Der Studie zufolge besteht bei den meisten Unternehmen erheblicher Handlungsbedarf: Im Schnitt bezahlen die Betriebe sieben bis zwölf Prozent zuviel für ihre TK-Services. Bei den 500 größten US-Konzernen, die durchschnittlich 116 Millionen US-Dollar für ihre TK ausgeben, bedeutet das jährliche Verluste in Höhe von rund acht Millionen Dollar. Mittelgroße Betriebe mit durchschnittlichen TK-Ausgaben von 26 Millionen Dollar müssen immerhin jährliche Fehlausgaben von 1,75 Millionen Dollar verkraften.
Hauptgrund für die optimierungsbedürftigen TK-Budgets ist die schiere Masse der Rechnungen: Konzerne müssen jährlich rund 15.000 TK-Rechnungen verarbeiten, mittlere Betriebe rund 3.000. Rechnungsprüfer sind mit der Kontrolle oft heillos überlastet. Einige Unternehmen, das stellten die Aberdeen-Analysten fest, schaffen es noch nicht einmal ihre Rechnungen pünktlich zu bezahlen. Sie müssen zehntausende Dollar an Säumniszuschlagen berappen.
Schlechte Betreuung der TK-Anbieter
Die TK-Anbieter machen es den Firmen dabei nicht gerade leichter. Ihre Kunden, so die Analysten, beklagen sich über den schlechten Service, der sie nach dem Vertragsabschluss erwartet. Dann flattern den Unternehmen Rechnungen ins Haus, die zum Teil über hunderte Seiten tausende von Einzelposten auflisten – und die Firmen ratlos zurücklassen.
Angesichts des Wettbewerbsdrucks, dem viele Unternehmen ausgesetzt sind und in dessen Folge sie sich bemühen, Prozesse zu vereinheitlichen, zu zentralisieren und ihre Beschaffungskosten um 30 bis 60 Prozent zu senken, ein unhaltbarer Zustand. Die Berater von Aberdeen haben deshalb ein Modell, das Total Telecom Cost Management Framework (TTCM), entwickelt, mit deren Hilfe die TK-Budgets optimiert werden können.
Hauptsäulen des Modells sind die tiefgehende Analyse der Kosten, der Einsatz von IT-Lösungen, konsequente Umstellung auf elektronische Rechnungstellung und die Inanspruchnahme externer Spezialisten.
Im Einzelnen gliedert sich das Modell in fünf Phasen:
1. Überwachen: Zuerst sollten die Firmen auf elektronische Rechnungstellung umstellen. Spezielle Anwendungen können die Daten hinsichtlich ihrer Konsistenz überprüfen und in interne Systeme einspielen. Sie prüfen, ob die in Rechnung gestellten Leistungen überhaupt durch bestehende Verträge abgedeckt sind und bereiten die Daten für eine spätere Analyse auf. Die Validierung der Daten sollte dabei monatlich erfolgen, so die Empfehlung von Aberdeen. Weil die Auseinandersetzung mit dem TK-Dienstleister wegen möglicher Fehler oft sehr aufwendig sein kann, sollten Unternehmen auch die Dienste spezialisierter Anbieter in Betracht ziehen. Sie übernehmen die Kontrolle der Rechnungen und wickeln anschließend auch die Korrektur und eventuelle Gutschriften mit dem TK-Anbieter ab.
2. Bezahlen: Je nachdem, wie stark externe Dienstleister involviert sind, können Betriebe die Zahlung der TK-Rechnung nach einer internen Kontrolle anweisen oder die Abwicklung komplett nach außen vergeben. Sie erhalten dann nur noch eine Rechnung des Dienstleisters, der die gesamte Rechnungstellung alleine mit dem TK-Anbieter abwickelt. Ein weiterer Weg um Kosten zu sparen, ist die Zuordnung der TK-Ausgaben in den Unternehmen bis auf die Abteilungsebene herab. Die Mitarbeiter werden über die finanziellen Folgen ihres TK-Konsums direkt informiert – und können so bei den TK-Ausgaben sparen. Ein weitergehender Vorschlag: Den Abteilungen wird ein TK-Budget zugeteilt, mit dem sie selber haushalten müssen.
3. Analyse: Erst nachdem Unternehmen sichergestellt haben, dass das TK-Rechnungsaufkommen richtig erfasst und bearbeitet wird, sollten sie sich an die Analyse der Ausgaben machen. Auch hier empfiehlt Aberdeen den Einsatz automatisierter IT-Lösungen. Sie überwachen die Qualität und den Preis der abgerufenen TK-Dienste und weisen auf Fehler hin. Die Applikationen sollten auch die Aggregation der Daten ermöglichen, um die Entscheidungsfindung zu verbessern.
4. Planen: Ausgestattet mit gesicherten Informationen über den TK-Bedarf- und -Verbrauch beginnt die eigentliche Optimierung. Sie kann die genutzten Dienste, die Anbieter, die Verträge oder das Nutzerverhalten zum Ziel haben. Die Planung erfolgt IT-basiert oder mit Unterstützung externer Berater.
5. Einkauf: Das größte Sparpotenzial bietet nach Einschätzung von Aberdeen der Einkauf der TK-Dienste, denn inzwischen habe sich der frühere Anbieter- zu einem Anwendermarkt gewandelt. Verträge, die in den Zeiten des Internet-Booms abgeschlossen wurden, könnten heute zu 20 bis 50 Prozent günstigeren Konditionen ausgehandelt werden. Um dieses Potenzial ausnutzen zu können, sollten die Firmen einen zentralen Ansprechpartner für Vertragsverhandlungen im TK-Bereich benennen. Er kann sich in die komplexe Materie einarbeiten und auf die von den Reporting-Tools generierten Daten zugreifen. Eine wichtige Rolle spielen auch Benchmarks. Ein Indikator zur Erfolgsmessung kann beispielsweise der Minutenpreis sein, den Unternehmen für Gespräche zahlen.