Als Pharmakonzern kämpft Boehringer mit Massen von Dokumenten. Zum einen solche, die an die Behörden gegeben werden müssen ebenso jene die intern verwendet werden. Hinzu kommt, dass das wesentliche Kapital des Unternehmens Wissen ist. Werner unterschied drei Arten von Wissen: Jenes in den Köpfen der Mitarbeiter, „Das ist wahrscheinlich der größte Anteil“, so Werner. Auch dieses letztlich in ein weltweites Systems einfließen zu lassen, war einer der Ansprüche an das unternehmensweite Dokumentenmanagement.
Des Weiteren liegt Wissen unstrukturiert an unterschiedlichen Orten beziehungsweise strukturiert in den Datenbanken. Nicht nur Kostendruck sondern vor allem der Anspruch diese „Güter“ kontrolliert verwalten zu können, bewegte das Unternehmen dazu, seit 2000 ein einheitliches System aufzubauen, das den Lebenszyklus der Dokumente beherrscht.
Dabei hilft das Ineinandergreifen fünf verschiedener Elemente: die Software, sprich das Enterprise Document Management als ein Werkzeug, weitere zugehörige Werkzeuge, Validierungsmethoden, Maintenance und Support sowie die Konfiguration.
International Document Management and Electronic Archiving
Das Produkt das seit 2000 kontinuierlich weiterentwickelt wird intern „IDEA“ genannt (International Document Management and Electronic Archiving). Es wird in drei Bereichen eingesetzt:
- für Dokumente, die an Behörden gehen,
- für allgemeine Dokumente,
- sowie für spezielle interne Dokumente etwa Arbeitsanweisungen.
Mit diesen drei Bereichen ist es gelungen, tatsächlich den Großteil der Dokumente abzudecken. Die Mitarbeiter wurden weltweit intensiv geschult und die funktionsübergreifende und internationale Nutzung hat sich als effizient erwiesen.
„Wir können schon im Vorfeld die Kosten abschätzen,“ hebt Werner einen weiteren Vorteil heraus. Und dennoch: Das Wachstum der Dokumente wird dadurch nicht gebremst - bis 2010 rechnet der Konzern mit einem Volumen von bis zu zehn Millionen Dokumenten.