Ein neues Gerichtsurteil zeigt, dass E-Mails Firmen finanziell und rechtsgültig schädigen können. Im vergangenen Jahr führte die Unfähigkeit der Unternehmen den E-Mail-Verkehr zu kontrollieren, zu Millionen-Dollar-Klagen gegen US-Unternehmen. 15 Prozent der Firmen mussten vor Gericht, weil sie wegen der virtuellen Aktivitäten ihrer Mitarbeiter verklagt worden waren.
Immer mehr Arbeitgeber schlagen jetzt zurück und entlassen Angestellte, die gegen die Sicherheitsvorschriften verstoßen. Zwei Prozent haben sich zudem schon einmal von ihren Mitarbeitern getrennt, weil sie unsachgemäß per Instant Messaging (IM) kommuniziert haben. Genauso viele wurden gefeuert, weil sie über ihr privates Weblog beleidigende Inhalte veröffentlicht hatten.
"Angestellte Blogger glauben irrtümlicherweise, dass der erste Zusatz der US-Verfassung ihnen das Recht gibt, dass sie alles, was sie wollen, in ihren persönlichen Blogs schreiben dürfen. Das ist falsch. Der erste Zusatz schränkt nur die Regierung bei der Kontrolle der Redefreiheit ein, sie schützt nicht den Job", sagt Nancy Flynn, Geschäftsführerin vom E-Policy Institute. Private Arbeitgeber könnten ihre Mitarbeiter aus fast jedem Grund entlassen. Das gelte auch für das Bloggen von zu Hause, während ihrer Freizeit und während der Arbeitszeit. Trotz der Verwirrung in diesem Punkt, haben weniger als zwei Prozent der Firmen ihre Mitarbeiter darüber informiert.
Regeln für den E-Mail-Einsatz
Der Studie zufolge wollen Arbeitgeber das elektronische Risiko minimieren und die Einhaltung der Vorschriften von Seiten der Angestellten maximieren. Doch um diesem Ziel näher zu kommen, sollten Unternehmen anfangen Regeln und Vorschriften festzulegen.
Bisher verfügen 76 Prozent der Unternehmen über Vorschriften für den E-Mail-Gebrauch und -Inhalt. Weitere 68 Prozent nutzen Richtlinien zur Kontrolle von persönlichen E-Mails.
Laut der Untersuchung verfügen 34 Prozent der Firmen über Vorgaben bezüglich der Aufbewahrung und Löschung von geschriebenen E-Mails. Und das, obwohl mehr als ein Drittel der Mitarbeiter nicht zwischen geschäftskritischen E-Mails und bedeutungslosen Nachrichten, die gelöscht werden können, unterscheiden können.
Während 35 Prozent der Angestellten IM nutzen, verfügen nur 31 Prozent der Unternehmen über Instant Messaging-Richtlinien. Lediglich 13 Prozent archivieren IM-Mitteilungen. Das ist besonders gefährlich, weil die Hälfte der User an ihrem Arbeitsplatz freie IM-Tools aus dem Internet runterlädt. Mehr als ein Viertel der Mitarbeiter ist sich nicht der enormen Risiken, die durch den Mangel an IM-Vorschriften entstehen, bewusst. Die Nutzung von öffentlichen IM-Tools gepaart mit schädlichen Inhalten wie Attachments (26 Prozent), Witzen, Klatsch und Gerüchten (24 Prozent) sowie pornographischen Chats (zehn Prozent) setzen das Unternehmen rechtlichen Verstößen und Sicherheitsunfällen aus.
Mehr Gefahr durch Blogging
Bei den möglichen Risiken stellen allerdings nicht moderierte Blogs die Gefahren von E-Mails und IM in den Schatten. Acht Prozent der Unternehmen arbeiten mit Business Blogs. Trotz des Risikos haben nur neun Prozent Richtlinien, die den Umgang mit persönlichen Blogs während der Arbeitszeit regeln. Sieben Prozent verfügen über Regeln zum Gebrauch und zum Inhalt von geschäftlichen Blogs der Mitarbeiter.
Weil mittlerweile mehr als die Hälfte der Business Blogs auf Kunden und andere Dritte ausgerichtet sind, kann das Fehlen von Richtlinien zu einer kostspieligen Angelegenheit für das Unternehmen werden. Weniger als zwei Prozent der Firmen setzen einen Anwalt oder einen anderen Verantwortlichen zur Überprüfung der Mitarbeiter-Einträge und der Kommentare von Dritten vor der Versendung ein. Das macht es noch wichtiger Regeln aufzustellen. Sie gehören eigentlich für jedes Unternehmen, das mit Blogs arbeitet, zu den geschäftskritischen Best Practices.
Zusätzlich zu den Richtlinien sollten die Arbeitgeber die Vorteile der technischen Tools nutzen, um den Gebrauch von Blogs bei den Mitarbeitern zu überprüfen. 17 Prozent der Firmen haben Technologien im Einsatz, die den Zugang zu externen Blog-URLs blockieren.
Für die Studie "2006 Workplace E-Mail, Instant Messaging & Blog Survey" wurden 416 Unternehmen befragt.