Dokumenten-Sicherheit ist für mehr als der Hälfte der befragten Unternehmen ein wichtiges Thema. Schließlich enthält der Studie zufolge jedes dritte als Mail-Anhang verschickte Dokument unternehmenssensible Daten. Dies können beispielsweise Verträge, Angebote oder vertrauliche Berichte sein.
Bei der Arbeit mit solchen Dokumenten gibt es allerdings ein Problem, über das die wenigsten Unternehmen, nur zehn Prozent der Befragten, überhaupt Bescheid wissen: die so genannten Metadaten. Textverarbeitungs-Programme wie Word speichern in den Metadaten unter anderem Informationen über den oder die Autoren ab. Außerdem lassen sich zum Teil Änderungen zurückverfolgen oder sogar rückgängig machen.
Diese auf den ersten Blick unsichtbare Fracht stellt für Unternehmen, die sich auf das Problem nicht einstellen, ein ernsthaftes Sicherheitsproblem dar: Durch scheinbar "saubere" Dokumente können vertrauliche Daten an Dritte gelangen.
"Die wenigsten Unternehmen haben Strategien entwickelt, um dem zu begegnen", sagt Joe Fantuzzi, CEO des IT-Dienstleisters Workshare, der die Studie in Auftrag gegeben hat. "Integrität muss Bestandteil jedes Dokumenten-Managements sein. Das hat direkten Einfluss auf die Unternehmens-Performance."
Denn neben dem Sicherheitsleck Metadaten, förderte die Untersuchung weitere Probleme beim Dokumenten-Management zutage.
Arbeit an den Mail-Anhängen kostet viel Zeit
So wird in vielen Unternehmen sehr ineffizient mit Textdokumenten gearbeitet: Weniger als die Hälfte (40 Prozent) des Inputs, das der einzelne Mitarbeiter zu einem Dokument beiträgt, landet in der endgültigen Fassung.
Gleichzeitig frisst die Arbeit mit den Mail-Attachements mehr Zeit als der tägliche Kampf mit Spam-Mails: Im Schnitt verbrachten die Befragten 2,5 Stunden am Tag damit, Dokumente zu bearbeiten, die sie per Mail verschicken oder per Mail bekommen haben.
Angesichts oft ineffizienter oder sogar nicht vorhandener Standards für den Umgang mit virtuell zirkulierenden Textdokumenten, greifen 78 Prozent der Befragten irgendwann zu Papier und Stift. Und zwar dann, wenn die Dokumente sehr detaillierte und komplexe Informationen enthalten.
Dies, so die Autoren der Studie müsse sich dringend ändern: Die Papier und Stift-Strategie mache die gemeinsame Arbeit an Dokumenten noch komplizierter und störe effektiven Workflow. Unternehmen sollten die existierenden Prozesse beim Austausch von Textdokumenten deshalb genau analysieren und auf dieser Basis dann Modelle für eine Modifizierung des Arbeitsablaufs entwickeln.
Die Marktforscher von Vanson Bourne haben für die Studie "Risk of Sharing" 300 Unternehmen aus Großbritannien, den USA und Australien interviewt. Auftraggeber ist der IT-Dienstleister Workshare, der selber Lösungen für Dokumentenmanagement anbietet.
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