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Ein wenig überrascht hat es den Experton-Analysten Axel Oppermann schon, dass beim Projektmanagement fast die Hälfte der mit einer Software arbeitenden Unternehmen immer noch Microsoft Excel verwenden. 150 Unternehmen hat die Experton Group aus Ismaning bei München kürzlich zu dem Thema befragt. 63 Prozent davon nutzten eine Projektmanagement-Software (PMS), und von ihnen setzen 42 Prozent die Tabellenkalkulation von Microsoft als Low-End-Lösung ein.
"Es gibt keine Projektmanagement-Kultur in den Unternehmen", urteilt Oppermann. Da planen die Marketing-Leute ihre Kampagnen in Excel und schicken die Listen durch die ganze Firma, während IT und Forschung sich auf einer umfassenden Projektmanagement-Software als Insellösung sonnen.
Mit einer Portallösung bis zu 20 Prozent sparen
In dieser Kraut- und Rüben-Situation kommt neben Excel vor allem Microsoft Project zum Einsatz (54 Prozent), andere Office-Tools wurden in vier Prozent der Fälle genannt. 27 Prozent gaben "Sonstige" an und sieben Prozent haben sich - in der Regel teure - Eigenentwicklungen zusammengeschustert, beziehungsweise maßgeschneidert.
Mehrere Lösungen nebeneinander stoßen allerdings irgendwann an ihre Grenzen. "Das geht einfach nicht mehr, wenn verschiedene Ressourcen eingebunden werden müssen", so Oppermann - eine externe Agentur, mehrere Standorte der eigenen Firma oder verschiedene Abteilungen im Haus. Er schlägt vor: "Durch eine Integration, zum Beispiel in einer Portallösung wie Sharepoint, können Unternehmen 15 bis 20 Prozent Projektkosten sparen."
"Sonst entstehen zu viele Reibungsverluste", betont Experton-Analyst Oppermann. Die fingen bei der Arbeitszeit an, zudem werde dieTime-to-Market oft verlängert und im schlimmsten Falle leide am Ende die Produktqualität - weil vielleicht der Entwicklungsleiter unterwegs ist und nicht auf ein übergreifendes PM-System zugreifen kann.
Mehr Macht für den CIO dank Projektmanagement-Software
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Für den IT-Leiter berge diese Situation neue Möglichkeiten. "Das Thema ist vielleicht nicht so sexy wie Cloud Computing. Aber damit können sich CIOs als Business Enabler präsentieren." Mit der Einführung einer einheitlichen Projektmanagement-Sofware könne der CIO einen positiven Beitrag für den Unternehmenserfolg leisten - und zudem seine eigene Stellung festigen.
"Der CIO kann so Ressourcen bekommen, um seine eigene Position stärken." Wenn die Prozesskompetenz im Unternehmen einmal verankert sei, werde man sie auch nicht leichtfertig outsourcen.
Die Initiative sollte der CIO ergreifen, rät Oppermann - und könnte schnell auf Gehör stoßen. Oft wüsste man in den Unternehmen schon, dass die bisherige Lösung alles andere als optimal sei. "Aber der Leidenssdruck ist noch nicht so groß, dass die Führungskräfte eingreifen."