Angebote, Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Rechnungen oder Mahnungen können zwar per E-Mail versendet werden, doch wenn es auf Beweisbarkeit ankommt oder eine manuelle Unterschrift verlangt wird, greifen Büromitarbeiter häufig lieber zum bewährten Fax beziehungsweise Fax-Gerät.
Mit seinen Vorteilen stellt das Fax auch im Internet-Zeitalter eine optimale Ergänzung zur E-Mail-Kommunikation im Geschäftsalltag dar. So sind automatische Sendebestätigungen, leichte Einbeziehung von Logo und Unterschrift, universelle Kompatibilität, sowie höhere Wertigkeit einige der Vorzüge, die das Fax heute noch immer aktuell halten. Auch in Sachen Sicherheit können Fax-Geräte gegenüber E-Mail-Systemen punkten: Das Spam-Aufkommen beim Fax ist bei weitem nicht so problematisch wie bei der elektronischen Post, und Schädlinge müssen kaum befürchtet werden.
Fax-Geräte und Fax-Server auf den Prüfstand stellen
Der Einsatz von Fax-Geräten in Unternehmen erfordert allerdings aufwändige manuelle Druck- und Fax-Prozesse, die Verwaltung von Papier und sonstigem Verbrauchsmaterial wie etwa Fax-Toner und -Patrone oder Druckertinte sowie die Wartung der Geräte. Firmen, die auf herumstehende Fax-Maschinen beziehungsweise Fax-Server und auf die damit verbundenen Verwaltungsaufgaben verzichten wollen, stehen eine Reihe interessanter Online-Fax-Services zur Verfügung. Sie bieten wesentlich mehr als nur die Möglichkeit, wertvollen Platz im Büro zu sparen.
Was Online-Fax-Services bieten
Neben den bereits erwähnten Vorzügen bringt der Fax-Versand und -Empfang über das Internet eine Reihe weiterer Kosten- und Organisationsvorteile. Das Versenden eines Faxes über ein herkömmliches Faxgerät dauert in der Regel wesentlich länger als im Web: Man muss zunächst am PC den Druckauftrag des Fax-Dokuments senden, zum Drucker laufen, dann mit dem Ausdruck zum Fax-Gerät. Falls besetzt ist, muss man warten und den Anruf wiederholen, dann die Sendebestätigung abwarten und diese schließlich archivieren.
Fax-Versand via Internet in 30 Sekunden
Die Ferrari Electronic AG, Anbieter von Unified-Communications, schätzt die für diese Aufgabe notwendige Zeit auf rund 4,5 Minuten ein. Schickt in einem mittelständischen Unternehmen mit 60 Mitarbeitern jeder täglich ein Fax, so beträgt die monatliche Arbeitszeit rund ums Faxen insgesamt 90 Stunden. Bei einem durchschnittlichen Arbeitslohn pro Stunde von 15 Euro ergibt dies 1350 Euro pro Monat (vergleiche dazu die komplette Wirtschaftlichkeitsbetrachtung auf der Ferrari-Website). Beim Internet-Fax ist der Versandvorgang indes in wenigen Sekunden erledigt - nach Ferrari-Einschätzung in rund 30 Sekunden inklusive Archivierung.
Digitale Archivierung von Fax und E-Mail
Durch die Integration der Fax-Kommunikation in den Arbeitsablauf am Computer werden tägliche Büroroutinen effizienter, und die Mitarbeiter sparen wertvolle Zeit. Ein weiterer Vorteil: Die gefaxten Dokumente können auf einfache Weise und ohne Medienbrüche neben der E-Mail-Kommunikation und den restlichen geschäftlichen Unterlagen digital archiviert werden. Der Begriff Mobilität bekommt zudem eine ganz neue Bedeutung, wenn der Fax-Verkehr im Netz stattfindet und Faxe von überall aus empfangen und versendet werden können.
Online-Fax-Anbieter locken mit günstigen Tarifen
Kosten sparen lassen sich darüber hinaus aufgrund der vergleichsweise billigeren Tarife der Online-Fax-Anbieter. Diese variieren beim internationalen Fax-Versand stark nach Land - und auch nach Anbieter und Vertragsmodell,- sind aber häufig günstiger als bei der Telekom. Bei popfax.com beispielsweise kostet der Versand eines Faxes innerhalb Deutschlands und in die weltweit gängigsten Empfängerländer (zum Beispiel England, Frankreich, Australien oder USA) nur fünf Cent pro Seite. Weitere Online-Fax-Anbieter sind zum Beispiel fax.de, meine-fax-nummer.de, fax-senden.de, efax.com, simple-fax.de, germanyfax.de sowie interfax.net.
Fax via Browser oder per E-Mail versenden
Wer von den Vorteilen des papierlosen Fax-Versands überzeugt ist, muss nur noch das richtige Online-Versandverfahren für sich finden, denn die Internet-Fax-Dienstleister bieten hierzu meistens verschiedene Möglichkeiten an. Zum einen können Anwender auf der Website des Anbieters ihre Dokumente verfassen oder vorgefertigte Dokumente von der eigenen Festplatte auswählen und hochladen. PDF-Dateien werden dabei in allen Fällen unterstützt, Office-Formate wie Word oder Excel beziehungsweise weitere Bildformate wie TIF oder JPG werden von einigen Anbietern auch akzeptiert. Kompatibilität zu vielen Formaten bieten insbesondere fax-senden.de und popfax.de.
Mail2Fax-Funktion wird zum Online-Standard
Eine weitere Möglichkeit, Faxe online zu versenden, bietet sich mit der so genanten "Mail2Fax"-Funktion, die die meisten Online-Systeme implementieren. Bei dieser E-Mail-basierenden Versandart muss der User in seinem Mail-Client lediglich eine neue Nachricht erstellen und das gewünschte Fax als Dateianlage hinzufügen. Als Empfängeradresse wird die Faxnummer des Empfängers zusammen mit der Domain des Anbieters eingegeben, also beispielsweise "0812345678@onlinefaxanbieter.de". Nach erfolgreicher Zustellung des Faxes erhält der Versender eine Bestätitungsmail mit relevanten Informationen, die er archivieren kann. Dieses Verfahren erfreut sich in der Praxis großer Beliebtheit, da der Fax-Versand unmittelbar in der gewöhnten E-Mail-Umgebung erfolgt, ohne dass zusätzliche Software installiert werden muss.
Faxen aus jeder Anwendung heraus
Es gibt jedoch User, die ihre Dokumente direkt aus den von ihnen meist genutzten Anwendungen heraus faxen wollen und gegebenfalls die Installation zusätzlicher Programme gerne in Kauf nehmen. Für sie eignet sich am besten die dritte Variante, die so genannten "Fax-Drucker". Dabei handelt es sich um Drucktreiber, die am eigenen PC installiert werden und das Faxen direkt aus jeder beliebigen Anwendung heraus ermöglichen. Nach der Installation des Drucktreibers findet sich im Menüpunkt "Drucken" aller Programme der Fax-Drucker.
Bei Aufruf öffnet sich in der Regel ein simples Versandformular zur Eingabe der Empfänger-Faxnummer. Im Anschluss erfolgt der Versand, und die Fax-Zustellung wird wie bei den anderen Versandoptionen per E-Mail bestätigt. Einen solchen kostenlosen Fax-Drucker, der mit Windows XP und Vista kompatibel ist, finden Interessierte unter anderem bei simple-fax.de und sipgate.de.
Gemeinsam haben die drei verschiedenen Versandverfahren eines: Der Kunde muss sich zunächst auf der Website des Anbieters registrieren und Faxguthaben auf seinem Konto laden. Dies erfolgt in der Regel per Banküberweisung oder Paypal beziehungsweise andere Online-Zahlungssysteme. Für Firmen, die viel faxen, bieten einige Provider wie etwa fax-senden.de oder fax.de verschiedene Abo-Angebote an. Bei einer monatlichen Grundgebühr werden die einzelnen Preise pro gefaxte Seite günstiger, und der Kunde bekommt eine eigene Rufnummer zum Faxempfang.
Fax-Empfang im E-Mail-Postfach
Beim elektronischen Fax-Empfang kommt meistens die Fax2Mail-Technik zum Einsatz. Telefaxe werden dabei auf einer virtuellen Fax-Nummer empfangen und dann beim Provider an einen zwischengeschalteten Fax-Server versendet, der den Inhalt meistens als Grafik- oder PDF-Datei per E-Mail an eine vom Kunden vordefinierte Adresse weiterleitet. So landen also neben den E-Mails auch sämtliche Telefaxe direkt im Posteingang, was die Weiterverarbeitung der Dokumente erleichtert. Darüber hinaus bieten einige Service-Provider wie beispielsweise fax-senden.de mit "Fax2Web" ein Fax-Journal im Internet an, in dem die empfangenen Faxe als PDF eingesehen werden können.
Bei den meisten Anbietern stehen neben inländischen Fax-Nummern zahlreiche internationale Nummern zur Auswahl. Dies dürfte insbesondere für weltweit agierende Firmen interessant sein, die nun ihren geschäftlichen Partnern, Interessenten und Kunden im Ausland jeweils eine kostengünstige Fax-Nummer zur Verfügung stellen können, bei der die Faxzustellung für den Versender zum Ortstarif erfolgt, während der Empfänger die Faxe von überall aus lesen kann.
On-Demand-Lösung statt Inhouse-Betrieb
Die vorgestellten Online-Fax-Dienste können nicht nur Fax-Geräte ablösen, sondern auch Fax-Server, die inhouse betrieben werden. Fax-Server sind meist mit umfangreichen Investitionen in Hardware, Software, Fax-Karten und -Leitungen, Implementierung und Anpassung sowie Schulung verbunden. Zudem fallen weitere laufende Kosten für Administration und Instandhaltung an. Ausgelagerte Fax-Services können vor diesem Hintergrund eine interessante Alternative vor allem für Unternehmen darstellen, die die Fax-Kommunikation stark in ihre Arbeitsprozessen eingebunden haben und dabei nun Kosten reduzieren wollen.
Unterschiedliche Berechnungs- und Traifmodelle
Bei einem Fax-Service müssen Unternehmen oft nur eine einmalige Setup-Gebühr entrichten. Bei Nutzung des Service schlagen dann weitere Kosten zu Buche. Die Münchner Firma Esker Software GmbH zum Beispiel bietet On-Demand-Fax-Services in einem nutzungsbasierenden Abrechnungsmodell an und verspricht bis zu 90 Prozent Einsparungen im Vergleich zum manuellen Faxversand. Dabei lassen sich die Fax-Services jeweils auf die IT-Landschaft und Geschäftsanforderungen der Kunden zuschneiden, heißt es aus München.
Fax-Integration in Business-Software von SAP und Microsoft
Mit "Fax Services for SAP" stellt Esker eine mittelstandsgerechte Lösung zur Verfügung, die den automatischen Fax-Versand mit vollständiger Integration in SAP-Anwendungen und ohne zusätzliche Software oder Hardware ermöglichen soll. Faxe werden laut Anbieter vom SAP Business Workplace aus oder automatisch aus jedem SAP-Modul an das Esker Service Center über eine sichere Verbindung übermittelt, die dann an den Empfänger weiterverschickt werden. Der Fax-Status kann dabei in Echtzeit verfolgt werden.
Des Weiteren bietet die ProTakt AG aus Bad Nauheim mit "Dynamics NAV MailFaxConnect" eine Lösung zur Integration der E-Mail- und Fax-Kommunikation in das ERP-System Microsoft Dynamics NAV. Die Software soll unter anderem den Faxversand von Berichten an Kunden und Geschäftspartner erleichtern. Für die Warenwirtschaftslösungen von SAP und Microsoft hat auch Ferrari Electronic entsprechende Fax-Systeme im Programm.
Quelle: Computerwoche