Single Euro Payments Areas

SEPA - das sollten Sie wissen

15.01.2014 von Horst Westerfeld
Finaler Countdown für SEPA (Single Euro Payments Areas) - auch wenn die EU-Kommission die Übergangsfrist um ein halbes Jahr bis zum 1. August verlängert hat, sollten Unternehmen besser heute als morgen umstellen.

Vor allem die größeren Unternehmen sind in der Umstellung oder haben sie schon abgeschlossen. Bei kleineren Firmen besteht aber noch Handlungsbedarf. Auch wenn die EU-Kommission die Übergangsfrist gerade erst bis zum 1. August verlängert hat.

So viele Tests wie möglich

Auch wenn die Zeit drängt - ausführliche Testarbeiten bei der Implementierung des SEPA-Zahlungsverfahrens sind ein nicht zu unterschätzender Vorteil. Das haben die Erfahrungen bei der vom Hessischen Finanzministerium federführend betriebenen Umstellung der Landesverwaltung gezeigt. Im operativen Geschäft kam es immer wieder zu Konstellationen und Fehlern, die nicht vorhersehbar waren.

Die (IT-)Unternehmen sind gut beraten, die verbleibende Zeit für Tests mit ihrer Hausbank zu nutzen. Es gilt zu überprüfen, ob die übermittelte SEPA-Zahlungsdatei auch verarbeitet werden kann. Solche Tests an der Schnittstelle zwischen Unternehmen und Bank können die Risiken verringern.

Oft wird SEPA nur mit dem grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr in Verbindung gebracht. Aber auch Überweisungen im Inland sind künftig nach SEPA-Standards zu handhaben. Gelingt den Unternehmen die Umstellung nicht rechtzeitig, können Zahlungsflüsse versiegen: Rechnungen werden nicht beglichen, Gehälter nicht gezahlt etc.

Die Umstellung auf das SEPA-Zahlverfahren ist nicht nur eine technische Softwareanpassung. Davon betroffen sind alle Bereiche des Unternehmens: Mitarbeiter, Vertrieb, Finanzbereich, Zahlungsverkehr, Technik, Organisation, Kunden, Lieferanten. Sie müssen alle eingebunden werden, und das erfordert viel Kommunikation und Organisation.

Ein bisschen Hintergrund

Was ist eigentlich SEPA? - Seit 2008 sind in der EU stufenweise einheitliche Überweisungs- und Lastschriftstandards eingeführt worden. Ziel ist ein einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum, wo es hinsichtlich Abwicklung und Kosten keine Unterschiede zwischen nationalen und grenzüberschreitenden Zahlungen gibt. In SEPA wird die Kontoverbindung mit der Hilfe von IBAN und BIC angegeben - statt Kontonummer und Bankleitzahl.

IBAN und BIC der Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, Mitglieder und Zahlungsempfänger sind selten in den Datenbeständen gespeichert. Daher müssen die Unternehmen die vorhandenen Kontonummern und Bankleitzahlen konvertieren. Hierzu bieten Kreditwirtschaft und private Dienstleister Konvertierungs-Tools und/oder Services an. Aber eine völlig automatische Umwandlung ist in den meisten Fällen nicht möglich, manuelle Nacharbeiten sind also erforderlich.

Mit dem Schlusstermin für die nationalen Lastschriftverfahren werden abgelöst:

Mandatsverwaltung

Bei der SEPA-Basislastschrift müssen nicht nur die Daten des Mandats, sondern auch künftige Änderungen des Mandats im Lastschriftdatensatz an die Bank übermittelt werden. Dazu ist es wohl gerade bei einer großen Anzahl von Lastschrifteinzügen nicht vermeidbar, eine Mandatsverwaltung in den Geschäftsprozess des Unternehmens zu etablieren.

Die "Fortgeltung" von Lastschrifteinzugsermächtigungen erspart es den Unternehmen, für alle Fälle neue Mandate einzuholen. Dabei kann die bisher erteilte Einzugsermächtigung in ein SEPA-Mandat umgedeutet werden. Allerdings nur, wenn der Gläubiger den Zahlungspflichtigen vorher über den Wechsel in Textform unterrichtet hat - unter Angabe von Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz.

Abgewickelt werden SEPA-Überweisung und SEPA-Lastschrift im XML-Format gemäß ISO 20022. Damit wird das DTA-Format abgelöst.

Zusätzliche Informationen

Weiterführende Informationen bieten die Seiten der Deutschen Bundesbank oder des Hessischen Ministeriums der Finanzen.