Joachim Cramer und Jürgen Tusch vom zentralen CIO-Büro in Essen präsentieren zufrieden das erste globale IT-Projekt der RWE: 60000 Rechner des Konzerns kommen künftig aus einer Hand. Es gibt nur noch einen Standard-Desktop, ein Standard-Notebook und keine „Nice-to-have-Modelle“, wie der Infrastruktur-Verantwortliche Cramer betont. „Ansonsten ist Desktop-Standardisierung natürlich nichts revolutionär Neues“, schränkt Projektleiter Tusch ein. „Aber es sind auch schon welche daran gescheitert.“ Prominentester Flop in der Geschichte der Rechner-Harmonisierung: Vor zwei Jahren scheiterte Daimler-Chrysler mit dem Versuch, 140000 Arbeitsplätze durch HP zu standardisieren. Die RWE-ler hält dies jedoch nicht davon ab, bei ihrer Desktop-Harmonisierung auf den selbigen Anbieter zu setzen. Zu beachten seien bei einem derartigen Mammutprojekt allerdings folgende fünf Lehren:
Lehre 1: Versuche nicht, 100 Prozent zu standardisieren
Beachte die 80/20-Regel. Über alle Landesgesellschaften hinweg betreibt die RWE 75000 Rechner. Von vornherein hat CIO Chittur Ramakrishnan nicht versucht, alle von ihnen zu standardisieren, sondern nur 80 Prozent davon, also 60000 Desk- und Laptops. Entscheidungen wären sonst ineffizient getroffen worden, erläutert Joachim Cramer. RWE strebt an, seine PCs im Durchschnitt fünf Jahre zu nutzen. Für Notebooks, die nur 25 Prozent des Bestandes ausmachen, rechnen Cramer und Tusch mit vier Jahren Nutzungsdauer.
Lehre 2: Wirb für deine Entscheidung
Binde die Konzerngesellschaften aktiv mit ein. Vermeide das „Not invented here“-Syndrom, warnt Projektleiter Tusch. Neben zwei Fulltime-Equivalents aus der CIO-Organisation hatte er deshalb weltweit noch 40 weitere Mitarbeiter in seinem Team, darunter Einkäufer und Juristen genauso wie IT-ler. Alle beteiligten Ländergesellschaften hatten dreieinhalb Monate Zeit, um ihre eigenen Tests durchzuführen.
Lehre 3: Achte auf die Farbe der Tastatur
Beachte auch länderspezifische Anforderungen an die Ergonomie. Dass in Großbritannien ein Pfund-Zeichen auf die Tastatur gehört, war allen Beteiligten klar. Dass in Osteuropa Bildschirme flimmern, weil der Strom nicht immer stabil fließt, auch das konnten die Verantwortlichen vorhersehen. Aber dass in Deutschland die Farbe der Tastatur und die Höhenverstellbarkeit von Monitoren wegen entsprechender Arbeitsschutzrichtlinien entscheidend sein könnten, das war kaum jemandem bekannt, sagt Cramer.
Lehre 4: Rechne mit logistischen Problemen
Validiere die globale Performance der Hersteller. Zehn Anbieter haben sich auf die RWE-Ausschreibung beworben, darunter auch große Reseller. „Die waren am Anfang sogar zum Teil besser als die Hersteller“, sagt Cramer. Allerdings haben sich bis zur Runde der letzten drei nur Hersteller durchsetzen können. Und selbst von denen konnte keiner 100 Punkte auf der Zufriedenheitsskala erreichen. „Logistische Probleme hatten alle“, berichtet Projektleiter Tusch.
Lehre 5: Verheirate dich nicht mit dem Hersteller
Der Rahmenvertrag mit dem Dienstleister läuft zunächst nur über ein Jahr mit der Option zur zweimaligen Verlängerung um jeweils ein Jahr. HP muss somit kontinuierlich seine Performance beweisen. „Wir haben nicht ein Produkt gekauft, sondern ein Produkt- und Serviceniveau“, erklärt Cramer, und sein Kollege Tusch ergänzt: „Wir setzen uns quartalsweise mit dem Dienstleister zusammen und beraten die nächsten Schritte.“ Aktuell liegt gerade der Roll-out von 12000 Geräten in Großbritannien an.
Mit dem Projekt „Global Desktop“ hat Chittur Ramakrishnan sein Gesellenstück als CIO bei RWE abgeliefert. Vor zwei Jahren, genau am 1. April 2004, wechselte er von Siemens zum Energielieferanten nach Essen. Als CIO in einer dezentralen Struktur musste er bei Siemens bereits feststellen, dass Landesfürsten zentrale IT-Entscheidungen nur dann begrüßen, wenn sie damit Geld sparen. Knapp vier Millionen Euro jährlich spare RWE durch die PC-Standardisierung. Bereits im laufenden Projekt hätten bisherige Lieferanten Nachlässe angeboten. „Es setzt sich die Einsicht durch, dass RWE als IT-Kunde am Markt geschlossen agiert und dies über die CIO-Organisation realisiert“, meint Ramakrishnan. Als nächste Schritte strebt er an, die Desktop- und Mobile Services zu standardisieren.