Die Anwendung ist besonders für kleine und mittlere Unternehmen geeignet, die keine hohen Investitionskosten für eigene Software und Scanner zur Rechnungsbearbeitung auf sich nehmen wollen. Außerdem lassen sich Personalkosten für die manuelle Erfassung von Eingangsrechnungen einsparen.
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Der Service "InvoiceReady" von Basware funktioniert nach dem Modell von Software as a Service (SaaS). Zunächst erfolgen der Empfang und das Sortieren eingehender Rechnungen, der Scan sowie die Erfassung der Rechnungsdaten. Im Anschluss daran werden die Daten über den InvoiceReady-Workflow beim Kunden an den zuständigen Bereich zur Prüfung und Freigabe weitergeleitet. InvoiceReady informiert die zuständige Person im Unternehmen automatisch per E-Mail.
Über den direkten Link in der E-Mail können die Belege so geprüft, genehmigt und schließlich im Finanzsystem verbucht werden. Für Kunden mit mehreren Standorten können Rechnungen flexibel entweder am Hauptstandort oder bei anderen Niederlassungen empfangen und bearbeitet werden. Dies bietet sich zum Beispiel an, wenn ein Mitarbeiter vorübergehend wegen Krankheit oder Urlaub ausfällt.
Laut Basware optimieren die Purchase-to-Pay-Lösungen den gesamten Prozess von der Bedarfsanforderung bis hin zur Rechnungsbearbeitung. Sie sollen einen voll automatischen Prozess erlauben, beginnend beim Bedarf über Genehmigung, Bestellung, Auftrags- und Lieferbestätigung bis hin zur Rechnungsbearbeitung.
Das Beratungshaus PayStream Advisors beschreibt in dem Report "Healthcare Accounts Payable Automation" eine Roadmap für eine "papierfreie" Rechnungsverarbeitung für Krankenhäuser. Demnach befinden sich gerade Krankenhäuser in einer aktuellen Zwangslage: Sie sollen profitabler arbeiten, während sie gleichzeitig den bisherigen Standard in der Gesundheitsbetreuung gewährleisten müssen. Insofern komme, so die Analysten, der IT und ihren Möglichkeiten zur Kosteneinsparung eine wichtige Rolle zu.
Automatisierung senkt Kosten
Die per IT zu erzielende Automatisierung von Arbeitsabläufen im sogenannten Back-Office-Bereich ist eine dieser Möglichkeiten, die sich auch für Krankenhäuser anbietet. Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen per Scanner und Software ist aber häufig immer noch an manuelle Arbeitsschritte gebunden. Insofern ist es nach PayStream Advisors nur konsequent, diesen Prozess weiter zu automatisieren. Outsourcing dieser Funktionen und Abrechnung nach einem Pay-to-Use-Modell bieten sich als Lösungen an. Laut PayStream Advisors hinkt das Gesundheitswesen in dieser Hinsicht anderen Geschäftszweigen deutlich hinterher, wie die nebenstehende Übersicht zeigt. Der Nachholbedarf ist also enorm.