Karsten Königstein, Geschäftsführer von Process Square, nennt die folgenden sieben Stellen, an denen es am meisten hakt:
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1.) Standard-Prozesse bilden Abläufe in Fachbereichen unzureichend ab: Die Wurzel dieses Übels ist die oftmals stark fragmentierte IT-Infrastruktur. In den Fachbereichen laufen viele komplexe Vorgänge deshalb abseits der Standard-Prozesse ab. Es bilden sich Inseln, die allesamt große Bedeutung für das Ganze haben, aber füreinander nur schwer zugänglich sind. ERP-Systeme haben laut Königstein daran wenig geändert: Erstens bieten sie nicht durchgängig überzeugende wirtschaftliche Lösungen und zweitens bilden sie nur Teilprozesse ab.
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2.) Fachabteilungen vermissen Freiheiten: Für die Planung und Realisierung von Prozessen ist meist alleine die IT-Organisation verantwortlich, der Fokus ist entsprechend technisch. Das drängt die anderen Abteilungen in eine zeitraubende Abhängigkeit. Eigene Anforderungen können ohne Ressourcen und Engagement der IT nicht umgesetzt werden. Process Square fordert deshalb mehr Spielräume für die Fachabteilungen.
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3.) Der manuelle Aufwand ist immer noch zu hoch: Allen Anstrengungen in Richtung Automatisierung zum Trotz prägt Doppelarbeit in vielen Unternehmen nach wie vor den Alltag - so ärgerlich das ist. Königstein empfiehlt Software-Tools zur automatisierten Steuerung und zitiert eine Gartner-Analyse, nach der Firmen dadurch ein Drittel der Ressourcen einsparen können.
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4.) Es mangelt an Transparenz: Häufig fehlt der genaue Überblick über die Abläufe. Wer Prozesse optimal managen will, sollte deshalb seine Sicht schärfen. Als Brille könnten laut Process Square Anwendungen dienen, die sowohl die Visualisierung von Prozessen als auch die Steuerung von Verantwortlichkeiten und Ressourcen unterstützen.
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5.) Die Qualität der Prozesse lässt sich nicht exakt messen: Vielen Unternehmen gelingt es nicht, konkret zu bewerten, inwieweit die Abläufe Wertschöpfungsziele erreichen. Königstein lässt keinen Zweifel daran, dass diese Firmen das schleunigst ändern sollten: Die Messbarkeit der Effizienz mit minuten-aktuellen Status-Informationen für alle laufenden Vorgänge gehöre ebenso zum Pflicht-Programm wie Kennzahlen-basierte Auswertungen.
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6.) Zu viele Abläufe erfüllen Compliance-Anforderungen nicht: Der Gesetzgeber schreibt immer detaillierter vor, wie Prozesse abzulaufen haben und zu dokumentieren sind. Dennoch erfüllen viele Firmen den Anspruch eines wirkungsvollen und transparenten Risiko-Managements laut Process Square nicht. Der Tipp des Anbieters: Prozesse und zusätzliche Compliance-Tätigkeiten verbinden und so Ressourcen sparen.
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7.) Viele Anwendungen sind zu kompliziert gestrickt: Die effizientesten Lösungen seien einfach und ohne hohen Schulungsaufwand zu implementieren, meint Königstein. In der Praxis wählten die Anwender indes häufig schwerfällige Software, was die Flexibilität ebenso einschränke wie die Zufriedenheit der Benutzer. Tools sollten stattdessen intuitiv und bequem zu bedienen und in Eigen-Regie zu betreuen und anzupassen sein, so der Leitfaden.
Process Square veröffentlichte die sieben Punkte unter dem Titel "Thesen zur Prozessoptimierung".