Mehr als ein Fünftel ihrer Ausgaben für Mobilfunk könnten Unternehmen in Deutschland sparen. Das sagt der Münchner Berater Martin Meyer. Bevor er sich 2005 selbstständig machte, arbeitete er fünf Jahre bei Bertelsmann DirectGroup als interner Berater und IT-Projektmanager.
Die Marke von 20 Prozent Einsparungen stützt Meyer auf seine Erfahrung aus einem Projekt mit einem deutschen Finanzdienstleister. Es ging um 80.000 Mobilfunknutzer bei Tochtergesellschaften in 17 europäischen Ländern. Acht Monate lang begleitete der Berater das Unternehmen. Jeweils ein Vierteljahr dauerten Vorbereitung und Verhandlungen, weitere zwei Monate die Vertragserstellung.
Grundsätzlich mussten Firmen pro Mobilfunknutzer im Jahr 2007 mit rund 30 Euro monatlichen Kosten rechnen, sagt Meyer. Hochgerechnet auf 400 Nutzer ergeben sich jährliche Ausgaben von 144.000 Euro, rechnet er vor. Allein eine Nachverhandlung mit dem bestehenden Anbieter könne diesen Betrag um ein Fünftel senken. Allerdings binde man sich dabei in der Regel wieder für zwei Jahre an den Anbieter.
Wer geschickt verhandle, könne sogar mehr als 40 Prozent einsparen. Beispielhaft nennt Martin Meyer Spareffekte durch die Sperrung bestimmter Sonderrufnummern oder einen Haltebonus, wenn ein Unternehmen den Provider nicht wechselt. Meyer empfiehlt dem für die Beschaffung Verantwortlichen, die Mobilfunk-Ausstattung der Mitarbeiter unter vier Gesichtspunkten anzugehen.
1. Ziele festlegen - Handy vom Tarif lösen
Bei der Auswahl der Geräte sollte der für den Einkauf Verantwortliche klare Grenzen ziehen. Zwar seien viele Mobilfunknutzer aus dem Privatleben gewohnt, alle 24 Monate ein neues Gerät zu bekommen. Allerdings ist das immer mit einer Vertragsverlängerung verbunden. Meyer rät zu einer "Business-Regel", dass neue Geschäfts-Handys zum Beispiel nur dann gekauft werden, wenn sie gegenüber den alten Geräten klare Vorteile haben. Außerdem sollte die Auswahl auf wenige Modelle begrenzt werden, um die Vielfalt bei Zubehör oder Wartung einzuschränken.
Grundsätzlich sollte man den Kauf der Geräte von der Tarifwahl lösen, meint Meyer. Nicht blenden lassen sollte man sich zudem von Flatrates oder Tarifoptionen. "Verlangen Sie einen einfachen Tarif - einen ‚Plain Vanilla’-Tarif", rät er - eine Abrechnungsart, bei der alle Kosten ersichtlich sind. Für dieses Modell solle sich das Unternehmen alle Einzelleistungen auflisten lassen: Wie viel kosten Gespräche innerhalb des gleichen Netzes, in andere Mobilfunknetze, ins Festnetz und so weiter. Ein solcher Tarif mache die Rechnungskontrolle einfach.
Auch Vieltelefonierer sollten in diesen Tarif eingebunden werden. Spezielle Optionen für sie lohnten sich nicht. Günstiger sei es, deren Gesprächs-Volumina in den allgemeinen Vertrag einzubinden.
Um den Anbieter unter Druck zu setzen, sollte man darauf achten, dass die Verträge der Abteilungen gleichzeitig mit dem Firmenrahmenvertrag enden. Durch das gleichzeitige Ende und die damit verbundene Möglichkeit, geschlossen zu einem anderen Anbieter zu wechseln, steigt Meyer zufolge der Druck auf den derzeitigen Provider. "Diese Konstellation spiegelt sich konkret in besseren Angeboten wider", so der Berater.
Ein wichtiger Aspekt sind Sonderrufnummern. Sie machen bis zu einem Fünftel der Entgelte aus, so Meyer. Möglich sei es, vom Anbieter den Anruf bestimmter Nummern für Gruppen von Mitarbeitern zu sperren.
2. Die Verhandlung - SLAs, Wartung und Beratung
"Die systematische Intransparenz ist das Geschäft der Provider", formuliert Martin Meyer zugespitzt seine Haltung gegenüber den Mobilfunkanbietern. Oft würden die Verkäufer beim Aushandeln der Bedingungen die Herausgabe von Berichten über das bisherige Telefonverhalten von Firmenkunden verweigern. Ihr Argument: Es fehlten die Einwilligungen. Darauf sollte der Einkäufer vorbereitet sein und beispielsweise schriftliche Erklärungen der Nutzer gleich mitbringen.
Der Mobilfunk-Beschaffer sollte so auftreten, dass er dem Anbieter vermittelt, bei ungünstigen Konditionen wirklich wechseln zu wollen. Er sollte klare Kommunikationsregeln vereinbaren, so dass nicht einzelne Mitarbeiter unkontrolliert Tarifoptionen hinzubuchen können. Mit dem Anbieter sollten klare und gut messbare Service Level Agreements (SLA) geschlossen werden, die ein unabhängiger Dritter kontrollieren sollte.
Auch die Kosten für Wartung und Beratung sollten in der Verhandlung zur Sprache kommen. Kleineren Betrieben rät Meyer, auf kostenlose Dienste zu pochen. Als Richtgröße für die Preisfindung sollte man die sogenannten Terminierungsentgelte heranziehen, die von der Bundesnetzagentur überwacht werden. Das sind die Gebühren, die für den Provider anfallen bei Gesprächen in andere Netze.
3. Der Vertrag
Außer auf einen zügigen Abschluss sollte der Mobilfunk-Käufer auf Folgendes achten: Eine Marktanpassungs-Klausel im Vertrag kann Einsparungen bringen. Für den Fall einer Firmenübernahme sollte man sich ein Sonderkündigungsrecht zum Beispiel für zehn Prozent der Mitarbeiter heraushandeln.
Möglich sollte es auch sein, dass zum Beispiel die Angehörigen der Firmenmitarbeiter dieselben Vertragskonditionen privat in Anspruch nehmen können. Außerdem sollte man darauf pochen, dass der Provider Dual-Bill oder Twin-Bill anbietet. Bei diesen Modellen werden geschäftliche und private Telefonate getrennt abgerechnet.
4. Die Implementierung
Martin Meyer warnt davor, blind auf das zu vertrauen, was im Vertrag steht. Von sich aus werde der Anbieter nur das Minimum an Leistung erbringen. Deshalb muss ein Mobilfunk-Projekt begleitet werden. Dafür solle man etwa drei Mann-Monate an interner Steuerung veranschlagen.
Viele "kleinteilige Kontrollen" sind laut Martin Meyer notwendig. Als Beispiel nennt er die Budget- und Rechnungskontrolle. Meyer empfiehlt ein schlankes Reporting. Dabei sollten nur die Hauptdienste mit den jeweils vertelefonierten Minuten und die dazu gehörigen Kosten angezeigt werden.
Je nach Firmengröße und Komplexität des Programms sollte ein Unternehmen externe Berater heranziehen, meint Meyer. Das sei vor allem ratsam bei komplexen internationalen Ausschreibungen.