Regelwerke wie Sarbanes-Oaxley oder Basel II geben Richtlinien vor, Chief Financial Officers verlangen eine bessere Performance, durch die Globalisierung wird die Welt komplizierter und beim Outsourcing rächt es sich, wenn nicht alles genau definiert wurde: Die Analysten sehen Unternehmen von verschiedensten Seiten unter den Druck gesetzt, Verträge genauestens zu handhaben. Vom Erstellen bis zur Ergebniskontrolle sprechen die Analysten von einem Contract Lifecycle Management (CLM). Ihre Botschaft: Vertrags-Management vermeidet nicht nur juristische Streitigkeiten und spart Zeit, sondern senkt auch die Kosten.
Aberdeen hat sich das Beispiel Beschaffungsvertrags-Management näher angesehen. Auffallend sei eine deutliche Lücke zwischen Denken und Handeln: Durchgängig hatten die Befragten in einer aktuellen Untersuchung von einem erheblichen Verbesserungspotenzial gesprochen. Gleichzeitig räumt jeder Zweite ein, "wenig Einblick" in die aktuellen Verträge zu haben.
Der Sourcing-Dienstleister muss ran
Die Autoren der Studie bezeichnen es als erschreckend, dass die große Mehrzahl von 83 Prozent das Vertrags-Management nicht oder nur teilweise automatisiert hat. 37 Prozent der Befragten geben an, Beschaffungsverträge händisch zu bearbeiten, 46 Prozent sind zum Teil automatisiert, nutzen aber verschiedene Lösungen. Nur acht Prozent arbeiten vollautomatisiert mit einem einheitlichen System, neun Prozent sind vollautomatisiert, aber nicht standardisiert.
Dabei dürfte es allerdings nicht lange bleiben: Mit 27 Prozent gibt mehr als ein Viertel der Studienteilnehmer an, innerhalb der nächsten 24 Monate Contract-Management-Solutions kaufen zu wollen.
Dabei werden sich 37 Prozent der potenziellen Käufer für Lösungen von ihrem Sourcing-Provider entscheiden und 35 Prozent wollen sich an ihren Enterprise-Ressource-Planning-Dienstleister wenden. 22 Prozent planen, einen unabhängigen Anbieter von Vertrags-Management-Lösungen zu suchen und dreizehn Prozent wollen das Thema mit eigenen Entwicklungen angehen.
Welchen Weg auch immer die Studienteilnehmer beschreiten – nach Aussagen der Analysten dürfte es sich auszahlen: So genannte "Best in Class"- Firmen, Unternehmen also, die mit besonders positiven Kennzahlen auffallen, können mit ihrem bereits implementierten Vertrags-Management bis zu 22 Prozent an Kosten einsparen. Als erstes strategisches Ziel in Punkto Vertrags-Management nennen 69 Prozent der Studienteilnehmer, die Prozesse und Methoden standardisieren zu wollen.
Genaue Protokolle notwendig
Die Analysten haben eine Check-Liste mit sechs Punkten rund um das Vertrags-Management zusammengestellt:
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Der komplette Prozess rund um das Erstellen und Verwalten von Verträgen muss genau definiert und protokolliert werden.
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Alle Beteiligten im Unternehmen müssen Vertrags-Management-Initiativen sowie die Budgets für deren Automatisierung unterstützen.
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Die jeweiligen Fachabteilungen müssen kooperieren.
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Für das Vertrags-Management sind Informations- und Reporting-Strukturen festzulegen.
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Mittel- und langfristige Investitionspläne sind zu erstellen.
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Neu entwickelte Tools für das Reporting, für Analyse und Risiko-Management sind einzusetzen.
Aberdeen hat für die Studie "The Contract Management Benchmark Report: Procurement Contracts" mit 220 Entscheidern gesprochen.