerechnet werden. Andernfalls nimmt das Finanzamt seinerseits pauschale Kostenkürzungen vor.
Um auch die laufenden Kosten für ein Home Office geltend zu machen, sollten Heimarbeiter alle Belege für die Steuererklärung sammeln. Dazu zählen die anteilige Miete, Abschreibungen, Zinsaufwendungen, Wasser- und Energiekosten, Renovierungskosten und Grundsteuer aber auch Müllgebühren oder Versicherungen. Der organisatorische Aufwand lässt sich mit einer interessanten Option deutlich reduzieren. Der Arbeitnehmer kann das häusliche Arbeitszimmer auch an den Arbeitgeber vermieten.
Der Bundesfinanzhof macht allerdings zur Bedingung, dass der Arbeitgeber gleichartige Mietverträge auch mit Dritten abschließt und keinen betrieblichen Arbeitsplatz zur Verfügung stellt (Az. V R 131/00). Dann kann der Arbeitnehmer die Kosten für das Home Office über die Anlage V geltend machen, muss aber im Gegenzug auch die Mieteinnahmen versteuern. Unternehmen können die Mietzahlungen und die angefallenen Nebenkosten als Betriebsausgaben absetzen. Welches Modell letztlich sinnvoll und praktikabel ist, sollten Unternehmen im Vorfeld mit ihrem steuerlichen Berater diskutieren.
Schwierigkeiten mit Coworking
Wer überwiegend von zu Hause aus arbeitet, wird unter Umständen die Vorteile der gemeinsamen Büroarbeit vermissen. Spontane Meetings, kurze Flurgespräche oder gemeinsame Mittagessen können den Teamgeist und die Zusammenarbeit beflügeln. Flexible Arbeitsmodelle funktionieren insbesondere dann, wenn der persönliche Austausch mit Kollegen nicht zu kurz kommt.
Sogenannte Coworking-Zentren bieten eine Symbiose aus Heim- und Büroarbeit. Es handelt sich um moderne Gemeinschaftsräume mit frei nutzbaren Arbeitsplätzen für mobile Kräfte. Mit einer Ausstattung von Sofas über Schreibtische bis hin zu Konferenzräumen schaffen sie eine Balance zwischen beruflichem und privatem Umfeld. Coworking-Zentren finden gerade bei jungen Leuten einen starken Anklang und verzeichnen hohe Zuwachsraten. Weltweit gibt es bereits über 2.000 Coworking-Zentren, Tendenz rasant steigend.
Noch tun sich einige Finanzbehörden schwer, die Kosten rund um Coworking-Plätze für Arbeitnehmer anzuerkennen. Der Kostenabzug ist gefährdet, wenn der Arbeitsraum nicht abgegrenzt ist oder das Ambiente zu stark privater Natur ist. Die Rechtsprechung wird sich mit dem Phänomen Coworking noch eingehend beschäftigen müssen.
Klaus Zimmermann ist als Steuerberater für DHPG in Bornheim tätig.
(Quelle: CFOworld)