Beim Protokollieren von Meetings geht es nicht darum, jede Minute der Besprechung genau festzuhalten, sondern, die wichtigsten Punkte Beschlüsse zusammenzufassen. Dabei sind insbesondere Entscheidungen und Abstimmungen von Bedeutung sowie die Festlegung nächster Schritte. Zudem kann das Protokoll dazu genutzt werden, zukünftige Aufgaben zu verteilen und nachzuverfolgen.
Protokoll schreiben - alles Wissenswerte
Beim Verfassen eines Protokolls gibt es zunächst einige Grundregeln zu beachten. Wie umfangreich das Protokoll werden soll, hängt von der jeweiligen Verwendung ab. Hierbei ist zu unterscheiden, ob es ausreicht, dass nur die Beschlüsse und Ergebnisse festgehalten werden, oder ob es wichtig ist, wie die Entscheidungen zustande gekommen sind.
Falls Erstere der Fall ist, handelt es sich um ein Ergebnisprotokoll. Im zweiten Fall um ein Verlaufsprotokoll. Im Gegensatz zum Ergebnisprotokoll werden beim Verlaufsprotokoll nicht nur die Entscheidungen und die beschlossenen Maßnahmen festgehalten, sondern auch der Inhalt der Reden, der Diskussionen und der gestellten Fragen.
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Zum effizienten Protokollieren gehört insbesondere die richtige Vorbereitung. Um für alle Eventualitäten gewappnet zu sein, sollte für Fragen und Unklarheiten ein gesondertes Blatt Papier oder Dokument vorbereitet werden. Für häufig verwendete Wörter empfiehlt es sich, Abkürzungen festzulegen. Zudem sollte für Ergänzungen und Korrekturen innerhalb der Notizen genügend Platz gelassen werden. Falls nicht alle Teilnehmer der Besprechung dem Protokollierer bekannt sind, können Namensschilder aufgestellt werden. Abschließend sollten von Aufzeichnungen des Meetings auf einem Flipchart oder einem Whiteboard Fotos gemacht werden, die dem Protokoll angehängt werden.
Ergebnisprotokoll - alles zum Thema
Wenn nur die Ergebnisse einer Besprechung wichtig sind, und nicht die Diskussionen, die zu den Ergebnissen führten, wird ein Ergebnisprotokoll erstellt. Es eignet sich insbesondere für größere Diskussionsrunden oder längere Gespräche. Vom Verlaufsprotokoll unterscheidet es sich nur darin, dass auf die Inhalte der Reden, Diskussionen und Fragen verzichtet wird.
Das Ergebnisprotokoll enthält also alle Angaben zum Meeting selbst, die auf den Protokollkopf gehören. Jeder Tagesordnungspunkt wird mit seinem jeweiligen Ergebnis vermerkt. Diese Protokollart ist daher kürzer als beispielsweise das Verlaufsprotokoll und ist dann geeignet, wenn die Entstehung der Ergebnisse nicht von Bedeutung ist.
Die Protokollvorlage
Am einfachsten gelingt das Protokollieren eines Meetings, wenn man systematisch vorgeht. Hierzu kann man sich an folgende Vorlage für Besprechungsprotokolle halten:Ob am PC oder per Hand - zuerst werden auf dem Protokollkopf Angaben zum Meeting selbst gemacht wie Datum, Ort, Uhrzeit, Name des Moderators und des Protokollierers. Darauf folgen der Zweck der Besprechung und die Namen der eingeladenen sowie anwesenden Teilnehmer.
Kernpunkt der Protokolle sind die Tagesordnungspunkte, TOPs. Jeder Tagesordnungspunkt muss im Protokoll vermerkt werden und gliedert sich, je nach Verwendung, in Thema, Problem, Diskussion, Antrag, Verantwortlich, Termine und Maßnahmen. Zu jedem TOP muss ein Ergebnis notiert werden.
Im Anschluss muss das Protokoll in gut lesbare Form gebracht werden. Dazu empfiehlt es sich, bereits im Vorfeld auf dem Computer eine Vorlage anzufertigen, in die die einzelnen Punkte nur mehr eingetragen werden müssen. Die endgültige Version sollte so schnell wie möglich nach dem Meeting fertiggestellt werden. Dadurch sind die Gespräche der Besprechung noch am besten in Erinnerung und man muss sich nicht nur auf seine Aufzeichnungen verlassen.
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Ob am PC oder mit Paper/Pencil: Am einfachsten gelingt ein gutes Protokoll, wenn Sie hierfür eine Vorlage verwenden. Ein Muster eines Besprechungsprotokolls können Sie bei uns als Word-Dokument kostenlos herunterladen.