Ob als klassisches Programmpaket oder als Office-365-Plan, in Büros ist Microsoft Office nach wie vor das Standardwerkzeug. Mit der neuesten Version 2013 sind einige spannende Funktionen hinzugekommen, wie etwa Excels Schnellanalyse oder Blitzvorschau. Aber wie in der Vergangenheit auch, sind nicht alle Funktionen selbsterklärend und manchmal sind selbst banale Einstellungen recht gut versteckt. Die nachfolgenden Anleitungen sollen Sie bei der täglichen Arbeit mit dem Office-Paket unterstützen.
Einige der Tipps funktionieren auch mit den Vorgängerversionen Microsoft Office 2010 oder Office 2007. Wenn dem so ist, haben wir dies an Ort und Stelle vermerkt.
Excel 2013 - Daten schnell und einfach auswerten
Mit den neuen Funktionen Schnellanalyse und Blitzvorschau (siehe auch Excel 2013 - Werte aus Zellen trennen oder kombinieren) adressiert Microsoft unter anderem Anwender in kleinen und mittleren Unternehmen. Mit der Kombination beider Funktionen lassen sich Daten schnell zerlegen und auswerten.
Wenn Sie einen Datenblock markieren, erscheint automatisch das Symbol für die Schnellanalyse, alternativ können Sie es mit STRG + Q aufrufen. Die Schnellanalyse bietet folgende Punkte: Formatierung, Diagramme, Ergebnisse, Tabellen und Sparklines. Jeder der Punkte hält zahlreiche Optionen bereit, mit denen Sie schnell zu Ergebnissen kommen. Wir haben exemplarisch einige herausgegriffen.
In unserem Beispiel verkaufen Filialen drei unterschiedliche Produkte, in der Tabelle ist die Anzahl der verkauften Stück pro Filiale hinterlegt. Wir wollen auf die Schnelle auffällig markieren, in welchen Filialen mehr als 300 Stück eines Produktes abgesetzt wurden. Dazu wechseln wir auf die Schnellanalyse und wählen dort unter Formatierung die Option Größer als. Dort kann man die Bedingung für die Formatierung eingeben. Die Schnellanalyse liefert immer eine Live-Vorschau, sodass Sie das Ergebnis sehen können, bevor Sie die Option bestätigen. Wollen Sie die oberen 10 Prozent der Werte farbig formatieren, können Sie das ebenfalls direkt über die Schnellanalyse erledigen.
Ähnlich schnell ist eine grafische Auswertung bewerkstelligt. In unserem Beispiel wollen wir in einem Balkendiagramm darstellen, welche Filiale wie viel von jedem Produkt verkauft hat. Hierfür wählen wir aus der Schnellanalyse Diagramme und Gruppierte Balken. Fehlt nur noch der Diagrammtitel, und fertig ist die Grafik.
Unter Ergebnisse finden sich in der Schnellanalyse unter anderem einige Statistikfunktionen, beispielsweise zur Durchschnittsermittlung. In unserem Beispiel markieren wir die Spalte mit dem Produkt A und wählen über Ergebnisse Durchschnitt aus. Jetzt wird in der freien Zelle unterhalb der Spalte der Durchschnittswert ausgegeben. Wechselt man nun auf diese Zelle als aktive Zelle, kann man aus einem Dropdown-Menü andere Auswertungen statt des Durchschnitts auswählen. Zur Verfügung stehen beispielsweise Minimum, Maximum, Summe oder Anzahl der Zahlen.
Unter Tabellen können Sie in der Schnellanalyse Tabellen formatieren oder Pivot-Tabellen sehr einfach anlegen. So ist beispielsweise mit wenigen Klicks ein Bericht mit der Gesamtverkaufszahl von Produkt B erstellt.
Der letzte Oberpunkt in der Schnellanalyse sind die sogenannten Sparklines. Dabei handelt es sich um Mini-Diagramme, die in einer Zelle dargestellt werden. Das ist hilfreich, um etwa Trendlinien in einer Zeile aufzuzeigen. Hierfür wählen wir ein Beispiel mit Quartalszahlen und Produkten. Die Trendlinie zeigt, wie sich die Verkaufszahlen des Produktes über die Quartale verhalten.
Die Schnellanalyse bietet vielfältige Möglichkeiten für unterschiedlichste Auswertungen, die weder großartige Excel- noch Formel-Kenntnisse erfordern.
Produkte: Dieser Tipp funktioniert mit Excel 2013.
Excel 2013 - Werte aus Zellen trennen oder kombinieren
Zu den Standardsituationen bei der Datenübernahme gehört zweifelsohne: Man bekommt Daten nicht so organisiert übergeben, wie man sie für die Weiterverarbeitung benötigen würde. Einzelne Daten sind in einer Zelle zusammengefasst, die für eine vernünftige Verarbeitung getrennt sein sollten. Die ganz großen Klassiker dabei sind Vorname und Name sowie Postleitzahl und Ort.
Bis dato konnte man unter Excel per Formeln die Daten trennen oder den Textkonvertierungsassistenten nutzen, siehe auch Excel - Daten aus einer Zelle auf mehrere Zellen aufteilen. Excel 2013 bringt eine neue Funktion mit, die das Vorgehen bei solchen Problemstellungen deutlich erleichtert. Die Funktion heißt "Blitzvorschau", im englischen Original "Flash Fill" genannt, und versucht, aus dem Muster von Eingaben die gewünschte Aktion zu ermitteln.
In unserem ersten Beispiel stehen in der ersten Spalte die Namen der Teilnehmer, Vorname und Nachname wurden in eine Zelle eingegeben. Für die Weiterverarbeitung sollen Vornamen und Nachnamen in Spalte B und C abgelegt werden. Hierfür geben wir den ersten Namen der Liste manuell getrennt in Vorname und Name in die Zellen B2 und C2 ein. Wenn wir jetzt in die Zelle B3 wechseln und im Menü Daten die Blitzvorschau auswählen, schlägt Excel die entsprechenden Werte für die darunterliegenden Zellen vor. Das Tastenkürzel für die Blitzvorschau ist STRG + E. Über das Blitzvorschaukontextmenü können Sie ggf. alle geänderten Zellen automatisch markieren.
Was mit dem Trennen von Informationen klappt, funktioniert genauso gut mit dem Zusammenfügen von Daten und dem Hinzufügen von Zeichen. In unserem zweiten Beispiel soll eine Produktbezeichnung aus drei Bestandteilen zusammengesetzt werden, die in den Spalten A, B und C stehen. Die Bezeichnung soll sich aus den drei Werten zusammensetzen, die durch Schrägstriche und Leerzeichen getrennt werden. Auch hier genügt es, in Zelle D2 diese Bezeichnung manuell zu generieren. Wechselt man in Zelle D3 und wählt die Blitzvorschau, wird die Spalte automatisch ausgefüllt.
Auch Funktionen wie LINKS oder RECHTS kann man durch die Blitzvorschau ersetzen. In unserem Beispiel benötigen wir für eine Auswertung der letzten drei Ziffern einer neunstelligen Kundennummer. Die Vorgehensweise ist wie oben: einmal die drei letzten Ziffern eingeben, auf die nächste leere Zelle wechseln und Blitzvorschau wählen. Voilà, die gewünschten Ziffern landen in den darunterliegenden Zellen.
Gibt es auch einen Unterschied zur traditionellen Vorgehensweise mit Funktionen? Ja, und zwar eine veritablen: Sind Funktionen im Spiel, ändern sich die Zieldaten, wenn man die Ursprungsdaten ändert - das geschieht bei der Blitzvorschau nicht.
Es kann immer zu kleinen Problemen kommen, wenn das manuell eingegebene Wunschformat etwa mit vorgegebenen Zellformaten - beliebte Beispiele sind hier die Datumsformate - kollidiert.
Produkte: Dieser Tipp funktioniert mit Excel 2013.
Word 2013 - Schnellzugriff auf häufig genutzte Ordner
In der Regel sind Dokumente stets in denselben Verzeichnissen gespeichert - Briefe zum Beispiel unter "Korrespondenz". Diese häufig verwendeten Ordner lassen sich zum schnelleren Wiederfinden auch an einer bestimmten Stelle im Dateimenü fest verankern.
Öffnen Sie in Word zunächst ein Dokument aus dem Verzeichnis, das Sie fixieren wollen. Wenn Sie Word 2010 nutzen, klicken Sie anschließend auf Datei / Zuletzt verwendet. In der Mitte erscheinen nun alle vor kurzem geladenen Dokumente. Rechts davon befindet sich die Spalte Zuletzt besuchte Orte, wo Sie an erster Position den dazugehörigen Ordner sehen. Klicken Sie rechts neben diesem Ordner auf die Pin-Nadel, die daraufhin ihre Gestalt und Farbe ändert. Dadurch bleibt dieser Ordner permanent oben in der Liste.
Um eine an diesem Ort abgelegte Datei zu öffnen, klicken Sie in der Textverarbeitung auf Datei / Zuletzt verwendet. Noch schneller gelangen Sie dorthin, wenn Sie den entsprechenden Befehl in die Leiste für den Schnellzugriff integrieren. Anschließend klicken Sie in der rechten Spalte auf den festgepinnten Ordner und können die gewünschte Datei öffnen.
In Word 2013 hat Microsoft die Bedienlogik etwas verändert. In dieser Version klicken Sie auf Datei / Öffnen, danach im mittleren Bereich auf Computer. Rechts daneben sind die zuletzt verwendeten Ordner chronologisch absteigend aufgelistet. Die Pin-Nadel erscheint erst, wenn Sie die Maus über einen Eintrag bewegen. Abgesehen davon lassen sich die Ordner wie für die Vorgängerversion beschrieben im Menü fixieren.
Produkte: Der Trick funktioniert mit Microsoft Word 2010 und Word 2013.
Word 2013 - Sonderzeichen per Tastenkürzel einfügen
Wer etwa technische Dokumentationen erstellt, steht häufig vor dem Problem, immer wieder Symbole einfügen zu müssen, die nicht auf der Tastatur vorhanden sind. Anstatt erst umständlich durch die Menüstruktur von Word zu navigieren, kann man die oft benötigten Zeichen auch deutlich bequemer aufrufen.
Ordnen Sie einfach den Sonderzeichen eine Tastenkombination zu. Dazu wechseln Sie in der Multifunktionsleiste zur Registerkarte Einfügen. In der Gruppe Symbole am rechten Rand klicken Sie auf Symbol / Weitere Symbole. Wählen Sie anschließend die entsprechende Schriftart aus, zum Beispiel Wingdings, und markieren Sie das gewünschte Zeichen.
Jetzt klicken Sie auf Tastenkombination und drücken den Shortcut, den Sie zuweisen wollen. Dieser erscheint dann im Feld Neue Tastenkombination. Bestätigen Sie zum Schluss Ihre Kombination mit einem Klick auf Zuordnen. Wenn Sie künftig das festgelegte Kürzel drücken, fügt Word das jeweilige Sonderzeichen direkt in das Dokument ein.
Produkte: Der Trick funktioniert mit allen aktuellen Versionen von Microsoft Word.
Outlook 2013 - ungelesene Mails farblich hervorheben
Zugegeben, die Blau-in-Grau gehaltene Darstellung von Outlook 2013 ist nicht jedermanns Sache. So gibt es durchaus Anwender-Feedback, in dem eine Darstellung der ungelesenen Mails in einer kräftigeren Farbe gewünscht wird. Das können Sie mit wenigen Klicks in Outlook 2013 bewerkstelligen.
Wechseln Sie hierzu im Menüband auf das Menü Ansicht und wählen dort die Ansichtseinstellungen. Unter Bedingte Formatierung können Sie eine entsprechende Optik für ungelesene Mails einstellen.
Wählen Sie hierzu unter Bedingte Formatierung die Option Ungelesene Nachrichten als aktivierte Regel aus. Über Schriftart können Sie nun beispielsweise Farbe und Größe sowie den Font der Darstellung nach Ihren Wünschen ändern. Über den Punkt Farbe lässt sich beispielsweise das relativ dezente serienmäßige Blau in Rot ändern. Und schon werden alle ungelesenen Mails in Rot dargestellt. Aber Achtung: In der Standardeinstellung ist diese Farbe in Outlook 2013 den überfälligen Mails vorbehalten, will heißen: Überfällige und ungelesene Nachrichten werden jetzt identisch angezeigt.
Wenn Sie eine Ansicht in Outlook 2013 ändern, wird dies nur für den aktuell geöffneten Ordner angewendet. Wollen Sie eine einmal festgelegte Ansicht auch auf andere Ordner anwenden, geschieht dies über das Menü Ansicht und den Punkt Ansicht ändern. Dort finden Sie die Option Aktuelle Ansicht für andere E-Mail-Ordner übernehmen.
Produkte: Dieser Tipp funktioniert mit Outlook 2013. In Outlook 2010 ist die Vorgehensweise ganz ähnlich.
Outlook 2013 - Besprechungen richtig absagen
Der Umgang mit Besprechungen und Besprechungsserien gehört zum Alltag im Outlook-Tagesgeschäft. Wer Meetings nicht korrekt absagt, erntet meist Missmut von den Teilnehmern. Und wer Besprechungsserien einfach löscht, verliert unter Umständen wichtige Daten.
Das aus der Vergangenheit bekannte Ping-Pong-Spiel zwischen Einladungen und Absagen zu Besprechungen ist mit den neuen Versionen von Exchange und Outlook zwar meist vorbei, dennoch kommt es immer wieder zu ungewollten Effekten, wenn Besprechungen nicht richtig abgesagt werden. Wenn sich Teilnehmer per Stille Post darüber verständigen müssen, ob im Outlook-Kalender vorhandene Meetings nun tatsächlich stattfinden oder nicht, führt sich jedes Besprechungs-Tool selbst ad absurdum.
Im einfachsten Fall gilt es eine einzelne Besprechung abzusagen. Ein Meeting canceln kann immer nur derjenige, der es auch einberufen hat. Wechseln Sie dazu im Kalender auf die entsprechende Besprechung, und wählen Sie aus dem Kontextmenü oder dem Menü Besprechung absagen. Es empfiehlt sich in jedem Fall, einen kurzen Text einzugeben, warum die Besprechung abgesagt wurde. Klicken Sie nun auf Absage senden, und die eingeladenen Teilnehmer der Besprechung bekommen die Absage überstellt und das Meeting als abgesagt gekennzeichnet. Die Besprechung wird inklusive Notizen und Anlagen gelöscht.
Bei Besprechungsserien kommt es bei der Absage darauf an, ob Sie ein einzelnes Meeting oder die ganze Serie absagen möchten. Wenn Sie auf einer Besprechung einer Besprechungsserie im Kontextmenü auf Besprechung absagen wechseln, können Sie wählen, ob Sie eine einzelne Besprechung oder die ganze Serie absagen möchten. Beachten Sie: Wenn Sie die Serie löschen, werden alle Tagesordnungen, Notizen und Anlagen gelöscht werden. Daher empfiehlt sich bei Serien unter anderem folgende Vorgehensweise:
Möchte man eine bestehende Besprechungsserie absagen, von der bereits einige Termine stattgefunden haben, empfiehlt es sich, eine Besprechungsaktualisierung mit neuem Enddatum zu versenden. Dies hat nämlich zur Folge, dass die Tagesordnungen, Notizen und Anlagen, die vom Einladenden oder von Teilnehmern zu den vergangenen Besprechungen im Kalender gespeichert wurden, erhalten bleiben.
Wechseln Sie hierfür in den Outlook-Kalender und klicken doppelt auf eine Besprechung der Besprechungsserie. Wählen Sie in dem erscheinenden Dialog die Option Die gesamte Serie. Wählen Sie dann im Menü unter Besprechungsserie das Symbol Serientyp. Im folgenden Fenster geben Sie unter Seriendauer ein neues Enddatum ein. Bestätigen Sie mit OK, geben im folgenden Fenster eine Nachricht für die Teilnehmern ein und versenden die Absage.
Produkte: Dieser Tipp funktioniert mit Outlook 2013.
Powerpoint 2013 - Schriftart vollständig austauschen
Sie möchten in einer Präsentation nicht den standardmäßig eingestellten Font, sondern zum Beispiel die im Rahmen des Corporate Designs Ihrer Firma vorgegebene Schriftart verwenden? Dazu müssen Sie nicht jede Folie einzeln ändern. Es reicht, den sogenannten Folienmaster zu bearbeiten.
Nachdem Sie Ihre Präsentation geladen haben, wählen Sie die Registerkarte Ansicht. Nutzen Sie Powerpoint 2010 oder 2013, klicken Sie jetzt in der Gruppe Masteransichten auf Folienmaster. In Powerpoint 2007 nennt sich die Gruppe Präsentationsansichten.
Anschließend erscheinen auf der linken Seite untereinander angeordnete Miniaturansichten der Designvorlagen. Welche davon Sie in Ihrer Präsentation verwenden, lässt sich einem Tooltip entnehmen, wenn Sie mit der Maus über eine der Ansichten fahren. Klicken Sie auf die Vorlage, der Sie eine neue Schriftart zuweisen möchten. Dann öffnen Sie auf der neu hinzugekommenen Registerkarte Folienmaster in der Gruppe Design bearbeiten beziehungsweise Hintergrund (Powerpoint 2013) das Pulldown-Menü Schriftarten. Powerpoint blendet daraufhin eine Liste mit den integrierten Schriften ein. Wenn Sie die Maus über die Einträge bewegen, können Sie sofort die Auswirkungen auf das Layout erkennen.
Nicht aufgeführte, aber auf dem Rechner installierte Fonts lassen sich hinzufügen, wenn Sie in der Liste unten auf Neue Designschriftarten erstellen bzw. Schriftarten anpassen klicken. Nachdem Sie alle Änderungen entsprechend Ihren Anforderungen durchgeführt haben, beenden Sie den Modus wieder mit dem Befehl Masteransicht schließen.
Produkte: Der Trick funktioniert mit Microsoft Powerpoint ab Version 2007.
Powerpoint 2013 - TrueType-Schriften einbetten
Wer seine Präsentation später auf einem anderen Computer vorführen möchte, kann unliebsame Überraschungen erleben. Denn ist eine genutzte Schrift auf dem Zielrechner nicht installiert, wird sie durch einen Standardfont ersetzt. was das mühevoll gestaltete Layout möglicherweise gravierend beeinträchtigt.
Powerpoint bietet deshalb die Möglichkeit, die verwendeten TrueType-Fonts fest einzubetten. Öffnen Sie Ihre Präsentation und klicken Sie im Menüband von Powerpoint 2010 und 2013 nacheinander auf Datei / Optionen und dann auf die Registerkarte Speichern. In Version 2007 gelangen Sie über die Office-Schaltfläche und Klick auf PowerPoint-Optionen / Speichern zum Dialogfenster. Aktivieren Sie anschließend das Kontrollkästchen Schriftarten in der Datei einbetten. Diese Einstellung gilt sowohl für die aktuelle als auch für künftige Präsentationen.
Soll die Schrift nur in der aktuellen Präsentation eingebettet werden, wählen Sie den Befehl Speichern bzw. Speichern unter. Klicken Sie dann im unteren Bereich auf Tools, und wählen Sie aus dem Menü den Eintrag Optionen speichern . Aktivieren Sie nun die Checkbox Schriftarten in der Datei einbetten.
Die Voreinstellung Nur die in der Präsentation verwendeten Zeichen einbetten sollten Sie nicht ändern, wenn Sie Wert auf eine möglichst kompakte Datei legen. Die Alternative Alle Zeichen einbetten verankert alle möglichen Zeichen einer Schriftart in der Datei, was sie aber insbesondere bei umfangreichen Symbolfonts unnötig aufbläht.
Produkte: Der Trick funktioniert mit Microsoft Powerpoint ab Version 2007.
Access 2013 - Standardwerte für Felder vorgeben
Viele Felder enthalten häufig die gleichen Informationen - in einer Kundentabelle zum Beispiel das Land oder die Region. Anstatt diese Daten stets aufs Neue einzugeben, wäre es deutlich effizienter, sie so zu hinterlegen, dass der Benutzer sie schnell übernehmen kann.
In Access 2013 öffnen Sie die betreffende Tabelle in der Datenblattansicht und wählen das entsprechende Feld aus. Klicken Sie als Nächstes unter Tabellentools auf dem Tab Felder auf Standardwert. Der Ausdrucks-Generator startet, und Sie können Ihre Vorgabe eintragen, zum Beispiel als Angabe für einen Firmenstandort ="Deutschland".
Verwenden Sie eine frühere Version als Access 2013, rufen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht auf. Nun klicken Sie in den Eigenschaften auf der Registerkarte Allgemein in die Zeile Standardwert und dann auf die am Zeilenende angezeigte Schaltfläche mit den drei Punkten. Dadurch rufen Sie den Ausdrucks-Generator auf, und Sie können wie oben beschrieben fortfahren.
Die Vorgaben für die Felder sind nur ein Vorschlag, den der Anwender mit der Tab-Taste einfach übernehmen oder mit eigenen Daten überschreiben kann.
Produkte: Der Trick funktioniert mit Microsoft Access ab Version 2007.
Access 2013 - Berechnungen direkt in der Tabelle durchführen
Werte in einer Tabelle berechnen zu lassen, ist praktisch - beispielsweise um zu Nettopreisen die Mehrwertsteuer zu addieren. Vor Access 2010 musste man für solche Operationen Abfragen verwenden. Nun erlaubt ein neuer Feldtyp eine weniger umständliche Vorgehensweise.
: Ab Access 2010 können Sie Felder mit berechneten Werten anlegen. Dazu öffnen Sie die entsprechende Tabelle in der Datenblattansicht und klicken auf den Spaltenkopf mit der Überschrift Zum Hinzufügen klicken.
In der nun angezeigten Liste bewegen Sie den Cursor auf Feld berechnen (Access 2013) bzw. Berechnetes Feld (Access 2010) und wählen aus den Einträgen den Datentyp, den das Ergebnis haben soll. Zur Verfügung stehen Text, Zahl, Währung, Ja/Nein und Datum/Uhrzeit. Anschließend startet der Ausdrucks-Generator, und Sie können mit der Auswahl der benötigten Felder und Operatoren beginnen. Für die Berechnungen, die nur Felder aus der gleichen Tabelle enthalten dürfen, stehen neben den Grundrechenarten auch integrierte Access-Funktionen zur Verfügung.
Nachdem Sie alle Eingaben gemacht haben, klicken Sie auf OK. Nun fügt Access das berechnete Feld hinzu, und Sie können dafür einen Namen vergeben. Beachten Sie, dass die Ergebnisse der Berechnung schreibgeschützt sind.
Produkte: Der Trick funktioniert mit Microsoft Access ab Version 2010.