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Seit mehr als 30 Jahren automatisieren Unternehmen Prozesse, um ihre Effizienz zu steigern und ihre Stückkosten zu senken. Auch in den gegenwärtigen Digitalisierungsstrategien spielt die Prozessautomatisierung eine tragende Rolle. Doch viele Unternehmen haben Schwierigkeiten, an vergangene Erfolge anzuknüpfen, da die klassischen Automatisierungslösungen an ihre Grenzen stoßen.
Der Grund dafür sind hohe Implementierungskosten bei gleichzeitig abnehmenden Nutzen, hervorgerufen durch heterogene Systemlandschaften und unzureichende Schnittstellen. Auf der Suche nach Alternativen rückt mittlerweile immer stärker das Thema Robotic Process Automation in den Fokus der Entscheidungsträger.
Hinter Robotic Process Automation (RPA) stehen Softwareroboter, die in der Lage sind, manuelle Eingabebefehle von Menschen - zum Beispiel per Maus oder Tastatur - zu simulieren. Im Gegensatz zu klassischen Automatisierungslösungen greift RPA dabei auf bestehende Benutzeroberflächen zurück. Ein wichtiger Vorteil dabei: Seitens der Anwendungssysteme müssen keine standardisierten Schnittstellen bereitgestellt werden. So können zum Beispiel auch Prozesse unter Einbindung älterer Host-Systeme automatisiert werden.
Die Konfiguration der Softwareroboter bietet gegenüber der klassischen Automatisierung noch einen Vorteil: Eine grafische Prozessmodellierung sowie Regeln, die beispielsweise für das Öffnen oder Schließen einer Anwendung benötigt werden. Zwar basieren klassische Lösungen ebenfalls auf einer grafischen Prozessmodellierung, diese muss jedoch aufwändig von Softwareentwicklern in einen Programmcode umgewandelt werden. Infolgedessen können mit RPA hohe Entwicklungskosten, aber auch knappe Entwicklungsressourcen gespart werden.
Wie identifiziert man die richtigen Prozesse für RPA?
Pauschal Prozesse zu benennen, die mit RPA automatisiert werden können, ist nicht zielführend. Um geeignete Prozesse für RPA zu identifizieren, müssen sowohl technische als auch betriebswirtschaftliche Kriterien betrachtet werden. Aus technischer Sicht hängt der Erfolg einer RPA-Implementierung vor allem vom Grad der Strukturierung und der Komplexität des Prozesses ab: Je standardisierter der Prozess abläuft, also je weniger Entscheidungsknoten in einem Prozess durchlaufen werden, desto einfacher und effizienter lassen sich die für Softwareroboter notwendigen Regeln administrieren und orchestrieren.
Darüber hinaus wird die Performance der RPA-Lösung durch die Stabilität und Verfügbarkeit der Anwendungssysteme beeinflusst, die über die grafische Benutzeroberfläche angesteuert werden. Häufige Systemwechsel innerhalb eines Prozesses können sich unter Umständen negativ auf die Performance auswirken.
Die betriebswirtschaftliche Entscheidungsgrundlage für eine RPA-Implementierung stellen vor allem die Prozesskosten dar. Generell werden diese auf Basis eines Verrechnungssatzes (zum Beispiel der durchschnittliche Stundenlohn) und der Dauer ermittelt. Im Anschluss bewertet man dann, wie sich die betrachtete RPA-Lösung auf diese ermittelten Faktoren auswirkt. Aus der Gegenüberstellung der so ermittelten Kennzahlen für verschiedene Prozesse kann dann abgeleitet werden, wo sich der Einsatz von Softwarerobotern am meisten rentiert.
Die Berechnung der Prozesskosten hat aber noch einen weiteren Vorteil: Werden die Prozesskosten mit der Anzahl der Prozessdurchläufe in einem bestimmten Zeitraum (zum Beispiel pro Jahr) multipliziert, sollte diese Summe dem geschätzten Investitionsvolumen der RPA-Lösung gegenübergestellt werden. Infolgedessen wird deutlich, wann sich die Investition amortisiert.
Welche Vorteile hat RPA für die Mitarbeiter?
In der öffentlichen Diskussion werden (Software-)Roboter häufig als eine mögliche Gefahr für Arbeitsplätze betrachtet. Dabei bleibt jedoch unberücksichtigt, dass Mitarbeiter von einer Automatisierung bestimmter Prozesse auch profitieren können.
Ein nicht unwesentlicher Teil der Arbeitszeit entfällt nämlich oft auf monotone Routineabläufe wie etwa das Erstellen von Berichten oder die Pflege von Tabellenblättern. Diese Aufgaben binden knappe Kapazitäten der Mitarbeiter und werden häufig als lästig oder störend empfunden. Übernimmt hier "Kollege Roboter", motiviert das Fachkräfte, weil sie sich verstärkt auf die ihrer Qualifikation entsprechenden Fragestellungen konzentrieren können.
Besonders relevant wird dieser Ansatz bei Mitarbeitern im direkten Kundenkontakt: Sie können die neu gewonnene Zeit nun den Anliegen und Bedürfnissen der Kunden widmen. Darüber hinaus zeigen Studien, dass die Entlastung durch Prozessautomatisierung auch zu einer gesteigerten Kreativität bei Mitarbeitern führt.
Fehler bei der Einführung vermeiden
Die Implementierung einer RPA-Lösung birgt weitere Herausforderungen, die in Unternehmen nur selten beachtet werden. Eine häufige Fehlerquelle ist die mangelhafte organisatorische Verortung im Unternehmen. Dazu ein Beispiel aus dem Projektalltag: Innerhalb einer Pilotabteilung wurde ein RPA-Tool zur automatischen Verarbeitung von Prozess-Input-Daten einer Innendienstanwendung eingeführt.
Anstatt dieses Tool im nächsten Schritt zentral im Unternehmen zu positionieren und so übergreifend Software und Know-how bereitzustellen, wendeten sich andere Abteilungen mit großem Interesse an die Pilotabteilung. Diese sollte die RPA-Software so modifizieren, dass auch die Prozessdaten der anderen Abteilungen in dem neuen RPA-Tool verarbeitet werden können. In der Konsequenz steht das Unternehmen nun vor der Herausforderung, die vermeintliche Zuständigkeit der Pilotabteilung für die RPA-Software nachträglich an zentraler Stelle im Unternehmen zu verorten und die Pilotabteilung von den nicht vorgesehenen Aufgaben zu entlasten.
Gleichzeitig müssen bei der Einführung eines RPA-Tools, egal ob auf Abteilungs- oder auf Unternehmensebene, Modellierungskonventionen und das Quelldaten-Management organisiert werden. Dies hilft dem Unternehmen dabei, die Wiederverwendbarkeit von Komponenten sicherzustellen, die Automatisierung effektiv zu gestalten und die Pflege der Prozesse einfach zu halten.
Auch hierzu ein Projektbeispiel: Ein Entwickler zeigte Eigeninitiative und modellierte einige Prozesse. Dafür erstellte er Tabellenblätter mit den durch das RPA-Tool zu importierenden Prozessdaten. Was zu Beginn beherrschbar war, entwickelte sich bald zu einem sehr pflegeintensiven Prozess, der schließlich auch die Ressourcen weiterer Mitarbeiter einband. Wäre nach der ersten "Vorstudie" des Entwicklers ein fachliches Zieldesign für die Verwaltung von Prozessdatenentwickelt worden, hätte man vor der tatsächlichen Umsetzung den anschließenden Pflegeaufwand begrenzen und die Automatisierung effektiver gestalten können.
Grundsätzlich sind also die zentrale Organisation von Know-how und Konventionen, klare Definitionen des Zieldesigns sowie die Einbindung sowohl der IT als auch der fachlichen Stakeholder erfolgsentscheidend.