Die Online-Kommunikation zwischen Bürgern und Verwaltung gewinnt zusehends an Bedeutung. Der Grund: Wer seine Geschäfte rund um die Uhr über das Internet abwickelt, erwartet auch von den Kommunen, dass sie jederzeit Formular und Anträge zur Verfügung stellen. Das erkennen auch immer mehr Verwaltungen. So geben 22 Prozent der Städte an, dass das Thema Formular-Management 2007 "sehr wichtig" werden wird. Mehr als zwei Drittel beurteilen es als "ziemlich wichtig".
Auffällig ist, dass nur in acht Prozent der Fälle das Thema auf breiter Basis diskutiert wird. Hier scheint noch vielfältiges Potenzial zum Ausbau der bestehenden Konzepte vorhanden zu sein. Nur mehr als ein Viertel der Teilnehmer sagt, dass sie das Thema gelegentlich ansprechen. 21 Prozent haben ein Pilotprojekt durchgeführt, während 43 Prozent bereits eine Formular-Management-Lösung einsetzen.
Alle Befragten stellen bereits Formulare im Internet zur Verfügung. 84 Prozent der Angebote sind allerdings noch rein Datei-basiert. Lediglich bei 57 Prozent gibt es online übertragene Formulare. Diese Ergebnisse zeigen den Bedarf an einem weiteren Ausbau der Transaktionsfähigkeit. Nur durch ein so genanntes intelligentes E-Formular können die enthaltenen Informationen auch medienbruchfrei an nachgelagerte Systeme, wie beispielsweise Fachverfahren, ERP- oder Vorgangsbearbeitungs-Systeme, übergeben werden. Und erst dann tragen sie zur Optimierung der Prozesse bei.
Bürger als Einführungshürde
Die Umfrage zeigt, dass die Städte bei der Nutzung elektronischer Signaturen den Bürger als Einführungshindernis sehen. Darüber hinaus gilt dies für die Kosten einer entsprechenden IT-Lösung. Weniger Sorgen machen dagegen Akzeptanzprobleme in der Wirtschaft, das benötigte eigene Know-how, die Auswahl der betreffenden Lösung und befürchtete Sicherheitsprobleme.
Laut der Untersuchung werden mehr Akzeptanzprobleme für elektronische Signaturen gesehen, je größer eine Stadt ist. Es zeigt sich, dass Verwaltungen diese Probleme entweder bei Bürgern und der Wirtschaft gleichzeitig wahrnehmen oder bei keinem von beiden. Um sicher zu gehen, sollten Kommunen sich bei der Einführung eines Formularsystems in Verbindung mit einem Signatursystem an praxisbewährten Lösungen orientieren.
Viele der Befragten setzen eigene oder spezielle Lösungen ein. Die Folge ist, dass die Übersicht an eingesetzten Lösungen und Produkten einen fragmentierten Eindruck macht. In den meisten Fällen werden Formulare allerdings als Adobe Acrobat Datei (.pdf) oder mit Form-Solutions bereit gestellt. Am häufigsten wurden Lösungen vom Systemhaus Bol oder eigene Systeme in der Kategorie andere Lösung genannt.
Das größte Ausbaupotenzial des eigenen Serviceangebots sehen die Verwaltungen für die Zielgruppen Wirtschaft (27 Prozent) und Verwaltung (30 Prozent). Die Befragten sind sich einig, dass noch umfassende Entwicklungsmöglichkeiten bei der Integration in Fachverfahren bestehen. Das gilt vor allem in Bezug auf Gewerbe-Angelegenheiten (76 Prozent), das Meldewesen (70 Prozent), Bauverwaltung (68 Prozent), Personenstandswesen (60 Prozent) und Entsorgung (49 Prozent).
Vorteile durch den Einsatz von elektronischen Formularen sehen die Befragten vor allem in der Bürgerorientierung, der Verbesserung von Geschäftsprozessen und Zeitersparnis. Kostensenkungspotenziale stehen weniger im Vordergrund und auch der Bürokratieabbau wird kaum als Vorteil genannt.
An der Studie "Formular-Management in Kommunen" beteiligten sich 37 deutsche Städte.